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Kaution

Kautionsregelungen erstellen

Mit Kautionen deckst du Schäden ab, die Gäste während ihres Aufenthalts versehentlich oder vorsätzlich verursachen. Mit Kautionsregelungen werden die erforderlichen Kautionen bei neuen Reservierungen automatisch angewendet und berechnet. Wie bei anderen Kosten kannst du verschiedene Kautionsregelungen für verschiedene Typen oder Channels erstellen.

Eine Kautionsregelung einrichten

  1. Gehe im Modul Setup zu „Kautionsregelungen“. Klicke auf „Neu“.

  2. Gib einen aussagekräftigen internen Namen für deine Übersicht ein und einen normalen Namen, der auf der Rechnung der Reservierung angezeigt wird.

  3. Verwende die Einstellungen „Typen der Anwendbarkeit“ und „Anwendbarkeit des Channels“, um unterschiedliche Kautionsbeträge festzulegen. Beachte: Fällt eine Reservierung unter mehr als eine Kautionsregelung, werden alle diese Kautionen angewendet und berechnet.

  4. Lege den gewünschten Kautionsbetrag fest.

  5. Lege fest, wann der Gast diese Kaution zahlen soll.
    Kombiniere sie mit dem ersten oder letzten Zahlungstermin der Zahlungsbedingung, erstelle einen separaten Zahlungstermin, der X Tage vor dem Check-in fällig ist, oder lass den Gast bei der Ankunft vor Ort zahlen.

    Es gibt eine E-Mail-Vorlage „Zahlungserinnerung einen Tag, bevor die Frist für die Kautionszahlung abläuft“, die du als Erinnerung senden kannst, aber nur für Kautionen, die als separater Zahlungstermin eingerichtet sind. Ist eine Kaution mit einem regulären Zahlungstermin kombiniert, gelten die regulären Erinnerungsvorlagen.

  6. Wenn kein Schaden gemeldet wird, wird die Kaution X Tage nach dem Check-out automatisch zur Rückerstattung freigegeben. Lege fest, wie viele Tage nach dem Check-out das sein soll.

  7. Optional: Aktiviere „Automatische Rückzahlung der Kaution“, um Kautionen auch automatisch an Gäste zurückzuzahlen. Das geschieht nur, wenn du BEX Payments nutzt und die Kaution wie oben eingestellt automatisch freigegeben wurde.

  8. Lege die Gültigkeit der Kautionsregelung fest. Wenn du eine aktive Kautionsregelung auf „Niemals“ setzt, wird sie nicht mehr auf neue Reservierungen angewendet. Bestehende Kautionen kannst du weiterhin vollständig bearbeiten, bis sie geltend gemacht oder freigegeben sind.

  9. Klicke auf „Speichern“, um abzuschließen.

Kautionsregelungen können zwar mit Channels synchronisiert werden, um Gäste zu informieren, aber Gäste müssen die Kaution immer selbst zahlen. Die Kaution kann nicht auf die Channelrechnung gesetzt werden.

Kautionen in der Reservierung

Kautionen werden in einem eigenen Abschnitt der Bestellung der Reservierung angezeigt, weil sie keine reguläre Kostenposition oder Rechnungsposition sind. Hier kannst du die Kautionen einer Reservierung aufrufen und verwalten.

Was nach dem Check-out passiert

Die Kautionsregelung bestimmt, wie viele Tage nach dem Check-out die Kaution automatisch freigegeben wird, sofern keine Schadensberichte vorliegen. Dann wird der Kautionsbetrag auf den Zahlungssaldo der Bestellung und der Rechnung der Reservierung übertragen. Du kannst den Betrag anschließend über Zu zahlende Rechnungen im Modul Finanzen zurückerstatten.

  • Gibt es einen (geltend gemachten) Schadensbericht, wird die automatische Freigabe blockiert. Wurde die Kaution nur teilweise geltend gemacht, musst du den Restbetrag manuell zur Rückerstattung freigeben. Wurde mehr als die Kaution geltend gemacht, muss der Gast noch einen Betrag zahlen. Du kannst dann eine neue Rechnung erstellen und an den Gast senden.
    Mehr dazu: Schadensberichte und die Kaution einhalten

  • Wird eine Buchung storniert, nachdem die Kaution bereits bezahlt wurde, musst du die Kaution ebenfalls manuell zur Rückerstattung freigeben.

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