Eigenarenbeheer

De eigenarenkaart is de detailpagina van een specifieke eigenaar in je reserveringssysteem. Hier vind je een overzicht van alle zaken gerelateerd aan deze eigenaar, verdeeld in dashboard blokken per onderwerp.

Eigenarenkaart

In de eigenarenkaart kun je via het blok 'Objecten' snel informatie inzien over de objecten van deze eigenaar, en ook de juiste afspraken vinden.

Objecten en afspraken in de eigenarenkaart

Het kan zijn dat je midden in het jaar of op een onverwacht moment een andere eigenaar moet koppelen aan een object. Hiermee zijn ook lopende facturen gemoeid. Hoe pak je dat aan?

Eigenaar wisselen op object

Maak namens een eigenaar een reservering voor het eigen object.

Reservering maken namens eigenaar

Het blokje 'Toegang tot eigenarenportaal' op een eigenarenkaart in het PMS toont alle personen die met een eigen e-mailadres gekoppeld zijn aan de eigenaar.

Personen met toegang tot eigenarenportaal

Je kunt de rol van een eigenaar overnemen om mee te kijken in hun eigenarenportaal, hun persoonlijke pagina. Als een eigenaar vragen heeft, kun zo je eenvoudig zelf zien waar de eigenaar toegang tot heeft. 

Rol van een eigenaar overnemen

Facturen per eigenaar inzien

Medegasten van eigenaren

Via receptieberichten kun je een e-mail sturen naar de eigenaren. Dit zou je bijvoorbeeld kunnen gebruiken voor een mededeling dat een afrekening later in de maand komt dan normaal, om ze te informeren over calamiteiten op het park, of voor het versturen van een overeenkomst.

Receptiebericht naar eigenaren

Met een label kun je een eigenaar kenmerken, en zo snel voorkeuren of andere informatie over een eigenaar naar voren brengen. Hierdoor sla je gemakkelijk bijzondere informatie over je verschillende eigenaren op.

Eigenaarlabels

Wanneer een eigenaar zijn eigen object wil verhuren dan kan hij hiervoor de uniek aangemaakte promotielink gebruiken. Het BEX PMS herkent reserveringen die via deze link zijn gemaakt en boekt deze via het kanaal 'Via eigenaar'.

Promotielink voor eigenaren

Documenten die betrekking hebben op een eigenaar, kun je in de eigenarenkaart uploaden. Hierdoor heb je altijd bij de hand. Je kunt de documenten ook delen met de eigenaar door ze zichtbaar te maken in het eigenarenportaal.


Documenten uploaden in de eigenarenkaart

Privacy - Recht op inzicht en vergetelheid voor eigenaren

Je kunt adreslabels exporteren in een formaat dat geschikt is voor een labelprinter. Dit kan je doen voor een individuele eigenaar, of voor meerdere eigenaren tegelijkertijd.

Adreslabels printen voor eigenaren

Zoek naar handige artikelen die een antwoord op je vraag bevatten

www.bookingexperts.com

Updates

Developer Portal

Ondersteuning bij de eerste stappen met BEX

Onboarding

Wat je moet weten voordat het onboardingproces start

Voor je begint

Welkom bij Booking Experts! Hier vind je een overzicht van wat er nu gebeurt en hoe je kunt starten met je BEX PMS.

Starten met Booking Experts

Inloggen op je Booking Experts account kan op de volgende manieren: met een e-mailadres en wachtwoord met MFA, of met SSO via een Google of Microsoft account.

Inloggen bij BEX PMS of CMS

De gebruikersrol die aan je account is gekoppeld, bepaalt hoe je met BEX PMS werkt. Je kunt een werknemer zijn van een organisatie met één of meerdere parken, een eigenaar die zijn/haar accommodatie verhuurt, een uitvoerder of externe partij die taken uitvoert of diensten verleent, of zelfs een reisbureau dat vakanties boekt voor klanten. Voor BEX CMS is er slechts één gebruikersrol.

Gebruikersrollen binnen BEX PMS en CMS

Het lichtgroene bovenste deel van de menubalk richt zich op opties voor accountgegevens, updates van Booking Experts of ontvangstberichten. 

Menubalk in het BEX PMS

Elke medewerker die met Booking Experts werkt heeft een eigen profiel in het BEX PMS. Het profiel wordt tijdens de onboarding ingericht of wanneer een nieuwe medewerker bij jou begint te werken.

Je medewerkerprofiel aanpassen

Checklist en Academy

Over gegevensbescherming voor jou en je gasten

Privacy en dataveiligheid

Modules

Gegevens importeren

Organisatie- en administratie-instellingen

Alle organisaties met meerdere administraties hebben een Organisatie-overzicht. In dit overzicht heb je als organisatiemanager inzicht in de gebundelde gegevens van alle administraties.

