Den Eigentümer eines Objekts ändern
Es kann sein, dass du einen neuen Eigentümer mit einem Objekt verknüpfen musst, wenn dieses verkauft wird. Dies kann jederzeit geschehen, weswegen du auch ausstehende Rechnungen beachten musst.
Einen neuen Eigentümer hinzufügen
Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass der neue Eigentümer in deinem PMS korrekt aufgeführt ist. Aktualisiere die Details oder erstelle einen neuen.
Weiterlesen: Create, edit or import owners
Den neuen Eigentümer mit dem Objekt verknüpfen
Gehe zu dem betreffenden Objekt und verknüpfe den neuen Eigentümer. Das Datum, an dem seine Vereinbarung in Kraft tritt, ist das Übertragungsdatum zwischen dem alten und dem neuen Eigentümer. Die Vereinbarung des vorherigen Eigentümers läuft automatisch an dem Datum aus.
Weiterlesen: Linking an owner to an object and creating a new agreement
Es ist ebenfalls möglich, ein Enddatum für eine Vereinbarung einzustellen, z. B. wenn ein Objekt sich zwischen Eigentümer befindet. Bearbeite die alte Vereinbarung und gebe das Enddatum ein, um sie zu beenden. Eine neue Vereinbarung kann dann mit einem eigenen Startdatum erstellt werden.
Die Rechnungen des alten Eigentümers erstellen
Wenn das Objekt verkauft wird, werden die jährlichen Kosten oft schon beim Notar abgerechnet. Du musst diese Kosten auch im PMS abrechnen/gutgeschrieben. Möglicherweise bekommst du auch eine Fehlermeldung, wenn du eine neue Vereinbarung hinzufügst, weil die alte Vereinbarung Rechnungen enthält, die die Änderung blockieren. Diese musst du dann manuell bearbeiten.
Blockierende Rechnungen gutschreiben
Öffne die blockierten Rechnungen in einem neuen Tab. Um sie gutzuschreiben, klicke auf die Schaltfläche „Gutschrift erstellen“. Diese Gutschrift musst du manuell versenden. Klicke auf „Rechnung senden“ und wähle auf dem folgenden Bildschirm „Manuell senden“ statt per E-Mail. Auf diese Weise wird der Eigentümer nicht benachrichtigt.
In der ursprünglichen wiederkehrenden Rechnung siehst du nun, dass der ausstehende Betrag mit der Gutschrift beglichen wurde.
Neue Vereinbarung hinzufügen
Da die blockierenden Rechnungen jetzt entfernt wurden, kannst du die neue Vereinbarung des Eigentümers auf dem Objekt hinzufügen.
Weiterlesen: Linking an owner to an object and creating a new agreement
Wiederkehrende Kosten in neue Rechnungen aufteilen
Einige wiederkehrende Kosten, die du gerade gutgeschrieben hast, möchtest du aber noch bezahlt bekommen. Ein Teil (bis zum Übertragungsdatum) muss noch vom alten Eigentümer bezahlt werden, ein Teil (ab dem Übertragungsdatum) vom neuen Eigentümer.
Erstelle für den alten Eigentümer eine neue wiederkehrende Rechnung, indem du auf „Periodische Rechnung“ unter dem Objekt in der Eigentümerkarte klickst. Klicke dann auf „Zeitraum anpassen“ und ändere das Enddatum auf das Datum der Übertragung. Du kannst auch einstellen, welche wiederkehrenden Kosten du auf diese Weise abrechnen willst. Klicke dann auf „Erstellen“. Die Rechnung wird nun als Entwurf in der Eigentümerkarte aufgeführt und kann versendet werden.
Weiterlesen: Objects and agreements in the owner page
Für den neuen Eigentümer erstellst du auf die gleiche Weise eine neue wiederkehrende Rechnung, aber hier ist der angepasste Zeitraum vom Übertragungsdatum bis zum Jahresende oder einem anderen Datum, an dem du die jährlichen Abrechnungen versenden willst.