Administratie-instellingen: Facturen
Binnen het tabblad Facturen in de administratie-instellingen kun je onder andere factuurgegevens invullen, facturatie-instellingen bepalen, en factuursjablonen instellen.
Gegevens op de factuur
In het gedeelte voor de factuurgegevens kun je het IBAN, de SWIFT/BIC-code, het btw-identificatienummer, het btw-identificatienummer of het KvK-nummer wijzigen. Deze gegevens worden tijdens de onboarding ingesteld, maar kunnen worden aangepast wanneer er wijzigingen moeten worden doorgevoerd.
Vink 'Adresgegevens op de factuur wijken af van de administratiecontactgegevens' aan om een alternatief factuuradres op te geven.
Factuursjablonen
Je kunt verschillende factuursjablonen aanmaken voor verschillende doeleinden. Hier geef je aan welk sjabloon voor welk factuurtype moet worden gebruikt.
Lees meer: Factuursjablonen
Factuurweergave instellingen
Met de instellingen voor factuurweergave kun je je voorvoegsel voor het factuurnummer specificeren. Je kunt per taal ook aanvullende betalingsinformatie invoeren, die op je factuur zal verschijnen. Dit kan handig zijn voor instructies voor handmatige bankoverschrijvingen, indien nodig.
Met de selectievakjes onderaan dit gedeelte kun je de prijs per persoon per nacht op de facturen weergeven, of btw-bedragen juist te verbergen op facturen aan particulieren.
Moment van factureren
Het is belangrijk voor je boekhouding en facturatie om te bepalen wanneer facturen moeten worden opgesteld en gedateerd. Dit is mogelijk bij de bevestiging van de boeking, bij het inchecken, of bij het uitchecken. Denk bij het nemen van deze beslissing na over wanneer je eventuele btw moet boeken, en of je gasten vaak kosten aan hun reservering toevoegen na bevestiging van de boeking.
Lees meer: When to invoice guests: invoice moment
De gast zal in de bevestigings-e-mail altijd worden gevraagd om te betalen volgens de ingestelde betalingsregeling, ongeacht moment van factureren. Alleen bij facturering bij bevestiging zal de gast ook een factuur ontvangen. Bij facturering bij inchecken of uitchecken, zal de betaling op de reservering worden geregistreerd in afwachting van de daadwerkelijke factuur.
Facturen voor huurafrekeningen met eigenaren
Je gebruikt afrekeningen om huurinkomsten aan je eigenaren uit te betalen. Dit gebeurt meestal maandelijks. Door het vakje 'Afrekeningen automatisch antidateren op de laatste dag van de afgerekende periode' aan te vinken, zorg je ervoor dat de factuurdatum binnen de afrekeningsperiode valt die je uitbetaalt. Als dit vakje niet is aangevinkt, worden afrekeningen gedateerd op basis van de uitbetalingsdatum, die meestal later is dan de afrekeningsperiode.
Dit is het verschil tussen de volgende twee situaties:
1. Een uitbetaling aan de eigenaar voor huurinkomsten van augustus is gedateerd op 24 september, wanneer de daadwerkelijke uitbetaling plaatsvindt.
2. Een uitbetaling aan de eigenaar voor huurinkomsten van augustus is gedateerd op de laatste dag van augustus, ondanks het feit dat de daadwerkelijke uitbetaling op 24 september plaatsvindt.