Kostenpositionen für alles, was nicht im Mietpreis enthalten ist

Kostenpositionen

Kostenpositionen können flexibel angewendet und berechnet werden. Oft helfen dir die richtigen Einstellungen in einem Kostenpositionen dabei, die Anzahl der zu verwaltenden Kostenpositionen zu begrenzen. Die Unterschiede zwischen einer Pflichtgebühr und einer Zusatzleistung spiegeln sich in den verfügbaren allgemeinen Einstellungen und Buchungseinstellungen wider.

Eine Kostenposition anlegen

Kostenpositionen für zusätzliche Personen

Beim Erstellen von Kostenposten ermöglichen es die meisten Preisberechnungsmethoden, einen Mindest- oder Höchstpreis festzulegen, um variable Kostenposten zu steuern.

Mindest- und Höchstpreise für Kosten

In den Preiseinstellungen einer Kostenposition kannst du festlegen, ob der Preis je nach gebuchtem Typ oder Kanal der Reservierung leicht variieren soll.

Unterschiedliche Selbstkostenpreise für Kanäle oder Typen

Kosten für Artikel mit begrenzter Stückzahl können für die Bestandsverwaltung eingerichtet werden. Dies hilft dir, die Nachfrage im Blick zu behalten und ermöglicht es dir, den Verkauf zu stoppen, sobald der Vorrat aufgebraucht ist. Du erhältst außerdem eine Rezeptionsnachricht, wenn der Bestand leer ist.

Bestandsführung bei den Kostenbestandteilen

Das Einrichten einer obligatorischen Kostenposition für einen Late Check-out stellt sicher, dass immer dann, wenn ein Gast einen Late Check-out bucht, die entsprechende Gebühr erhoben wird.

Kostenposition für Late Check-out

Bei der Eingabe der Gästegruppe für eine Reservierung wird auch die Anzahl der mitreisenden Haustiere eingegeben, für die du eine Gebühr erheben kannst, indem du eine Kostenposition für Haustiere einrichtest.

Kostenposition für Haustiere

In Frankreich wird die zu zahlende Kurtaxe als Festbetrag pro Person und Nacht berechnet, wobei der Betrag von der Klassifizierung der gemieteten Unterkunft abhängt.

Kostenposition für die französische Kurtaxe ohne Klassifizierung

So richtest du Kostenpositionen ein, die anfallen, wenn ein Gast ein bestimmtes Objekt oder eine bestimmte Ausstattung bucht.

Präferenzkosten & Verknüpfung von Kosten mit Ausstattungen

Bei der Bearbeitung einer Kostenposition kannst du alle Einstellungen ändern, die dir auch beim erstmaligen Anlegen dieser Kostenposition zur Verfügung standen.

Verwaltung der Kostenpositionen

Öffne die Kostenpositionen, um Balkendiagramme mit den monatlichen Rechnungsbeträgen anzuzeigen; handelt es sich um einen Lagerartikel, werden zusätzlich die täglichen Lagerbestände angezeigt.

Erlös- und Bestandsstatistiken pro Kostenpunkt

Suche in unseren hilfreichen Artikeln, um eine Antwort auf deine Frage zu finden

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Unterstützung bei deinen ersten Schritten mit BEX

Onboarding

Was du wissen musst, bevor du mit dem Onboarding beginnst

Bevor du loslegst

Willkommen bei Booking Experts! In diesem Artikel findest du eine Übersicht mit den ersten Schritten bei Booking Experts, sodass du dich darauf vorbereiten kannst, mit dem BEX PMS zu arbeiten.

Die ersten Schritte bei Booking Experts

Du kannst dich auf verschiedene Weisen bei Booking Experts anmelden: mit E-Mail-Adresse und Passwort, mit einem Google- oder einem Microsoft-Konto.

Bei Booking Experts anmelden

Der hellgrüne obere Teil der Menüleiste konzentriert sich auf Optionen zu den Kontodetails, Aktualisierungen von Booking Experts oder Rezeptionsmitteilungen.

Menüleiste im BEX PMS

Jeder Mitarbeiter, der das Booking Experts System nutzt, hat sein eigenes Profil in der Software. Dieses wird beim Onboarding eingerichtet oder wenn ein/e neue/r Mitarbeiter/in in das System eingeführt werden soll.

