Takenportaal: Uitvoerders login
Als uitvoerder voer je het daadwerkelijke werk uit waarvoor een taak is aangemaakt. In het takenportaal zie je de taken die aan jou zijn toegewezen of die op de takenlijst van je team staan. Start ze, beheer ze, voeg details toe en voltooi ze om de taken van je lijst af te vinken.
Als uitvoerder heb je geen algemene toegang nodig tot BEX PMS.
Een backoffice medewerker moet je e-mailadres als uitvoerder toevoegen aan een takenlijst-team, en je moet de uitnodiging in je inbox accepteren en een account aanmaken.
Met dit account log je in en krijg je toegang tot het takenportaal.
Voeg je telefoonnummer toe aan je profiel als je sms-berichten moet kunnen ontvangen over urgente taken.
Een taak vinden
Zodra je bent ingelogd, zie je direct de taken die aan jou zijn toegewezen.
De taken worden weergegeven als kaarten met relevante informatie.
Gebruik de filters bovenaan om eenvoudig prioriteiten te stellen voor je taken. Voorbeelden:
Controleer of er urgente taken zijn (activeer het filter 'urgent')
Controleer of er taken zijn die vóór de inchecktijd moeten worden uitgevoerd (activeer het filter 'wissel', eventueel met het datumfilter op vandaag)
Kijk welke taken er voor morgen op je lijst staan (stel het filter 'Datum' in op de datum van morgen)
Gebruik meerdere filters of de zoekbalk om specifieke taken te vinden.
Klik op een taakkaart om de taak te openen.
Een taak uitvoeren
Open de taak waaraan je gaat werken.
Klik op de groene 'Start'-knop onderaan de pagina. Hiermee start je ook een timer waarmee je kunt bijhouden hoeveel tijd je nodig hebt.
Als je klaar bent, of als je het werk even wilt pauzeren om iets anders te doen, klik je op de knop 'Stop'.
Geef aan of je klaar bent of dat je het werk alleen wilt pauzeren.
Registreer indien nodig de tijd die je zojuist hebt gewerkt. De tijd is gebaseerd op de timer die je hebt gestart, maar kan nog worden aangepast.
Voeg indien nodig materiaalkosten toe door het soort materiaal te selecteren en aan te geven hoeveel stuks je hebt gebruikt of vervangen. Je kunt meer dan één soort materiaalkosten toevoegen.
Indien gewenst kun je opmerkingen toevoegen om de backoffice-medewerkers te informeren over materiaalkosten die zijn gemaakt maar niet in de lijst staan, of over andere informatie die relevant is voor de taak die je zojuist hebt uitgevoerd.
Klik op 'Registreren'. Als je de taak hebt afgerond, verdwijnt deze uit je lijst. Als je de taak hebt gepauzeerd, blijft deze zichtbaar, met de status 'Gepauzeerd'. Je kunt gepauzeerde taken op elk moment hervatten.
Een nieuwe taak toevoegen
Tijdens je werk kun je dingen tegenkomen die moeten worden gedaan, maar waarvoor je niet de tijd of vaardigheden hebt. In dergelijke gevallen kun je een nieuwe taak aanmaken voor jezelf, voor je team of voor een ander team.
De blauwe '+ Taak' knop is de algemene knop om een nieuwe taak aan te maken. Gebruik deze als het uit te voeren werk geen verband houdt met een faciliteit of object.
Selecteer bij 'Takenlijst' welk team deze taak moet uitvoeren.
Wijs indien nodig een specifieke uitvoerder toe. Je kunt ook jezelf toewijzen, of het veld leeg laten.
Voer de titel en beschrijving in om anderen te laten weten wat er moet gebeuren.
Standaard krijgt de taak de datum van vandaag. Voer een andere datum in de toekomst in als je weet dat dit werk tot dan kan wachten.
Vink het vakje ‘urgent’ aan als je weet dat de taak zo snel mogelijk moet worden uitgevoerd.
Gebruik de knop '+ Taak voor object' om een nieuwe taak aan te maken die gekoppeld is aan een object, dat wil zeggen een van de accommodaties die gasten kunnen boeken.
Zoek eerst het gewenste object op en selecteer het. Klik vervolgens op 'Verder'.
De andere informatie die je invult is dezelfde als voor een algemene taak (1).
Gebruik de knop '+ Facilitaire taak' om een nieuwe taak aan te maken die gekoppeld is aan een faciliteit, dat wil zeggen een van de gemeenschappelijke gebouwen in je faciliteitenlijst.
Zoek eerst de gewenste faciliteit op en selecteer het. Klik vervolgens op 'Verder'.
De andere informatie die je invult is dezelfde als voor een algemene taak (1).