Eenmalige taken aanmaken

Eenmalige taken zijn taken die slechts één keer uitgevoerd hoeven worden, in tegenstelling tot reserveringstaken of periodieke taken. Eenmalige taken zijn flexibel, en kunnen op verschillende plekken in je PMS worden aangemaakt, met of zonder koppeling aan een reservering, object, of faciliteit.
Reserveringstaken
Periodieke taken

In de takenmodule

In de takenmodule kun je eenmalige taken aanmaken door op '+Nieuw' te klikken. Geef de taak een duidelijke naam en wijs deze toe aan een takenlijst, zodat deze op de juiste takenplanning verschijnt. Kies of de taak geldt voor één of meer objecten of faciliteiten, of dat deze geen koppeling heeft. De laatste optie biedt je flexibiliteit, bijvoorbeeld wanneer een boom is omgewaaid en verwijderd moet worden.

Misschien is het nodig dat een taak na voltooiing gecontroleerd wordt. Als je dit vakje aanvinkt, wordt het ook mogelijk om aan te geven dat de taak gefactureerd moet worden. Als een taak gefactureerd moet worden, kunnen uitvoerders kosten en tijdkaarten invoeren wanneer zij aan de taak werken.
Kosten verbinden aan taken
Uren registreren met tijdkaarten
Taken factureren aan eigenaren

In de reserveringsmodule

Met een eenmalige taak kun je iets speciaals voor je gasten doen, zoals het bezorgen van een doos bonbons voor een huwelijksjubileum. Om er zeker van te zijn dat dit gebeurt, zelfs als de reservering naar een ander object wordt verplaatst, maak je de taak aan in de reservering zelf.

Vind de juiste reservering in de reserveringsmodule. Scroll naar beneden naar de taken, waar je de reeds geplande taken vindt. Klik op '+Taak' om een eenmalige taak aan te maken. Vervolgens zul je zien dat de bij het instellen van deze taak de reserveringsgegevens al voor je ingevuld zijn. Deze taken kunnen ook als urgente taak worden aangemaakt.

In de inrichtingsmodule

Je kunt een eenmalige taak ook aan een object koppelen via de module Inrichting. Vind het juiste object en ga naar het tabblad 'Taken', voor een overzicht van de geplande taken op dit object. Klik dan op '+Nieuw' om een taak aan te maken waar het betreffende object al gekoppeld is. Je kunt ervoor kiezen om met deze taak een check-in op dit object te blokkeren, wat handig kan zijn als je zeker wilt weten dat een reparatie uitgevoerd is voordat de gasten arriveren.