Kautionen in Sachkonten
Welche Sachkonten BEX PMS für Kautionen nutzt und was gebucht wird, wenn eine Kaution bezahlt, freigegeben oder geltend gemacht wird.
Eine Kaution ist Geld, das du für einen Gast verwahrst. Sie ist kein Umsatz, also keine Rechnungsposition und ohne MwSt. BEX PMS bucht die Kaution auf ein eigenes Sachkonto, bis du sie freigibst oder geltend machst. Die Beispiele unten gehen von einer Kaution von 100 € aus.
Sachkonten für Kautionen
Jede Verwaltung hat zwei feste Sachkonten für Kautionen. BEX PMS legt sie automatisch an. Du findest sie unter Finanzen > Sachkonten.
Arbeitest du mit einem verknüpften Buchhaltungsprogramm? Lege die Sachkonten 2060 und 4300 auch dort an.
Buchung einer Kautionszahlung
Eine Kautionszahlung wird am Zahlungsdatum gebucht. Der Betrag geht vom Sachkonto der Zahlungsmethode auf Kautionen.
Zahlt der Gast die Kaution zusammen mit der Miete, geht nur der Kautionsanteil auf Kautionen. Der Rest wird als normale Vorauszahlung gebucht.
Buchung einer freigegebenen Kaution
Wird eine Kaution automatisch oder manuell freigegeben, geht der volle Betrag von Kautionen auf Reservierungen (1300). Das wird am Freigabedatum gebucht. Der Betrag steht dann im Zahlungssaldo der Reservierung und kann über Zu zahlende Rechnungen zurückerstattet werden.
Die Rückerstattung selbst wird wie jede andere Rückerstattung an einen Gast gebucht.
Buchung einer geltend gemachten Kaution
Wenn du einen Schaden geltend machst, werden zwei Dinge gebucht:
Die volle Kaution wird auf Reservierungen freigegeben, wie oben beschrieben.
Der Schadensbetrag wird als Rechnungsposition auf Kautionsabzüge für Schäden (4300) zur Rechnung der Reservierung hinzugefügt.
Beispiel mit 30 € Schaden:
70 € bleiben auf der Reservierung und können zurückerstattet werden. Ist der Schaden höher als die Kaution, zum Beispiel 300 €, schuldet der Gast über die Rechnung der Reservierung noch 200 €.
Mehr dazu: Schadensberichte für Kautionen erstellen und geltend machen
Gut zu wissen
Wird etwas gebucht, wenn auf eine Kaution verzichtet wird? Nein. Eine Kaution, auf die verzichtet wurde, wurde nie bezahlt, also wird nichts gebucht.
Welches Datum wird für Kautionsbuchungen verwendet? Das Zahlungsdatum für die Zahlung und das Freigabedatum für eine Freigabe oder Geltendmachung.
Wird auf eine Kaution MwSt. berechnet? Nein. Eine Kaution ist kein Umsatz, also fällt keine MwSt. an und sie erscheint nicht als Rechnungsposition.
Mehr dazu: Kautionsregelungen erstellen
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