Eine Kostenposition anlegen

Kostenpositionen können flexibel angewendet und berechnet werden. Oft helfen dir die richtigen Einstellungen in einem Kostenpositionen dabei, die Anzahl der zu verwaltenden Kostenpositionen zu begrenzen. Die Unterschiede zwischen einer Pflichtgebühr und einer Zusatzleistung spiegeln sich in den verfügbaren allgemeinen Einstellungen und Buchungseinstellungen wider.

Gehe zu deiner Kostenübersicht im Modul Einstellungen und klicke auf '+Neu'. Wähle entweder 'Neue obligatorische Kosten' oder 'Neue Kosten für Zusatzleistungen', je nach deinen Anforderungen.

Neue obligatorische Kostenposition

Eine obligatorische Kostenposition ist eine Kostenposition, die ein Gast nicht ablehnen kann. Beispiele hierfür sind eine Reinigungsgebühr, eine Haustiergebühr oder eine Kurtaxe.

Allgemeine Einstellungen

  • Globaler Kosten-Typ: Wähle die Option aus, die die von dir erstellten Kostenposition am besten beschreibt. Dies hilft bei der Synchronisierung der Kosten mit OTAs.

  • Gib der Kostenposition einen klaren Namen, der dem Gast angezeigt wird, und einen Referenzcode für den internen Gebrauch. Nutze die Referenz, um ähnliche Kostenpositionen mit demselben Namen für Gäste, aber unterschiedlichen Kosteneinstellungen, voneinander zu unterscheiden.

  • Die Beschreibung ist nicht obligatorisch, kann aber einen Mehrwert bieten, wenn du den Gästen weitere Informationen zur Verfügung stellen möchtest.

Beachte, dass der Name und die Beschreibung in mehreren Sprachen hinzugefügt werden müssen, um das Gasterlebnis für internationale Gäste zu vervollständigen. Nutze die Sprachschaltflächen, um die Sprache für diese Felder zu wechseln.

  • Kostenpositionen mit einer bestimmten Ausstattung verknüpfen: Aktiviere dies, wenn du möchtest, dass diese Kostenposition automatisch angewendet wird, wenn der gebuchte Typ oder das Objekt eine bestimmte Ausstattung enthält. Wähle eine oder mehrere Ausstattungen aus (oder erstelle welche), um sie zu verknüpfen.

  • Gilt als Vorzugskosten für Objekt: Aktiviere dies, um sicherzustellen, dass diese Kostenposition angewendet wird, wenn ein Gast ein bestimmtes Objekt bucht, und nicht nur einen Typ.

  • Gilt als Vorzugskosten für Ausstattung: Aktiviere dies, um sicherzustellen, dass diesee Kostenposition angewendet wird, wenn ein Gast während der Buchung aktiv eine Ausstattung auswählt.

Es gibt einen bemerkenswerten Unterschied zwischen (1) der Verknüpfung einer Kostenposition mit einer Ausstattung und (2) Vorzugskosten für Ausstattungen.

  1. Wenn du einen Kostenposition mit einer Ausstattung verknüpfst, wird diese Kostenposition auf eine Buchung angewendet, sobald der gebuchte Typ/das Objekt/die Buchung diese Ausstattung enthält – unabhängig davon, ob der Gast sich aktiv für die Buchung entschieden hat.

  2. Vorzugskosten für Ausstattungen werden immer dann berechnet, wenn ein Gast während des Buchungsvorgangs eine bestimmte Ausstattung auswählt – unabhängig davon, um welche Ausstattung es sich handelt. Mehr lesen: Verknüpfung von Kostenpositionen mit Ausstattungen

Preisgestaltung

Preisberechnungsmethode

Abhängig von der gewählten Berechnungsmethode können zusätzliche Optionen erscheinen.

  • Altersgruppen ausschließen: zu verwenden, wenn die Kostenposition zum Beispiel nur für Erwachsene gilt. Markiere die Altersgruppen, für die du die Kosten anwenden möchtest. Nicht markieren, um die Kosten für jeden in der Gästegruppe anzuwenden.

  • Schwellenwert für Gratisgäste anwenden: zu verwenden, wenn die Kostenposition erst für Gäste oder Haustiere ab einer bestimmten Anzahl gilt. Zum Beispiel, wenn die ersten zwei Gäste im Mietpreis enthalten sind.

  • Maximale Gästeanzahl anwenden: zu verwenden, wenn die Kostenposition nur für Gäste oder Haustiere bis zu einer bestimmten Anzahl gilt. Zum Beispiel, wenn du ab mehr als drei Haustieren keine weiteren Gebühren mehr hinzufügen möchtest.