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Wissenswertes zur Einrichtung von Mitarbeiterkonten

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Typen und Objekte

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Richte deine Preispolitik und Finanzen ein

Preise und Finanzen

Finanzeinstellungen

Mietpreise für verschiedene Typen und Zeiträume

Preislisten

Füge obligatorische Kosten und Extras hinzu

CMS einrichten

Umschalten zwischen BEX PMS und BEX CMS

Als Park Manager kannst du im CMS eigene Konten für Mitarbeitende anlegen und ihre Rechte festlegen.

Zugangsrechte für CMS-Nutzer

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Starten mit dem Modul Reservierungen und Rezeptionsmitteilungen

Reservierungen und Mitteilungen

BEX PMS

Planboard

Das Planboard ist das Hauptwerkzeug für die Rezeptionisten: Von hier aus können aktuelle und zukünftige Reservierungen einfach verwaltet werden.

Verwaltung von Reservierungen über die Plantafel

Planboard - Terminauswahl

Planboard - Reservierung verschieben

Eine neue Planboard-Reservierung

Reservierung eines Clusters und Anzeige auf dem Planboard

Planboard - Legende

Planboard - Filterung

Praktische Tastenkombinationen, die deine Arbeit erleichtern können

Tastaturkürzel für das Planboard

Einstellungen, die für deine gesamte Organisation gelten

Organisationseinstellungen

Während des Onboardings verbindest oder registrierst du deine Domain(s), sodass dein BEX PMS einwandfrei funktioniert. Es kann auch sein, dass du später eine andere Domain hinzufügst, wenn du z. B. einen neuen Park eröffnest.

Domains: Einstellungen für technische Website-Verwaltung

Feiertage auf deiner Website anzeigen

Sonderperioden

Sonderperioden erstellen und bearbeiten

Ein Label weist den Benutzer auf wichtige Aspekte der verschiedenen Module und Daten im PMS hin. Vergeben Sie zum Beispiel das Label 'treuer Gast' für Gäste, die zum vierten Mal da waren, oder das Label 'renoviert' für Objekte, die renoviert wurden. Sie können diese Labels selbst erstellen und ihnen eine gewünschte Farbe und ein Emoji geben.

Zweck von Labels

Mitarbeiter

Verwalte die Ausstattungen deiner Typen, Objekte und Verwaltungen

Marken

Verwalte dein Buchungsportal und Digitale Gästemappe

Portaleinstellungen

Einstellungen, die innerhalb einer Verwaltung gelten

Verwaltungseinstellungen

Beschreibung des Parks und seiner Umgebung

Postleitzahlen ausschließen

Zeiträume

Reservierungseinstellungen

Verwalte die Channels, über die Reservierungen gemacht werden

Channelmanagement

Allgemeine Rechnungs- und Buchhaltungseinstellungen

Alles über die Kommunikation mit Gästen und Eigentümern

Kommunikation

Über Typen, Objekte, Verfügbarkeit und Zählerstände

Setup

Ob ein später Check-out geht, hängt von den Einstellungen für die gebuchte Unterkunft ab.

Einen Late Check-out einrichten und erkennen

Haustiere erlaubt/nicht erlaubt

Im BEX PMS kannst du Medien zu Typen und Objekten hinzufügen, sodass deine Gäste beim Buchen einen guten Eindruck von den unterschiedlichen Unterkünften erhalten.

Medien zu Typen oder Objekten hinzufügen

Anhang Text für E-Mails Objekte/Typen

Falls du über einen Lageplan verfügst, kannst du deinen Gästen während des Buchungsvorgangs die Auswahl eines Objekts auf dem Plan ermöglichen. Auf diese Weise können deine Gäste das Objekt auswählen, das ihren persönlichen Anforderungen am besten entspricht.

Einen Lageplan hinzufügen und bearbeiten

Einzelne Objekte werden unter Typen zusammengefasst

Typen

Objekte

An- und Abreisepläne

Typen und/oder Objekte als nicht verfügbar markieren

Gesperrte Zeiträume

Zählerstandmodul

Alles über Kostenpositionen, Preislisten, Kautionen und Rabatte

Preispolitik

Preisliste

Kautionen in Rechnung stellen und zurückerstatten

Kaution

Rabatte

Biete einen Aufenthalt inklusive Extras an

Arrangements

Bündel Extras, sodass sie zusammen gebucht werden können

Bundles

Rechnungen, Zahlungen und die Buchhaltung

Finanzen

Falls du mit Eigentümern zusammenarbeitest, musst du einen DAC7-Bericht einreichen. Das BEX PMS kann dir helfen, die nötigen Daten zu versammeln. Lese diesen Artikel, um zu erfahren, welche Informationen gefragt werden und welche Fehlermeldungen damit oft zusammenhängen.

