Omzet verdelen via 'Vooruitgefactureerde omzet'

Financiële instellingen voor vooruitfactureren

In je administratie-instellingen heb je ingesteld wanneer je je gasten wilt factureren (onder Boekingen), en wanneer je de gerelateerde omzet wilt registreren (onder Boekhouding).
Lees meer: Moment van factureren (gastfactuur), Samenhang van factuurmoment en journalisatie

Als je hier hebt gekozen voor factureren 'bij bevestiging', in combinatie met de journalisatie-instelling 'omzet boeken op einddatum realisatieperiode' of 'verdelen over maanden', zul je je omzet gaan verdelen via grootboekrekening 1700 (Vooruitgefactureerde omzet).

Reden voor vooruitfactureren

Veel gasten vinden het prettig om bij bevestiging een factuur te ontvangen, helemaal als je ze via de betalingsregeling vraagt om hun vakantie voor aankomst al te betalen. Echter heb je zelf reden om je omzet pas te willen boeken als de dienst (de vakantie) daadwerkelijk geleverd is (bij uitchecken van de gast, of verdeeld over het verblijf). In deze situatie heb je een tijdlang een (betaalde) factuur in je administratie staan waarvan je de omzet pas later wilt erkennen.

Door de grootboekrekening 'Vooruitgefactureerde omzet' te gebruiken als verdeelsleutel, waar deze omzet in de tussentijd bewaard wordt, kun je zowel je huidige financiële situatie als je verwachte inkomsten in de toekomst laten zien.

Voorbeeld van journalisatie

In onderstaande voorbeeld is er een boeking gemaakt met een waarde van €1000. Er wordt gefactureerd bij bevestiging. De btw wordt geboekt op de factuurdatum, ipv op de realisatiedatum. Deze behandeling van de btw is onderdeel van de journalisatie-instellingen.

Journalisering op factuurdatum (bij verzending factuur):
Debet €1000 op grootboekrekening 1300 (reserveringen)
Credit €917,43 op grootboekrekening 1700 (vooruitgefactureerd)
Credit €82,57 op grootboekrekening 1800 (btw)
Huuromzet op tussenrekening, btw direct geboekt op juiste grootboekrekening

Journalisering bij betaling(en) door gast:
Via grootboekrekening 1030 (betaalprovider tussenrekening), of een andere betaalmethode
Credit €1000 op op grootboekrekening 1300 (reserveringen)
Dit is de balans van de debet op factuurdatum

Journalisering op realisatiedatum:
Debet €917,43 op grootboekrekening 1700 (vooruitgefactureerd)
Credit €917,43 op grootboekrekening 8000 (verhuur omzet)
Het bedrag wordt verplaatst van Vooruitgefactureerd naar daadwerkelijke Verhuur omzet

Verdeelsleutel instellen

Grootboekrekening 1700, Vooruitgefactureerde omzet, is automatisch de grootboekrekening waar je omzet op binnenkomt als je factuur- en journalisatie-instellingen hierom vragen. Deze grootboekrekening is de verdeelsleutel.

Grootboekrekening 8000, Verhuur omzet, is altijd gekoppeld als doelrekening voor de journaalposten op de realisatiedatum. In andere woorden, bij grootboekrekening 8000 is grootboekrekening 1700 standaard als verdeelsleutel ingesteld.
De journalisering op realisatiedatum zoals in het voorbeeld is dus wat er gebeurt als je verder geen handmatige aanpassingen maakt.

Het is wel mogelijk om handmatig ook andere grootboekrekeningen in te stellen als doelrekening met verdeelsleutel 1700. Hiermee kun je een deel van de omzet (afhankelijk van hoe je kosten ingesteld zijn) op de journalisatiedatum direct naar deze grootboekrekeningen halen, in plaats van dat alles naar 8000: verhuur omzet gaat.

Ga naar 'Grootboekrekeningen', open en bewerk de betreffende grootboekrekening, en kies bij 'Verdeel via' voor 1700: vooruitgefactureerde omzet. Vervolgens zul je in het overzicht zien dat de verdeelsleutel wordt aangegeven in de kolom 'verdeel via'.