Rezeptionsaufgaben im Zusammenhang mit Eigentümern

Eigentümermanagement

Eigentümerkarte

Auf der Eigentümerkarte kannst du den Block „Objekte“ verwenden, um schnell Informationen über die Objekte dieses Eigentümers zu sehen und auch die entsprechenden Vereinbarungen zu finden.

Objekte und Vereinbarungen auf der Eigentümerkarte

Es kann sein, dass du einen neuen Eigentümer mit einem Objekt verknüpfen musst, wenn dieses verkauft wird. Dies kann jederzeit geschehen, weswegen du auch ausstehende Rechnungen beachten musst.

Den Eigentümer eines Objekts ändern

Im Block „Zugang zum Eigentümerportal“ der Eigentümerkarte im PMS werden alle Personen angezeigt, die mit dem Eigentümer über ihre eigene E-Mail-Adresse verbunden sind.

Zugang zum Eigentümerportal

Du kannst die Rolle eines Eigentümers übernehmen, um Einblick in sein Eigentümerportal, d. h. seine persönlichen Umgebung, zu erlagen. Wenn ein Eigentümer Fragen hat, kannst du ihm so einfach weiterhelfen.

Die Rolle eines Eigentümers übernehmen

Rechnungen pro Eigentümer anzeigen

Mitreisende Gäste der Eigentümer

Via Rezeptionsmitteilungen kannst du Eigentümern eine E-Mail schicken, um sie z. B. über Ereignisse in deinem Park zu informieren, Vereinbarungen zu verschicken oder mitzuteilen, dass Abrechnungen später als gewöhnlich bezahlt werden.

Rezeptionsmitteilungen an Eigentümer senden

Mit einem Label kannst du einen Eigentümer charakterisieren und schnell Vorlieben oder andere Informationen über einen Eigentümer abrufen. So kannst du ganz einfach besondere Informationen über deine verschiedenen Eigentümer speichern.

Eigentümerlabel

Wenn ein Eigentümer seine eigenen Objekte vermieten möchte, kann er dazu den einmalig erstellten Werbelink verwenden. Das PMS erkennt Reservierungen über diesen Link und bucht sie auf den „Über Eigentümer“-Channel.

Werbelink für Eigentümer 

Dokumente, die sich auf einen Eigentümer beziehen, können zur Eigentümerkarte hochgeladen werden, sodass du jederzeit auf sie zugreifen kannst. Diese Dokumente kannst du auch mit dem Eigentümer teilen, indem du sie im Eigentümerportal sichtbar machst.

Dokumenten zur Eigentümerkarte hochladen

Adressetiketten drucken

Suche in unseren hilfreichen Artikeln, um eine Antwort auf deine Frage zu finden

www.bookingexperts.com

Updates

Developer Portal

Unterstützung bei deinen ersten Schritten mit BEX

Onboarding

Was du wissen musst, bevor du mit dem Onboarding beginnst

Bevor du loslegst

Willkommen bei Booking Experts! In diesem Artikel findest du eine Übersicht mit den ersten Schritten bei Booking Experts, sodass du dich darauf vorbereiten kannst, mit dem BEX PMS zu arbeiten.

Die ersten Schritte bei Booking Experts

Du kannst dich auf verschiedene Weisen bei Booking Experts anmelden: mit E-Mail-Adresse und Passwort, mit einem Google- oder einem Microsoft-Konto.

Bei Booking Experts anmelden

Der hellgrüne obere Teil der Menüleiste konzentriert sich auf Optionen zu den Kontodetails, Aktualisierungen von Booking Experts oder Rezeptionsmitteilungen.

Menüleiste im BEX PMS

Jeder Mitarbeiter, der das Booking Experts System nutzt, hat sein eigenes Profil in der Software. Dieses wird beim Onboarding eingerichtet oder wenn ein/e neue/r Mitarbeiter/in in das System eingeführt werden soll.

Dein Benutzerkonto bearbeiten

Checkliste und Academy

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Module

Daten, die du aus anderen Systemen übernehmen kannst

Daten importieren

Organisations- und Verwaltungseinstellungen

Organisationsüberblick für Organisationen mit mehreren Verwaltungen

Wissenswertes zur Einrichtung von Mitarbeiterkonten

Mitarbeitereinstellungen

Das Erscheinungsbild deiner Kommunikation

Brand und Gestaltung

Allgemeine Geschäftsbedingungen

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Objekte hinzufügen

Ausstattungen

Einzelne Objekte und ihre übergeordneten Typen

Typen und Objekte

Medien

Richte deine Preispolitik und Finanzen ein

Preise und Finanzen

Finanzeinstellungen

Mietpreise für verschiedene Typen und Zeiträume

Preislisten

Füge Kosten für Extras und Gebühren hinzu

Kostenpositionen

CMS einrichten

Umschalten zwischen BEX PMS und BEX CMS

Als Park Manager kannst du im CMS eigene Konten für Mitarbeitende anlegen und ihre Rechte festlegen.

