Aan de slag met de takenmodule

Met de takenmodule kun je alle taken die je bedrijf dagelijks draaiende houden automatiseren, inplannen en toewijzen. Of het nu gaat om schoonmaak, onderhoud of spoedeisende reparaties: alles kan worden gepland, zodat je team altijd weet wat er moet gebeuren. Taken kunnen ook worden gefactureerd aan de eigenaren van objecten.

De takenmodule kun je in je Administratie-instellingen in- of uitschakelen. Wanneer deze is ingeschakeld, vind je de Takenmodule tussen de andere modules in BEX PMS.

De basis instellen

De eerste dingen om over na te denken bij het instellen van je takenmodule:

  • Naast objecten en reserveringen, kunnen taken ook aan faciliteiten worden gekoppeld. Dit kunnen bijvoorbeeld je zwembad, de bowlingbaan of andere (algemene) locaties zijn waar taken moeten worden uitgevoerd.

    Lees meer over het aanmaken van faciliteiten voor taken: Faciliteiten in de takenmodule

  • Wanneer je taken aanmaakt, moeten deze aan een takenlijst worden toegewezen. Het wordt aanbevolen om voor elk van je afdelingen of teams die taken moeten uitvoeren een takenlijst aan te maken, zoals ‘Schoonmaak’, ‘Technische dienst’, ‘Onderhoud faciliteiten’ of een specifieke lijst voor een externe partij.

    Lees meer over het aanmaken van takenlijsten: Takenlijsten gebruiken

  • Er zijn uitgebreide mogelijkheden om terugkerende taken te automatiseren, zodat je niet steeds opnieuw dezelfde taak hoeft aan te maken. Neem even de tijd om te lezen over de verschillende soorten taken en hoe je ze kunt gebruiken: Hoe gebruik je de verschillende soorten taken

Taken aanmaken

De taken zelf, en met name geautomatiseerde taken, vormen de kern van de module. Afhankelijk van je operationele behoeften maak je verschillende soorten geautomatiseerde taken aan. Bekijk indien nodig nog eens het artikel over verschillende soorten taken.

  • Maak reserveringstaken aan voor elke terugkerende taak die moet worden uitgevoerd vóór, tijdens of na het verblijf van gasten.
    Lees meer: Reserveringstaken

  • Maak periodieke taken aan voor terugkerende taken die binnen een bepaald tijdsbestek moeten worden uitgevoerd, zoals veiligheidscontroles of het regelmatig schoonmaken van faciliteiten.
    Lees meer: Periodieke taken

  • Voor spontane of eenmalige zaken (zoals het repareren van een kapot raam) kun je altijd een eenvoudige eenmalige taak aanmaken.
    Lees meer: Eenmalige taken aanmaken

Taken beheren

Zodra je (automatische) taken zijn ingesteld en onderverdeeld in takenlijsten, moeten ze effectief worden ingepland en gecontroleerd om een soepele bedrijfsvoering te garanderen.

  • Controleer je takenlijsten nogmaals en stel medewerkers die op de hoogte moeten blijven in als volgers. Lees meer: Wat doet een volger van een takenlijst

  • In de planning van de takenlijst worden niet-toegewezen taken toegewezen aan uitvoerders, de mensen die de taak daadwerkelijk uitvoeren. Lees meer: Takenplanning

  • Beheer taken in bulk vanuit het overzicht en maak of bewerk ze afzonderlijk wanneer dat nodig is. Lees meer: Taken beheren vanuit het overzicht

Uitvoerders en externe partijen

Taken hebben geen zin zonder de mensen die ze uitvoeren. De module maakt onderscheid tussen interne medewerkers (uitvoerders) en externe dienstverleners (externe partijen).

  • Je hebt al uitvoerders toegevoegd aan je takenlijsten, en hen taken toegewezen in de planning. Lees meer over het mobiel-vriendelijke takenportaal dat je uitvoerders gebruiken om onderweg hun toegewezen taken bij te houden: Takenportaal: Uitvoerders login

  • Voor uitbestede werkzaamheden kun je profielen instellen om een externe partij toegang te geven tot de taken die aan hen zijn toegewezen. Lees meer: Wat externe partijen voor taken doen

Taken factureren

Veel taken brengen kosten met zich mee, zoals materiaalkosten of arbeidskosten. Je kunt kosten instellen voor taken, om bijvoorbeeld onderhoud te kunnen factureren aan objecteigenaren.