Taken factureren aan eigenaren

Als je park met eigenaren werkt, kun je taken instellen voor je eigen personeel die doorberekend moeten worden aan de eigenaren van de objecten waar het werk is uitgevoerd.

Vaak kun je hierdoor onderhoudsproblemen sneller oplossen, terwijl de eigenaar minder werk heeft en meestal ook lagere kosten.

Een taak instellen voor controle en facturatie

Om een taak te kunnen factureren:

  1. Moet de taak gekoppeld zijn aan een object met een actieve eigenaar.

  2. Moet deze zijn aangemaakt of bewerkt met actieve instellingen voor 'Taak moet gecontroleerd worden' en de daaropvolgende optie 'Taak moet gefactureerd worden'.
    Deze instellingen zijn beschikbaar voor alle taken, ongeacht het type.

  3. Uurtarieven en materiaalkosten moeten zijn gedefinieerd.
    Lees meer: Materiaalkosten en uurtarieven

  4. Een uitvoerder, externe partij of backoffice-medewerker heeft de gewerkte uren of het gebruikte materiaal op de taak geregistreerd.

Een taak controleren en factureren

Zodra de taak door de uitvoerder, externe partij of zelfs een backoffice-medewerker is afgerond, wordt deze verplaatst naar het tabblad ‘Te controleren’ in het takenoverzicht. Een backoffice-medewerker moet de inhoud van de taak en eventuele geregistreerde uren en materialen controleren.

Als de gecontroleerde taak uren of materialen bevat die gefactureerd moeten worden, wordt de taak verplaatst naar het tabblad ‘Te factureren’. Hier kun je meerdere taken voor hetzelfde object verzamelen voordat je ze factureert, of alles gewoon één keer per maand factureren.

Taakfactuur voor eigenaar

Zodra de taken zijn gefactureerd in de takenmodule, zijn er bijbehorende conceptfacturen aangemaakt in het overzicht van conceptfacturen in de Financiële module.

Taakfacturen voor meerdere voltooide taken voor één object/eigenaar worden automatisch samengevoegd op één conceptfactuur.

  • Alle materiaal- en uurkosten die in de taak waren opgenomen, worden op de factuur vermeld. Als er een fout is gemaakt, kunnen deze kosten nog volledig worden bewerkt in de conceptfactuur, door een medewerker met rechten voor financieel beheer.

  • Ontbrekende items kunnen zelfs worden toegevoegd door te klikken op een van de kostenposten in het rechtermenu onder de kop 'Extra's'.

  • Vanaf hier komen de facturen in de reguliere workflow voor facturen aan eigenaren. Verstuur de facturen afzonderlijk, of allemaal tegelijk door meerdere conceptfacturen te selecteren in het overzicht.