Overzicht voor organisaties met meerdere administraties

Wat je moet weten over het instellen van accounts voor medewerkers

Medewerkers instellen

Merk en uitstraling

Algemene voorwaarden

Domeinen

Objecten toevoegen

Voorzieningen

Types en objecten

Presenteer je aanbod door foto's toe te voegen

Media

Bepaal je prijsbeleid en bedrijfsfinanciën

Prijzen en financiën

Financiële instellingen

Huurprijzen voor verschillende types en tijdsperiodes

Prijslijsten

Kostenposten

CMS instellen

Wisselen tussen BEX PMS en BEX CMS

Als parkbeheerder kun je in het CMS zelf accounts aanmaken voor medewerkers en de rechten van deze medewerkers bepalen.

Toegangsrechten voor CMS gebruikers

Tools

Website instellingen

Website pagina’s

Hoe reserveringen gemaakt worden via je website

Zoek & Boek

Merkuitstraling

E-mailcampagnes

Vakantiehuizen te koop aanbieden op je website

Verkoop

Als je zowel ParcVu als BEX CMS met de verkoopmodule gebruikt, kun je de twee koppelen om eenvoudig prospects te genereren uit geïnteresseerde websitebezoekers. Stel een formulier in op je CMS-website waarin je om de gegevens vraagt die nodig zijn om een prospect te maken in ParcVu.

CMS koppelen aan ParcVu via een formulier

Alle dagelijkse handelingen achter de receptiebalie

Dagelijks gebruik van PMS

Snel inzicht in de check-ins en check-outs

Dashboard

Aan de slag met de reserveringenmodule en receptieberichten

Reserveringen en berichten

BEX PMS

Planbord

Selecteer direct bij het juiste object een beschikbare periode door te klikken en te slepen, of maak eerst een shortlist van objecten door middel van de filters boven in je planbord.

Nieuwe reservering via Planbord

De planbordinstellingen zijn toegankelijk via de knop 'Instellingen' rechtsboven in het planbordscherm, naast je accountnaam.

Instellingen voor het planbord

De planbordlegenda is toegankelijk via de knop 'Legenda' rechtsboven in het planbordscherm, tussen 'Sneltoetsen' en 'Instellingen'.

Planbordlegenda: wat het allemaal betekent

De planbordfilters kunnen worden gebruikt om specifieke reserveringen te vinden, of om de beschikbaarheid voor een nieuwe reservering te verfijnen.

Beschikbare filters in het Planbord

Handige toetscombinaties die je werk gemakkelijker kunnen maken

Sneltoetsen voor het Planbord

Klik op de relevante reservering in het planbord, en de detailweergave zal aan de rechterkant openen. Onderaan deze weergave, onder 'Acties', zie je de datum en tijd van vandaag en de knop om deze reservering ofwel in te checken of uit te checken.

Gasten in- en uitchecken via het Planbord

Met het PMS planbord kun je eenvoudig een reservering naar een ander object verplaatsen, of twee reserveringen van plaats laten wisselen.

Reserveringen verplaatsen of omruilen in het planbord

Een cluster is een combinatie van meerdere objecten, die in het planbord als een enkel object getoond wordt.

Cluster-reservering in het Planbord

Planbord - Datum selectie

Planbord - Sortering

Planbord - Wisselen tussen administraties

Planbord - Reservering inzien

Planbord - Zoekfunctie

Planbord - Openen en sluiten

Planbord - Weergave modus, kleuren en symbolen

Instellingen van toepassing op de gehele organisatie

Organisatie-instellingen

Een label attendeert de gebruiker op belangrijke zaken omtrent de verschillende modules en gegevens binnen het PMS. Denk bijvoorbeeld aan het meegeven van het label 'trouwe gast' bij gasten die al voor de vierde keer verblijven, of het label 'gerenoveerd' aan objecten die een opknapbeurt hebben gehad. Deze labels kun je zelf aanmaken en een gewenste kleur en emoji meegeven.

Doel van labels

Speciale periodes

Speciale periodes aanmaken en bewerken

Het is mogelijk om officiële vrije dagen en feestdagen zichtbaar te maken op je website, zodat gasten hierop kunnen klikken of makkelijker zoeken naar beschikbaarheid in bijvoorbeeld de kerstperiode.

Feestdagen selecteerbaar maken op de website

Medewerkers

Beheer de voorzieningen van je types, objecten en administraties

Merken

Beheer je boekingsportaal en gastenportaal

Portaalinstellingen

Instellingen van toepassing binnen een administratie

Administratie-instellingen

In de administratie-instellingen kun je verschillende keuzes maken die bepalen hoe je gasten hun gegevens en die van hun reisgenoten invoeren voor een reservering.

Administratie-instellingen voor gasten

Omschrijving van het park en de omgeving

Postcodes uitsluiten

Periodegroepen worden toegepast in de instellingen van kosten, arrangementen, auto e-mails en kortingsacties, om te bepalen wanneer deze items geldig, actief, of toepasbaar zijn. 

