Vrbo: installatie & opstarten

Vrbo (voorheen bekend als HomeAway) is een online marktplaats voor vakantieverhuur, en onderdeel van Expedia Group.

In onze App Store lees je meer over wat Vrbo jou kan bieden.

Hoe installeer je de app?

Ga naar het overzicht van 'Beschikbare apps' en gebruik de zoekbalk om de HomeToGo-app te vinden. Klik op de knop 'App installeren'.
Lees meer: Aan de slag met BEX App integraties

Je kunt nu de samenwerking opzetten, en daarna teruggaan naar de Vrbo detailpagina om de instellingen te voltooien.

Samenwerking opzetten

Nadat je de Vrbo app geïnstalleerd hebt, meld je je organisatie aan bij Vrbo via de (Engelstalige) VRBO Onboard webpagina. Een Onboarding Specialist van Vrbo zal je verder ondersteunen bij het inrichten van je account bij Vrbo. Tijdens dit proces is het handig bepaalde informatie alvast bij de hand te hebben, lees hier meer over in dit ondersteunende artikel van Vrbo.

Als jouw administratie al een bestaande koppeling heeft met Vrbo via Belvilla of Interhome, kun je een rechtstreekse koppeling met Vrbo pas realiseren als je gegevens niet meer gesynchroniseerd worden door Belvilla of Interhome. Je moet dus eerst met Belvilla of Interhome communiceren om deze synchronisatie stop te zetten. Hierna kan Vrbo rechtstreeks gekoppeld worden.

Instellingen voltooien

In de Vrbo app pagina in je App Store kun je zien dat de app geïnstalleerd is. Om de app verder in te stellen, moet je nog drie stappen doorlopen. Een adverteerder toevoegen, en daar vervolgens je administraties en types aan koppelen. Doe dit nadat je de samenwerking met Vrbo hebt opgezet, zodat je de juiste gegevens kunt invullen.

Adverteerder toevoegen

Klik op ‘Beheer adverteerders’ rechtsboven. Door een adverteerder toe te voegen aan dit overzicht, kun je straks je types gaan aanbieden bij Vrbo. Om een adverteerder toe te voegen klik je op ‘+Adverteerder’, en vul je de volgende gegevens in:

  1. Actief/inactief status: om je types aan te bieden bij Vrbo, zet je deze instelling op ‘Ja’, actief.

  2. Adverteer ID: dit is een nummer uniek voor jouw administratie, gevolgd door _0. Wijzig het cijfer na de underscore alleen in overleg met Vrbo!

  3. Vrbo master brand: dit is een Vrbo (merk-)url waarmee je de taal en munteenheid bepaalt. Dit is ook afgesproken in je contract met Vrbo.

Je kunt deze stappen herhalen als je meerdere adverteerders wilt toevoegen.

Administratie koppelen

Als de adverteerder toegevoegd is, ga je je administratie koppelen. Hiermee zorg je ervoor dat Vrbo kan uitlezen van welke administratie(s) de types aangeboden moeten worden. In het overzicht klik je op de naam van de adverteerder. Vervolgens klik je verder naar ‘Gekoppelde administraties’ en ‘+Gekoppelde administratie’ om een administratie te koppelen. Je vult onderstaande gegevens in:

  1. Actief/inactief status: om je types aan te bieden bij Vrbo, zet je dit vinkje aan. 

  2. Adverteerder: dit is de bovenliggende adverteerder, en is al ingevuld.

  3. Gekoppelde administratie: hier voeg je een administratie toe die je wilt koppelen. 

  4. Facturatie: Selecteer hoe gastfacturen moeten worden afgehandeld. 'Booking Experts Collect' betekent dat je zelf verantwoordelijk bent voor de facturering, 'Advertiser Collect' betekent dat Vrbo verantwoordelijk is voor de facturering.
    Lees meer: Het verschil tussen Booking Experts Collect en Advertiser Collect

  5. Kostenposten die niet gesynchroniseerd moeten worden: hier kun je kostenposten invoeren die niet meegenomen moeten worden in de koppeling met Vrbo.