  • Mindest- oder Höchstpreis anwenden: zu verwenden, wenn du einen Mindest- oder Höchstpreis pro Aufenthalt auf eine ansonsten variable Preisberechnung anwenden möchtest. Dies fügt einen Limitbetrag hinzu, der neben dem Standardpreis eingegeben werden kann.

Standardpreis & Preisdifferenzierung

Der Standardpreis ist der zu berechnende Betrag unter Berücksichtigung der zuvor gewählten Preisberechnung. Dies kann zum Beispiel 10 € pro Aufenthalt oder 3 % der Miete und Pflichtgebühren sein.

Mithilfe der Preisdifferenzierung ist es möglich, diesen Preis je nach gebuchtem Typ und/oder dem für die Buchung genutzten Kanal variieren zu lassen. Das Festlegen und Bearbeiten dieser abweichenden Preise erfolgt nach dem Erstellen der Kostenposition über de Preisverwaltung der Kostenposition. Mehr lesen: Preisdifferenzierung bei den Kostenpositionen pro Channel und Type

  • Wähle 'Preis kann überschrieben werden', um es Mitarbeitern mit erweiterten Rezeptionsrechten zu ermöglichen, den Preis manuell anzupassen, nachdem er einer Buchung hinzugefügt wurde.

Gültigkeit

Standardmäßig wird eine Kostenposition auf alle Typen und alle Kanäle angewendet. Wenn du ihn jedoch nur auf bestimmte Typen oder bestimmte Kanäle anwenden möchtest, kannst du auswählen, für welche Typen und Kanäle diese Kostenposition gültig sein soll.

Beachte, dass du die Preisdifferenzierung nutzen kannst, um abweichende Preise für diese Typen und Kanäle anzuwenden.

Wähle auch die zeitliche Anwendbarkeit der Kostenposition aus.

  • 'Immer' bedeutet, dass die Kostenposition keine saisonale Kostenposition ist und immer aktiv ist.

  • 'Nie' ist eine gute Möglichkeit, Kosten zur Vorbereitung einer Löschung zu deaktivieren oder wenn die Preisgestaltung noch nicht endgültig ist.

  • Wähle 'Bestimmter Zeitraum', wenn die Kostenposition saisonal ist oder anderweitig nur während einer begrenzten Zeit verfügbar sein soll. Wenn du diese Option wählst, musst du eine Periodengruppe aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Beachte, dass die Kostenposition auf den gesamten Aufenthalt einer Buchung angewendet werden kann, wenn du einen bestimmten Zeitraum wählst und auch nur ein einziger Tag dieses Aufenthalts in die ausgewählte Periodengruppe fällt.
Mehr lesen: Zeiträume

Finanzen

Wer wickelt die Transaktion ab

Standardmäßig ist dies auf BEX PMS eingestellt; der reguläre Finanzfluss. Die andere Option, ein Drittanbieter, ist relevant, wenn du möchtest, dass der Gast die Kosten sieht, diese aber an jemand anderen über ein anderes System als BEX PMS bezahlt. Zum Beispiel, wenn der Eigentümer sein Objekt aktiv verwaltet und eine Gebühr für das Servieren des Frühstücks erhebt.

Sachkonten

Wähle das richtige Hauptsachkonto aus. Wenn du verschiedene Sachkonten für bestimmte Kanäle verwendest, aktiviere das entsprechende Kontrollkästchen, um diese separat hinzuzufügen. Die anderen Kanäle, für die diese Kostenposition gilt, verwenden das Hauptsachkonto.

Weitere Finanzoptionen

  • Unter Rechnungsregel gruppieren: Standardmäßig wird die Kostenposition mit seinem Namen auf der Rechnung aufgeführt. Mit dieser Option kannst du diese Kostenposition mithilfe einer Rechnungsregel mit anderen unter einem anderen Namen gruppieren.
    Mehr lesen: Kostenpositionen zusammenfassen auf der Rechnung

  • Stornierungsgebühr berechnen: nutze diese Option, um sicherzustellen, dass du weiterhin (einen Teil) des Preises für die Kostenposition erhältst, wenn der Gast seine Buchung storniert. Wähle 'in die Berechnungsgrundlage einbeziehen', wenn der Gast den Prozentsatz zahlen soll, der in den geltenden Stornierungsbedingungen festgelegt ist. Wähle 'unverändert übernehmen', wenn der Gast den vollen Preis der Kostenposition zahlen soll.