Periodegroepen

Reserveringsinstellingen

Beheer de kanalen via welke reserveringen gemaakt worden

Kanaalbeheer

Algemene facturatie- en boekhoudingsinstellingen

Over communiceren met gasten en eigenaren

Communicatie

Over types, objecten, beschikbaarheid en meterstanden

Inrichting

Of een late check-out mogelijk is, wordt bepaald in de instellingen van het geboekte type.

Een late check-out instellen en herkennen

Hoe geef je aan of huisdieren zijn toegestaan? Dit wordt per object gedaan, in de objectinrichting. In de type-instellingen kun je instellen hoeveel huisdieren gasten mogen meenemen, maar dit wordt enkel toegepast als het geboekte object huisdieren toestaat.

Huisdieren wel/niet toestaan

Voor je verschillende types en objecten kun je in het BEX PMS media toevoegen. Zo hebben gasten direct een goed beeld van de accommodatie die zij willen boeken.

Media toevoegen aan types en objecten

Informatie over types, objecten, of objectinrichtingen exporteren.

Export van objecten/types

In auto-e-mails en sjablonen kun je nuttige informatie over een object of type toevoegen die vooraf is gedefinieerd in de object- of type-instellingen.

Bijlage tekst voor e-mails objecten/types

Wanneer je beschikt over een plattegrond, kun je deze gebruiken om de gast tijdens het reserveringsproces een object te laten kiezen op de plattegrond. Zo kunnen gasten het object kiezen dat het beste aansluit bij hun persoonlijke wensen. In dit artikel wordt meer uitleg gegeven over het aanmaken, inrichten en boeken op een plattegrond.

Boeken op de kaart

Types

Objecten

Aankomst- en vertrekschema’s

Types en/of objecten markeren als niet-beschikbaar

Geblokkeerde periodes

Over het bijhouden en afrekenen van meterstanden

Meterstandenmodule

Alles over kostenposten, prijslijsten, borg en kortingen

Prijsstelling

Borg

Kostenposten voor alles dat niet binnen de huurprijs valt

Kortingen

Het aanbieden van een verblijf inclusief extra's

Arrangementen

Bundel extra's om onafhankelijk van verblijf aan te bieden

Bundels

Over facturen, betalingen, en boekhouding

Financieel

Een financiële administratie is een essentieel onderdeel je bedrijf, ongeacht de omvang. Je wil nauwkeurige en betrouwbare financiële informatie die nodig is voor het nemen van beslissingen, het beheren van financiële middelen en het voldoen aan wettelijke vereisten.

Aan de slag met de financiële module

Als je vakantiepark met eigenaren werkt in de eigenarenmodule, moet je een DAC7 rapport aanleveren bij de belastingdienst. Het BEX PMS kan je helpen door de vereiste gegevens te leveren. Lees dit artikel om erachter te komen welke gegevens je nodig hebt, en welke foutmeldingen vaak voorkomen bij het samenstellen van deze gegevens.

DAC7: wat is het en welke gegevens zijn vereist?

Een DAC7 rapport maken en controleren

Om een DAC7 rapport in te leveren bij de Nederlandse Belastingdienst maak je waarschijnlijk gebruik van Digipoort. Met onze DAC7 Digipoort Connector app kun je een DAC7 rapport direct vanuit je PMS uploaden in Digipoort.

DAC7 rapport aanleveren via Digipoort

Factuurbeheer

Betalingsregelingen, betaalbatches, betalingsmethoden, en meer

Betalingen

Over btw, resultatenrekening, en grootboekrekeningen

Boekhouding

Reserveringsbeheer

Reserveringen per kanaal inzien

Overzicht verbleven nachten en aangifte toeristenbelasting

In de reserveringen indexpagina kun je een lijst voor export creëren met behulp van de tabbladen en filteropties. Het maken van exports van reserveringen kan je helpen anticiperen op de behoeften van je gasten.

Reserveringen exporteren

Maak een exportbestand met een lijst van alle reserveringen met een annuleringsverzekering. 

Export voor annuleringsverzekering

Open een boekercontact door in de Contactenmodule op de naam van een boeker te klikken. Hier worden de verzamelde persoonlijke gegevens, reserveringsgegevens en factuurgegevens voor dit contact getoond.

Boeker contacten beheren

Reservering

Beoordelingen

Vouchers zijn een tegoed voor reserveringen

Vouchers

Taken beheren en toewijzen voor soepele bedrijfsvoering

Takenmodule

Als je met eigenaren werkt, komt het vaak voor dat de eigenaar in principe verantwoordelijk is voor alle onderhoud, maar dat het personeel van het vakantiepark toch bepaalde onderhoudstaken uitvoert. Deze taken wil je bij de eigenaar in rekening kunnen brengen.