Zugangsrechte für CMS-Nutzer

Website-Einstellungen

Webseiten

Wie Reservierungen über deine Website gemacht werden

Suchen & Buchen

Definiere das Erscheinungsbild deiner Website

Markenidentität

E-Mail-Kampagnen

Ferienhäuser zum Verkauf auf deiner Website anbieten

Verkauf

Alles, was deine Rezeption täglich benötigt

Täglicher Gebrauch des PMS

Schnelle Übersicht der Check-ins und Check-outs

Dashboard

Starten mit dem Modul Reservierungen und Rezeptionsmitteilungen

Reservierungen und Mitteilungen

BEX PMS

Planboard

Eine neue Planboard-Reservierung

Planboard - Einstellungen

Planboard - Legende

Planboard - Filterung

Praktische Tastenkombinationen, die deine Arbeit erleichtern können

Tastaturkürzel für das Planboard

Planboard - Einchecken und Auschecken

Planboard - Reservierung verschieben

Reservierung eines Clusters und Anzeige auf dem Planboard

Planboard - Terminauswahl

Planboard - Einstufung

Planboard - Wechsel zwischen den Verwaltungen

Planboard - Reservierung ansehen

Planboard - Suchfunktion

Planboard - Eröffnung und Abschluss

Planboard - Anzeigemodus, Farben und Symbole

Einstellungen, die für deine gesamte Organisation gelten

Organisationseinstellungen

Ein Label weist den Benutzer auf wichtige Aspekte der verschiedenen Module und Daten im PMS hin. Vergeben Sie zum Beispiel das Label 'treuer Gast' für Gäste, die zum vierten Mal da waren, oder das Label 'renoviert' für Objekte, die renoviert wurden. Sie können diese Labels selbst erstellen und ihnen eine gewünschte Farbe und ein Emoji geben.

Zweck von Labels

Sonderperioden

Sonderperioden erstellen und bearbeiten

Feiertage auf deiner Website anzeigen

Mitarbeiter

Verwalte die Ausstattungen deiner Typen, Objekte und Verwaltungen

Marken

Verwalte dein Buchungsportal und Digitale Gästemappe

Portaleinstellungen

Einstellungen, die innerhalb einer Verwaltung gelten

Verwaltungseinstellungen

In den Verwaltungseinstellungen legst du fest, welche persönlichen Daten Gäste von sich und ihren Mitreisenden bei einer Reservierung eingeben müssen.

Verwaltungseinstellungen für Gäste

Beschreibung des Parks und seiner Umgebung

Postleitzahlen ausschließen

Zeiträume

Reservierungseinstellungen

Verwalte die Channels, über die Reservierungen gemacht werden

Channelmanagement

Allgemeine Rechnungs- und Buchhaltungseinstellungen

Alles über die Kommunikation mit Gästen und Eigentümern

Kommunikation

Über Typen, Objekte, Verfügbarkeit und Zählerstände

Setup

Haustiere erlaubt/nicht erlaubt

Im BEX PMS kannst du Medien zu Typen und Objekten hinzufügen, sodass deine Gäste beim Buchen einen guten Eindruck von den unterschiedlichen Unterkünften erhalten.

Medien zu Typen oder Objekten hinzufügen

Anhang Text für E-Mails Objekte/Typen

Falls du über einen Lageplan verfügst, kannst du deinen Gästen während des Buchungsvorgangs die Auswahl eines Objekts auf dem Plan ermöglichen. Auf diese Weise können deine Gäste das Objekt auswählen, das ihren persönlichen Anforderungen am besten entspricht.

