Moment van factureren (boekingsfactuur)

Factuurmoment instellen

Ga naar het tabblad 'Boekingen' van je administratie-instellingen. Hier kun je instellen wanneer je je gasten een factuur stuurt.

Bij bevestiging:
In de bevestigingse-mail zal een factuur en betaallink meegestuurd worden. Deze factuur is gedateerd op de boekingsdatum. Betalingen gerelateerd aan de reservering worden zowel aan de factuur als de reservering gekoppeld.
Bij het inchecken:
In de bevestigingse-mail wordt enkel een betaallink meegestuurd. De factuur wordt aangemaakt en gedateerd zodra de gast is ingecheckt. Betalingen gerelateerd aan de reservering die al eerder voldaan waren, zijn in de factuur opgenomen.
Bij het uitchecken:
In de bevestigingse-mail wordt enkel een betaallink meegestuurd. De factuur wordt aangemaakt en gedateerd zodra de gast is uitgecheckt. Betalingen gerelateerd aan de reservering die al eerder voldaan waren, zijn in de factuur opgenomen.

Wijzigingen in de bestelling

Het kan voorkomen dat een boeker zijn/haar reservering wijzigt, of dingen toevoegt, hetzij tussen bevestiging en aankomst, of tijdens het verblijf. Hoe worden deze aanvullende kosten afgehandeld voor de verschillende factuurmomenten?

Bij bevestiging: Bij wijzigingen in de bestelling is de reeds verstuurde factuur niet meer up-to-date. Dit zal in een gele waarschuwingsbalk aangegeven worden, welke nooit genegeerd moeten worden. Klik hier op 'verstuur nieuwe factuur', en de oude factuur wordt automatisch gecrediteerd.
Bij het inchecken: Tussen bevestiging en check-in kunnen wijzigingen eenvoudig aan de bestelling worden toegevoegd, aangezien de factuur nog niet is verzonden. Bij wijzigingen tijdens het verblijf zie je een gele waarschuwingsbalk. Klik hier op 'verstuur nieuwe factuur', en de oude factuur wordt automatisch gecrediteerd.
Bij het uitchecken: Wijzigingen worden eenvoudig aan de bestelling toegevoegd, aangezien de factuur pas wordt gedateerd en verzonden als de gasten vertrekken.

Een factuur aanmaken vóór het ingestelde factuurmoment

Ongeacht het ingestelde moment van factureren, blijft het mogelijk om handmatig een gastfactuur aan te maken en te verzenden in de reservering. Daarmee bepaal je dus zelf het exacte factuurmoment. Bij elke daaropvolgende wijziging zie je de gele waarschuwingsbalk die je vraagt een nieuwe factuur te sturen.

Afhandeling betalingen bij innen vóór factuurdatum

Als je factureert bij het inchecken of bij het uitchecken, worden vaak betalingen ontvangen voordat de factuur zelf verzonden wordt. Al deze betalingen worden gelinkt aan de reservering en geregistreerd op grootboekrekening 2050 (vooruitbetalingen). Bij het aanmaken van de factuur worden deze betalingen op de factuur opgenomen, en het geld herverdeeld over de juiste grootboekrekeningen.

Openstaande betalingen

Openstaande betalingen voor reserveringen zonder een definitieve factuur worden vastgelegd onder het boekingsnummer. Je kunt deze reserveringen binnen 'Openstaande betalingen' filteren door het documenttype 'Boeking' te selecteren.

Effect op boekhouding

Het moment waarop je de gast factureert, heeft effect op de manier waarop je boekhouding verloopt. Hierbij moet je ook rekening houden met de journalisatie-instelling die bepaalt wanneer je binnengekomen omzet opboekt.
Lees meer: Samenhang van factuurmoment en journalisatie

Effect op commissieafspraken

De meeste commissieafspraken hebben een afrekeningsmethode. In een afrekeningsmethode wijs je de huuromzet toe aan een datum relatief aan de reservering. Zorg altijd ervoor dat deze afrekeningsmethode tegelijk of na het factuurmoment is.
Dus, als je factureert bij check-in, zorg je ervoor dat de afrekeningsmethodes in je commissieafspraken zijn ingesteld op ofwel 'Aankomst' of 'Vertrek'. Dit is omdat een afrekening voor eigenaren niet kan worden aangemaakt als de gastfactuur nog niet definitief is.