  • Als Miete zählen: Diese Option ist relevant, wenn du mit Eigentümern arbeitest. Indem du die Kostenposition als Teil der Miete markierst, beziehst du ihn in die Berechnungsgrundlage für Eigentümerrabatte und Eigentümerabrechnungen ein.

Externe Verbindungen (OTAs)

Diese letzte Option ist nur relevant, wenn du auf einem der anwendbaren Kanäle, z. B. OTAs, mit All-in-Preisen wirbst.

Kostenposition vom beworbenen All-in-Preis ausschließen: Durch Aktivieren des Kontrollkästchens schließt du den Preis diese Kostenposition vom All-in-Preis aus. Die Kostenposition wird jedoch weiterhin in der Preisaufschlüsselung angezeigt, wenn ein Gast bucht, und wird weiterhin berechnet.

Neues Extra

Ein Extra ist eine Kostenposition, die optional ist und während der Buchung, über das Gästeportal oder beides hinzugefügt werden kann. Wenn keine dieser Optionen ausgewählt ist, kann das Extra nur von „PMS“-Nutzern zu Reservierungen hinzugefügt werden.

Allgemeine Einstellungen

  • Globaler Kosten-Typ: Wähle die Option aus, die den von dir erstellte Kostenposition am besten beschreibt. Dies hilft bei der Synchronisierung der Kosten mit OTAs.

  • Gib der Kostenposition einen klaren Namen, der dem Gast angezeigt wird, und einen Referenzcode für den internen Gebrauch. Nutze die Referenz, um ähnliche Kostenpositionen mit demselben Namen für Gäste, aber unterschiedlichen Kosteneinstellungen, voneinander zu unterscheiden.

  • Die Beschreibung ist nicht obligatorisch, kann aber einen Mehrwert bieten, wenn du den Gästen weitere Informationen zur Verfügung stellen möchtest.

Beachte, dass der Name und die Beschreibung in mehreren Sprachen hinzugefügt werden müssen, um das Gasterlebnis für internationale Gäste zu vervollständigen. Nutze die Sprachschaltflächen, um die Sprache für diese Felder zu wechseln.

Buchungseinstellungen

Wo kann dieses Extra ausgewählt werden

  • 'Backoffice' ist immer ausgewählt, Mitarbeiter können eine Kostenposition immer zu einer Buchung hinzufügen.

  • 'Buchungsmodul' bedeutet während der Buchung, durch Gäste. Aktiviere auch 'Zusatzleistung ist standardmäßig vorausgewählt', wenn du diese Kostenposition als wichtigen Punkt markieren möchtest, den Gäste aktiv abwählen müssen, wenn sie ihn nicht wünschen.

  • 'Gästeportal' bedeutet nach der Bestätigung der Buchung, über die persönliche Buchungsverwaltungsseite des Gastes.

Weitere Buchungseinstellungen

  • Zustimmung zu den allgemeinen Geschäftsbedingungen erforderlich: Wenn dies ausgewählt ist, müssen Gäste deinen allgemeinen Geschäftsbedingungen zustimmen, bevor sie diese Zusatzleistung buchen können.

  • Zusätzliche Informationen anfordern: Wenn dies ausgewählt ist, kannst du eine Frage eingeben, die gestellt wird, wenn ein Gast diese Zusatzleistung bucht. Frage zum Beispiel nach Diätvorschriften, wenn die Zusatzleistung ein Picknick-Mittagessen ist. Die Antworten werden der Buchung hinzugefügt.

Die verfügbaren Einstellungen für Preisgestaltung, Anwendbarkeit und Finanzen einer Zusatzleistung sind dieselben wie für eine Pflichtgebühr. Weitere Informationen findest du unter den entsprechenden Überschriften oben.

Kosten kopieren

Durch das Kopieren einer Kostenposition kannst du ganz einfach eine weitere Zusatzleistung oder Pflichtgebühr mit den meisten identischen Einstellungen erstellen. So sparst du dir die wiederholte Eingabe derselben Einstellungen.

  • Öffne den gespeicherte Kostenposition in der Kostenübersicht und klicke auf die Schaltfläche 'Kopieren'. Ändere alle erforderlichen Einstellungen, überprüfe die Gültigkeit und speichere erneut.

  • Beachte, dass du den Kostentyp nicht von Pflichtgebühr in Zusatzleistung oder umgekehrt ändern kannst.

Kostenpositionen für bestimmte Zwecke

Einige Pflichtgebühren erfordern spezifische Einstellungen, um für bestimmte Zwecke korrekt zu funktionieren. Klicke auf die Links für weitere Informationen.