Einen Lageplan hinzufügen und bearbeiten

Einzelne Objekte werden unter Typen zusammengefasst

Typen

Objekte

An- und Abreisepläne

Typen und/oder Objekte als nicht verfügbar markieren

Gesperrte Zeiträume

Zählerstandmodul

Alles über Kostenpositionen, Preislisten, Kautionen und Rabatte

Preispolitik

Preisliste

Kautionen in Rechnung stellen und zurückerstatten

Kaution

Kostenpositionen für alles, was nicht im Mietpreis enthalten ist

Rabatte

Biete einen Aufenthalt inklusive Extras an

Arrangements

Bündel Extras, sodass sie zusammen gebucht werden können

Bundles

Rechnungen, Zahlungen und die Buchhaltung

Finanzen

Falls du mit Eigentümern zusammenarbeitest, musst du einen DAC7-Bericht einreichen. Das BEX PMS kann dir helfen, die nötigen Daten zu versammeln. Lese diesen Artikel, um zu erfahren, welche Informationen gefragt werden und welche Fehlermeldungen damit oft zusammenhängen.

DAC7: Was ist das und welche Informationen werden benötigt?

DAC7-Bericht erstellen und prüfen

Rechnungen bearbeiten, versenden und bezahlen

Rechnungsmanagement

Zahlungsbedingungen, Batch-Zahlungen, Zahlungsmethoden und mehr

Zahlungen

Mehrwertsteuer, Gewinn- und Verlustrechnung und Sachkonten

Buchhaltung

Reservierungsmanagement

Übersicht der verbliebene Nächte und Erklärung zur Kurtaxe

Export der Reiserücktrittsversicherungen

Öffne die Kontaktseite des Buchers, indem du auf dessen Namen im Kontaktemodul klickst. Hier werden alle persönlichen Daten, sowie die Daten über seine Reservierungen und Rechnungen angezeigt.

Den Kontakt des Buchers verwalten

Reservierung

Gästebewertungen anfragen und weiterverfolgen

Bewertungen

Ein Gutschein für eine stornierte Reservierung

Voucher

To-dos für einen reibungslosen Betrieb verwalten und zuweisen

To-dos-Modul

Eigentümer sind eigentlich für die Instandhaltung verantwortlich, tatsächlich erledigt jedoch oft das Parkpersonal die jeweiligen To-dos. Diese Arbeit möchtest du natürlich dem Eigentümer in Rechnung stellen.

To-dos dem Eigentümer in Rechnung stellen

Materialkosten und Stundensätze

Ausführende und To-dos

To-do-Listen

Follower von To-do-Listen

Mit der Planungsübersicht innerhalb vom BEX PMS hast du die Möglichkeit, (noch) nicht geplante To-dos unterschiedlichen Auszuführende zuzuteilen. 

To-dos planen

Einrichtungen im PMS sind öffentliche oder gemeinsame Orte, wie z. B. Schwimmbäder oder Spielplätze, an die du To-dos koppeln kannst. Du teilst To-dos und wiederkehrende To-dos auf die gleiche Weise einer Einrichtung zu, wie einem Objekt.

Einrichtungen im To-dos-Modul

Verschiedene Arten von Todos erstellen und bearbeiten

To-dos-Management

Drittunternehmen

Du kannst die Rolle eines Ausführenden oder Drittunternehmens übernehmen, um deren Informationen aufzurufen oder Handlungen in ihrem Namen durchzuführen. Du kannst die Rolle auf der Seite übernehmen, wo die Kontaktinformationen gespeichert sind.

Die Rolle eines Ausführenden oder Drittunternehmens übernehmen

Eine Kasse für den direkten Verkauf von Produkten

Kasse

Mit dem Kassenmodul kannst du Produkte verkaufen und Bezahlungen über unterschiedliche Zahlungsmethoden empfangen. Außerdem kannst du mehrere Kassen einrichten, falls du Verkaufsstellen zusätzlich zu deiner Rezeption hast. Öffne und schließe die Kasse an jedem Tag, an dem du sie verwendest. Mit diesen Zählungen kannst du den Ist- mit dem Soll-Bestand abgleichen.

Mit dem Kassenmodul beginnen

Du kannst eine oder mehrere Kassen erstellen. Am besten erstellst du eine Kasse für jede Verkaufsstelle und gibt der Kassenname diese eindeutig wieder. Nach der Erstellung muss die Kasse zur Verwendung geöffnet werden.

Eine Kasse erstellen und öffnen

Füge die Produkte hinzu, die du verkaufen möchtest. Diese kannst du Produktgruppen zuordnen.

Produkte und Produktgruppen hinzufügen

Da du den Preis eines Produktes anpassen kannst, kannst du auch ein Produkt für Artikel mit variablen Preisen anlegen. Die damit verbundene USt. kannst du jedoch nicht anpassen.

Produkte mit variablen Preisen

Die Verwendung eines Barcode-Scanners kann die Arbeit mit dem Kassenmodul beschleunigen.