DAC7: Was ist das und welche Informationen werden benötigt?

DAC7-Bericht erstellen und prüfen

Rechnungen bearbeiten, versenden und bezahlen

Rechnungsmanagement

Zahlungsbedingungen, Batch-Zahlungen, Zahlungsmethoden und mehr

Zahlungen

Mehrwertsteuer, Gewinn- und Verlustrechnung und Sachkonten

Buchhaltung

Reservierungsmanagement

Übersicht der verbliebene Nächte und Erklärung zur Kurtaxe

Export der Reiserücktrittsversicherungen

Öffne die Kontaktseite des Buchers, indem du auf dessen Namen im Kontaktemodul klickst. Hier werden alle persönlichen Daten, sowie die Daten über seine Reservierungen und Rechnungen angezeigt.

Den Kontakt des Buchers verwalten

Die BEX PMS Buchungsportal bietet eine zentrale Liste aller Buchungsversuche, die in den letzten 30 Tagen über Ihr Buchungsportal vorgenommen wurden.

Buchungsportal

Es gibt mehrere Möglichkeiten eine neue Reservierung vorzunehmen und damit deinem Gast bei der Urlaubsbuchung zu helfen.

Eine neue Reservierung erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, Gruppenbuchungen im BEX PMS Backoffice zu erstellen. Welchen Ansatz du wählen solltest, hängt von den Wünschen deiner Gäste ab. Im CMS kannst du es Gästen ermöglichen, Gruppenbuchungen selbst über deine Website vorzunehmen.

Erstellen einer Gruppenbuchung

Reservierung

Gästebewertungen anfragen und weiterverfolgen

Bewertungen

Ein Gutschein für eine stornierte Reservierung

Voucher

To-dos für einen reibungslosen Betrieb verwalten und zuweisen

To-dos-Modul

Verschiedene Arten von Todos erstellen und bearbeiten

To-dos-Management

Drittunternehmen

Eine Kasse für den direkten Verkauf von Produkten

Kasse

Mit dem Kassenmodul kannst du Produkte verkaufen und Bezahlungen über unterschiedliche Zahlungsmethoden empfangen. Außerdem kannst du mehrere Kassen einrichten, falls du Verkaufsstellen zusätzlich zu deiner Rezeption hast. Öffne und schließe die Kasse an jedem Tag, an dem du sie verwendest. Mit diesen Zählungen kannst du den Ist- mit dem Soll-Bestand abgleichen.

Mit dem Kassenmodul beginnen

Du kannst eine oder mehrere Kassen erstellen. Am besten erstellst du eine Kasse für jede Verkaufsstelle und gibt der Kassenname diese eindeutig wieder. Nach der Erstellung muss die Kasse zur Verwendung geöffnet werden.

Eine Kasse erstellen und öffnen

Füge die Produkte hinzu, die du verkaufen möchtest. Diese kannst du Produktgruppen zuordnen.

Produkte und Produktgruppen hinzufügen

Da du den Preis eines Produktes anpassen kannst, kannst du auch ein Produkt für Artikel mit variablen Preisen anlegen. Die damit verbundene USt. kannst du jedoch nicht anpassen.

Produkte mit variablen Preisen

Die Verwendung eines Barcode-Scanners kann die Arbeit mit dem Kassenmodul beschleunigen.

Einen Barcode-Scanner nutzen

Produkte können auf unterschiedliche Weisen bezahlt werden, u. a. mit Bargeld, einer Karte und vielleicht möchtest du auch Gutscheine annehmen.

Zahlungsmethoden mit der Kasse verknüpfen

Du kannst jede Kasse, die du in BEX PMS erstellt hast, mit einem Bondrucker verbinden.

Bondrucker verbinden

Zusätzlich zu den Online-Zahlungen kannst du auch Kartenzahlungen vor Ort erhalten.


Verbinde das Kartenlesegerät mit der Kasse

Sobald du dein Kassenmodul eingerichtet hast, kannst du einfach Produkte verkaufen.

Eine Kassentransaktion ausführen

Am Ende eines Tages schließt du die Kasse, um die Einnahmen zu zählen und zu kontrollieren. Du kannst die überschüssigen Einnahmen dann aus der Kasse nehmen und in einem Safe o. ä. aufbewahren. So enthält die Kasse am nächsten Morgen wieder ihren Mindestbargeldbetrag.