Samenhang van factuurmoment en journalisatie

Moment van factureren aan gasten

Ga naar het tabblad 'Boekingen' van je administratie-instellingen. Hier kun je instellen wanneer de boekingsfactuur voor je gasten wordt aangemaakt en gedateerd.

Bij bevestiging:
In de bevestigingsmail zal een factuur en betaallink meegestuurd worden. Deze factuur is gedateerd op de boekingsdatum. Betalingen gerelateerd aan de reservering worden zowel aan de factuur als de reservering gekoppeld.

Bij het inchecken:
In de bevestigingsmail wordt enkel een betaallink meegestuurd. De factuur wordt aangemaakt en gedateerd zodra de gast is ingecheckt. Betalingen gerelateerd aan de reservering die al eerder voldaan waren, zijn in de factuur opgenomen.

Bij het uitchecken:
In de bevestigingsmail wordt enkel een betaallink meegestuurd. De factuur wordt aangemaakt en gedateerd zodra de gast is uitgecheckt. Betalingen gerelateerd aan de reservering die al eerder voldaan waren, zijn in de factuur opgenomen.
Lees meer: Moment van factureren (gastfactuur)

Moment van journaliseren

Ga naar het tabblad 'Boekhouding' van je administratie-instellingen. Hier kun je instellen wanneer je je omzet opboekt in je boekhouding.

Omzet boeken op factuurdatum:
De factuurdatum is ook de datum waarop de omzet in de boekhouding verwerkt wordt. In het geval van gastfacturen hangt dit dus af van je ingestelde factuurmoment.

Omzet boeken op einddatum van realisatieperiode:
De omzet wordt in je boekhouding verwerkt op de laatste dag van het verblijf. In het geval van gastfacturen is dit dus na of op de factuurdatum.

• In het geval van facturen waarbij er geen realisatieperiode is of waarbij de realisatieperiode eindigt voor de factuurdatum (bijv. bij maandelijkse facturering van zakelijke verblijven), wordt de omzet alsnog op factuurdatum opgeboekt.

Omzet verdelen over maanden:
Gebruik deze optie als je de omzet uit reserveringen die over een maandgrens heen lopen, evenredig wilt verdelen over de maanden. Bij een verblijf van 29 november tot 6 december, verblijft de gast één nacht in de maand november en zes nachten in de maand december.

• Als er voor deze reservering gekozen wordt voor de optie ‘verdeel over maanden’, dan zullen de kosten voor iedere maand na de laatste nacht in die maand geboekt worden. Dit betekent dat de kosten voor één nacht in november geboekt zullen worden op 30 november en dat de kosten voor zes nachten in december geboekt zullen worden op 6 december.

• Dit werkt echter alleen als je moment van factureren is ingesteld op 'Bij bevestiging' of 'Bij inchecken'. Als je 'omzet verdelen' combineert met factureren bij het uitchecken, wordt alsnog alle omzet op de factuurdatum geboekt.

Afhandeling betalingen bij innen vóór factuurdatum

Als je factureert bij het inchecken of bij het uitchecken, worden vaak betalingen ontvangen voordat er een factuur is. Al deze betalingen worden gelinkt aan de reservering en geregistreerd op grootboekrekening 2050, vooruitbetalingen. Bij het aanmaken van de factuur worden deze betalingen op de factuur opgenomen, en het geld herverdeeld over de juiste grootboekrekeningen.

Journalisatie als factuurdatum vóór journalisatiedatum ligt

Als je factureert bij bevestiging, maar de omzet ofwel boekt op einddatum, ofwel gelijkmatig verdeelt over de realisatieperiode (verdelen over maanden), moet de omzet in de tussentijd ergens bewaard worden. Hiervoor bestaat grootboekrekening 1700, vooruitgefactureerde omzet. De factuur zelf is al gerealiseerd (en betaald), maar het is nog geen tijd om de omzet op te boeken.
Lees meer: Verdeel via de vooruitgefactureerde omzet

In onderstaand voorbeeld wordt de btw wel op de factuurdatum geboekt.