Eigenaarfacturen innen met automatische incasso

Kosten die je in rekening brengt bij eigenaren kun je innen via automatische incasso. Eigenaren moeten hier toestemming voor geven via het eigenarenportaal.

Automatische incasso voor eigenaren moet door Booking Experts voor jouw administratie worden geactiveerd. Neem hiervoor contact op met je Onboarding specialist of stuur een e-mail naar support@bookingexperts.com.

In het kort

  • Als je automatische incasso hebt laten activeren voor je administratie, moet je er nog wel voor zorgen dat je eigenaren ook minstens één betaalmethode beschikbaar hebben voor de eerste betaling. Hiervoor ga je naar de instellingen van een betaalmethode.

  • Als je eigenaren toestemming geven voor automatische incasso via hun eigenarenportaal, bevestigen zij dit door 1 euro te betalen. Dit bedrag wordt automatisch als betaling geregistreerd op de volgende factuur die met automatische incasso wordt betaald.

  • Er worden een aantal sjablonen verstuurd naar je eigenaren, controleer deze en pas aan waar nodig zodat je eigenaren juist geïnformeerd worden.

  • Facturen worden op de factuurdatum geïnd, maar de verwerking daarvan kan wel vijf dagen duren. Ook worden voor automatische incasso’s die in eerste instantie mislukken, drie dagen op rij een nieuwe poging gedaan. Wacht dus een week voordat je mislukte automatische incasso’s gaat identificeren op basis van de betalingsstatus.

Betaalmethodes instellen voor automatische incasso

Ga naar 'Betaalmethodes' in de financiële module. Bepaal welke BEX Payments betaalmethode je beschikbaar wilt maken voor je eigenaren om te gebruiken voor de eerste betaling waarmee automatische incasso bevestigd wordt.

Let op dat hoewel 'Creditcard' ingesteld kan worden als betaalmethode voor automatische incasso, je hier waarschijnlijk wel transactiekosten voor gaat betalen.

Open de betaalmethode, en zet een vinkje bij betalingstype 'Automatische incasso'. Sla de instellingen opnieuw op.

Doe dit voor minstens één betaalmethode. Als je meerdere betaalmethodes beschikbaar stelt, kunnen eigenaren zelf kiezen welke ze willen gebruiken.

Keuzes en toestemming door eigenaren

Op het moment dat automatische incasso voor een eigenaar beschikbaar komt, moet de eigenaar dat activeren in het eigenarenportaal. Hierbij kan de eigenaar kiezen om automatische incasso toe te passen op alle facturen, of slechts voor specifieke soorten facturen.

Soorten facturen:
Meterstandenfacturen
Losse eigenaarfacturen
Periodieke facturen
Huurafrekeningen (indien bedrag negatief is)
Takenfacturen
Energiekostenvoorschotten

Indien er meer dan één betaalmethode beschikbaar is, kan de eigenaar kiezen met welke methode de bevestigingsbetaling wordt uitgevoerd. Vervolgens geeft de eigenaar toestemming en wordt er 1 euro betaald om de incasso te bevestigen.

  • Deze betaling van 1 euro wordt automatisch geregeld, hiervoor hoef je geen eenmalige factuur te maken of zelf te verrekenen met een eigenarenfactuur.

  • Open de eigenarenpagina en zweef met je muis over het automatische incasso vinkje bij Gegevens eigenaar, om te zien voor welke soorten facturen automatische incasso is ingeschakeld.

E-mail sjablonen voor incasso

Bepaal voor onderstaande sjablonen of je deze wilt activeren, en zo ja, of je de standaard berichtinhoud wilt aanpassen.

  • Eigenaar factuur wanneer er nog wel een betaling nodig is: Wordt verstuurd wanneer er een factuur klaar staat in het eigenarenportaal. Standaard bevat dit bericht de factuur in de bijlage en een betaalverzoek. Als sommige eigenaren wel automatische incasso gebruiken maar anderen niet, benoem dan dat deze factuur automatisch geïnd gaat worden indien de eigenaar dit heeft ingesteld.

  • Eigenaar notificatie van mislukte automatische incasso: Wordt verstuurd wanneer een automatische incasso na drie pogingen alsnog is mislukt, vanwege het ontbreken van een mandaat of vanwege onvoldoende saldo. De standaardinhoud bevat een link naar de factuur in het eigenarenportaal om daar handmatig te betalen en eventueel automatische incasso opnieuw in te stellen.

Wat als automatische incasso mislukt?

Controleer eerst of de automatische incasso wel echt mislukt is, of dat de incasso enkel nog niet verwerkt is. Het kan namelijk wel 5 dagen duren voordat het bedrag op je rekening staat. Houdt er ook rekening mee dat er voor elke factuur drie pogingen tot automatische incasso gedaan worden, over drie dagen.
Wacht dus tot minimaal een week na de factuurdatum voordat je de betaalstatus van eigenarenfacturen controleert.

Als de automatische incasso mislukt is, ontvangt de eigenaar een notificatie dat de factuur niet geïnd kon worden, zie het bovenstaande sjabloon. Mogelijke redenen dat de incasso niet lukte:

  • Onvoldoende saldo op rekening eigenaar: De factuur moet handmatig door de eigenaar betaald worden. De automatische incasso is nog steeds geldig voor toekomstige facturen.

  • Het factuurbedrag was hoger dan 1000 euro: Het plafond voor automatische incasso is 1000 euro per transactie. Indien de factuur hoger is dan dit bedrag, kun je de limiet door Mollie laten verhogen. BEX Payments werkt met Mollie.

  • IBAN rekeningnummer van eigenaar onbekend: Om automatische incasso te kunnen uitvoeren moet er een IBAN bankrekeningnummer aanwezig zijn in de contactinformatie van de eigenaar.

Incasso onderweg:
Als er een automatische incasso is uitgevoerd, maar deze betaling wordt nog verwerkt, zie je in de betreffende factuur deze tekst bij de betalingen:
'Deze factuur heeft nog een betaling openstaan bij Mollie/BEX Payments'.