Schadensberichte für Kautionen erstellen und geltend machen
Hat der Gast einen Schaden verursacht, kannst du einen Schadensbericht erstellen. Pro Kaution kannst du einen oder mehrere Schadensberichte hinzufügen. Nach dem Check-out kannst du sie geltend machen und auf der Gastrechnung abrechnen.
Einen Schadensbericht erstellen
Um einen Schadensbericht hinzuzufügen, öffnest du die betreffende Kaution. Das geht über die Kautionsverwaltung oder direkt über die Reservierung.
Ein Schadensbericht kann nur erstellt werden, wenn die Kaution bezahlt ist, also den Status „Gesichert“ hat.
Öffne die Seite Kautionen im Modul Reservierungen und gehe zum Tab „Gesichert“. Suche die richtige Reservierung anhand der Buchungsnummer und klicke auf den Namen der Kaution.
Öffne die richtige Reservierung und suche die Kaution in der Bestellung der Reservierung. Klicke auf den Namen der Kaution. Oder klicke auf die Schaltfläche mit den drei Punkten hinter der Kaution und wähle „Schadensbericht erstellen“, um direkt zum Formular für den Schadensbericht zu gelangen.
Klicke auf der Detailseite der Kaution auf „+Schadensbericht“.
Gib einen Namen und eine Beschreibung für den festgestellten Schaden ein.
Gib den Schadensbetrag ein. Dieser Betrag kann niedriger, gleich hoch oder höher als der ursprüngliche Kautionsbetrag sein.
Speichere den Schadensbericht. Ein gespeicherter Schadensbericht kann gelöscht werden, solange er noch nicht geltend gemacht wurde.
Gäste werden über BEX PMS nicht über Schadensberichte oder Forderungen informiert. Informiere sie selbst, wenn du es für sinnvoll hältst.
Der Status der Kaution ändert sich zu „Blockiert“, sobald ein Schadensbericht hinzugefügt wurde.
Mehr dazu: Status der Kautionen
Schaden geltend machen
Wenn du die Reservierung über die Reservierungsseite auscheckst, wirst du auf Schadensberichte hingewiesen, die noch nicht geltend gemacht wurden. Schadensberichte können erst geltend gemacht werden, nachdem die Reservierung offiziell ausgecheckt ist.
Öffne die betreffende Kaution (mit dem Status „Blockiert“) wie oben beim Erstellen eines Schadensberichts beschrieben, oder über die Schaltfläche im Hinweis in der Reservierung.
Prüfe, ob die Schadensberichte korrekt sind.
Klicke oben rechts auf die Schaltfläche „Einhalten“.
Der Schadensbericht wird als Rechnungsposition zur Rechnung der Reservierung hinzugefügt. Je nach geltend gemachtem Betrag erhält der Gast die Kaution nicht zurück, erhält nur einen Teil zurück oder muss den Mehrbetrag über die Rechnung der Reservierung zahlen.
Ein geltend gemachter Schadensbericht kann nicht rückgängig gemacht werden. Prüfe die Schadensberichte deshalb sorgfältig.
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