  6. Annuleringsregeling: hier kies je de annuleringsregeling die je met Vrbo hebt afgesproken.

  7. Toegestane minimumleeftijd van de hoofdboeker.

  8. Veiligheidsmarge: deze veiligheidsmarge is een buffer die ervoor zorgt dat de kans op dubbele boekingen vermindert. De standaardinstelling is 1, deze instelling kun je zo laten staan.

Je kunt deze stappen herhalen als je meerdere administraties wilt koppelen.

Als je een administratie hebt gekoppeld aan de adverteerder, wordt automatisch het kanaal 'Vrbo' aangemaakt in je PMS administratie-instellingen. Hierbij wordt de standaard betalingsregeling toegepast. Wil je een andere betalingsregeling aanhouden? Dan kun je dit aanpassen in de kanaalinstellingen van Vrbo. Ga hiervoor naar het overzicht van kanalen in het instellingenmenu (tandwiel icoontje) en klik op het kanaal 'Vrbo'. Vervolgens klik je op 'Bewerk', hier kun je in het blokje 'Betalingsregelingen' een andere betalingsregeling kiezen.
Het is slim om de aanbetalingsinstelling in de betalingsregeling aan te laten sluiten bij de annuleringsregeling die je met Vrbo hebt afgesproken (zie punt 6 hierboven).

De beschikbare annuleringsregelingen

  • Geen restitutie: Alle (aan)betalingen zijn definitief.

  • Strikt: Bij annulering > 60 dagen voor het verblijf, 100% restitutie. Bij annulering later dan dat, geen restitutie

  • Ferm: Bij annulering > 60 dagen voor het verblijf, 100% restitutie. Bij annulering 60 - 30 dagen voor het verblijf, 50% restitutie. Bij annulering later dan dat, geen restitutie.

  • Gematigd: Bij annulering > 30 dagen voor het verblijf, 100% restitutie. Bij annulering 30 - 14 dagen voor het verblijf, 50% restitutie. Bij annulering later dan dat, geen restitutie.

  • Flexibel: Bij annulering > 14 dagen voor het verblijf, 100% restitutie. Bij annulering 14 - 7 dagen voor het verblijf, 50% restitutie. Bij annulering later dan dat, geen restitutie

Types koppelen

Nadat je je administratie gekoppeld hebt, ga je de types koppelen die je wilt aanbieden via Vrbo. In het overzicht van gekoppelde administraties (van een adverteerder) klik je op de naam van een administratie. Vervolgens klik je verder naar ‘Gekoppelde types’ en ‘+Gekoppeld type’ om een type te koppelen. Je vult onderstaande gegevens in:

  1. Actief/inactief status: om dit type aan te bieden bij Vrbo, zet je dit vinkje aan 

  2. Gekoppeld type: kies het type dat je wilt koppelen uit het dropdownmenu.

  3. Omschrijving & Segment: Behoud of overschrijf. Door 'Overschrijven' aan te vinken, kun je een nieuwe beschrijving en/of segment invoeren, specifiek voor Vrbo. Sla deze instellingen over om de beschrijving en het segment te gebruiken zoals deze zijn ingesteld in BEX PMS.  

  4. Huisregels: hier kun je extra huisregels toevoegen die gelden voor je type. Deze worden dan in de Vrbo advertentie weergegeven onder ‘Huisregels’.

Je kunt deze stappen herhalen als je meerdere types wilt koppelen.

Als je bij het koppelen van je type een rode foutmelding ziet, voldoet je type advertentie nog niet aan de eisen van Vrbo. In de foutmelding zelf staat duidelijk aangegeven om welke eis het gaat, en in dit ondersteunende artikel van Vrbo vind je meer informatie over de richtlijnen.

Als je je types succesvol hebt toegevoegd, is je Vrbo koppeling klaar en kunnen de reserveringen binnenkomen!