BEX E-invoicing: Installatie & opstarten

Met BEX E-invoicing kun je verbinding maken met het Peppol-netwerk om eenvoudig e-facturen te verzenden. Voldoet aan lokale regelgeving.

E-facturatie is alleen mogelijk voor B2B-facturen die je verzendt. Dit kunnen facturen zijn aan zakelijke gasten of zakelijke eigenaren.

In onze App Store lees je meer over wat BEX E-invoicing jou kan bieden.

Wanneer is e-facturatie verplicht?
Verschillende Europese landen hebben plannen om B2B e-facturatie te stimuleren of wettelijk te verplichten.
Lees hier meer over de verwachtingen: E-facturatie instellen

Hoe installeer je de app?

Ga naar het overzicht van 'Beschikbare apps' en gebruik de zoekbalk om de BEX E-invoicing app te vinden. Klik op de knop 'App installeren'.
Lees meer: Aan de slag met BEX App integraties

Zorg ervoor dat voor elk van de administraties die je aan deze app koppelt, het btw-nummer en het bedrijfsregistratienummer correct zijn ingevoerd in de administratie-instellingen! Hierdoor kan er voor elke administratie automatisch een Peppol-afzender worden aangemaakt op het Peppol-netwerk. Dit hoef je dus niet zelf te doen.

Instellingen afronden

In de app zelf zijn er geen verdere instellingen. In je PMS heb je nu wel enkele mogelijkheden die je moet kennen om te beginnen met het verzenden van e-facturen.

Btw- en bedrijfsregistratienummer

  • Het bedrijfsregistratienummer van Nederlandse bedrijven is het KvK-nummer. Nederlandse bedrijven hebben een apart btw-nummer.

  • Het bedrijfsregistratienummer van Belgische bedrijven is het ondernemingsnummer, zoals geregistreerd bij de KBO. Het btw-nummer voor Belgische bedrijven is hetzelfde nummer, enkel met 'BE' als voorvoegsel.

  • Het bedrijfsregistratienummer van bedrijven in het VK is het Company Number. Britse bedrijven hebben een apart btw-nummer.

  • Het bedrijfsregistratienummer van Franse bedrijven is het SIRET-nummer. Het btw-nummer van Franse bedrijven bestaat uit twee letters en twee cijfers gevolgd door het SIREN-nummer (wat overeenkomt met de eerste 9 cijfers van het SIRET-nummer).

Naast je eigen gegevens, moet je ook het btw-nummer en het bedrijfsregistratienummer van de ontvangers van je facturen controleren. Als je e-facturatie wilt gebruiken voor je zakelijke eigenaren of zakelijke gasten, zorg er dan voor dat hun contact is bijgewerkt met de juiste informatie. Als er een afwijkend factuuradres is ingevoerd, zal dat gebruikt worden.

Een e-factuur verzenden

Bij het verzenden van B2B-facturen kun je nu kiezen voor verzenden via Peppol, naast de bekende opties van verzenden via e-mail of handmatig. De optie 'Verzenden via Peppol' is niet beschikbaar als de ontvanger geen bedrijf is.

Wat als je de factuur samen met de bevestigingsmail verstuurt?
In dit geval selecteer je twee verzendopties: verzenden via Peppol voor de factuur, en verzenden per e-mail voor het bevestigingsbericht. De e-mail heeft dan geen factuur in de bijlage.

E-facturen in bulk verzenden

Ga naar het tabblad 'Concept' van je factuuroverzicht. Hier kun je het nieuwe filter 'Peppol ontvangststatus' gebruiken om een shortlist te maken van facturen die voldoen aan de vereisten voor e-facturatie. Selecteer hier meerdere facturen, en kies vervolgens voor verzenden via Peppol. Hiermee worden alle geselecteerde facturen als e-factuur verzonden.

Automatisch e-facturen verzenden

In sommige gevallen kan een e-factuur automatisch worden verzonden.

  • Als je factureren bij bevestiging hebt ingeschakeld, wordt een e-factuur automatisch aan gasten verzonden wanneer:
    - De reservering is gemaakt via een kanaal dat reserveringen mag bevestigen
    - Een betaling voor de reservering is ontvangen
    - De aankomstdatum van de bevestigde reservering vandaag is

    Lees meer over factureren bij bevestiging: Moment van factureren (boekingsfactuur)

  • Als je een kanaal factureert en in de instellingen van dit kanaal 'Kanaalfactuur automatisch versturen' hebt ingeschakeld.

Redenen voor mislukte aflevering

Er zijn twee redenen waarom een e-factuur mogelijk niet bij de ontvanger kan worden afgeleverd.
1. De ontvanger heeft een onjuist btw-nummer of een onjuist bedrijfsregistratienummer. Dit betekent dat je de contactgegevens van de ontvanger moet bijwerken.
2. De ontvangende partij is niet actief op het Peppol-netwerk. Je kunt de ontvanger hierover informeren, maar over het algemeen betekent dit dat je de factuur toch nog per e-mail moet verzenden.

Een mislukte factuur opnieuw verzenden

Open de mislukte factuur. In de zijbalk aan de rechterkant, onder de items in het navigatiemenu, zie je een melding dat de e-factuur niet via Peppol kon worden afgeleverd. Nadat je de reden voor het mislukken van de e-factuur hebt gecorrigeerd, klik je op 'Verzenden opnieuw proberen' in deze melding.
Als je de situatie niet tijdig kunt corrigeren, is het nog steeds mogelijk om dezelfde factuur per e-mail verzenden.

Filteren op mislukte Peppol ontvangststatus

In je factuuroverzicht kun je het filter voor Peppol ontvangststatus gebruiken om alle facturen die bij het in bulk versturen van e-facturen mislukt zijn, in een overzicht te krijgen.