Taken beheren vanuit het overzicht
Om snel en efficient taken te beheren, kun je in het overzicht meerdere taken selecteren om ze tegelijk toe te wijzen, voltooien, controleren, of te factureren.
Ga naar het takenoverzicht. In de tabbladen zie je snel hoeveel taken er nog op 'Te doen', 'Te controleren' of 'Te factureren' staan.
In het tabblad 'Te doen'
Hier staan alle taken die nog niet zijn afgerond door een uitvoerder. Hieronder vallen ook de taken die door de toegewezen uitvoerder zijn gestart en gepauzeerd.
In het overzicht geven de gekleurde labels aan of de taak:
betrekking heeft op een object dat momenteel bezet is,
blokkerend is voor de check-in van de volgende reservering,
betrekking heeft op een reservering met huisdieren,
een notitie heeft,
deel uitmaakt van een wissel (gasten die vertrekken en anderen die op dezelfde dag aankomen).
Gebruik het zoekveld en de beschikbare filters om relevante taken te vinden.
Open een afzonderlijke taak om de details ervan te bewerken, of
Gebruik de selectievakjes om een of meer taken te selecteren.
Voor de taken die je hebt geselecteerd:
Klik op 'Toewijzen' om de taken toe te wijzen aan een uitvoerder die toegang heeft tot de betreffende takenlijst.
Klik op 'Afronden' om de taken als voltooid te markeren. Als ze moeten worden gecontroleerd, worden ze in plaats daarvan naar dat tabblad verplaatst.
Klik op 'Verwijderen' om taken te verwijderen die onnodig zijn aangemaakt.
De meeste taken zullen als afgerond worden gemarkeerd door de uitvoerder die de taak heeft uitgevoerd.
In het tabblad 'Te controleren'
Hier worden alle taken weergegeven die door een backoffice-medewerker moeten worden gecontroleerd, meestal omdat er kosten aan verbonden zijn of omwille van kwaliteitscontrole.
Gebruik het zoekveld en de beschikbare filters om relevante taken te vinden.
Open de betreffende taak om de door de uitvoerder ingevoerde uren, materiaalkosten of afbeeldingen te controleren en/of aan te passen.
Gebruik de selectievakjes om een of meer taken te selecteren.
Voor de taken die je hebt geselecteerd: klik op de knop 'Controleren' om ze als gecontroleerd te markeren.
Als er geen verdere actie nodig is, wordt de taak verplaatst naar het tabblad 'Voltooid'. Als de taak kosten bevat die moeten worden gefactureerd, wordt deze verplaatst naar het tabblad 'Te factureren'.
In het tabblad ‘Te factureren’
Hier kan een laatste controle worden uitgevoerd van de taken die kosten bevatten.
Gebruik het zoekveld en de beschikbare filters om relevante taken te vinden.
Open de betreffende taak om eventuele uren of materiaalkosten te controleren en/of aan te passen.
Gebruik de selectievakjes om een of meer taken te selecteren.
Voor de taken die je hebt geselecteerd:
Klik op de knop 'Factureren' om een conceptfactuur voor de taak aan te maken.
Klik op de knop 'Negeren' om de taak van dit tabblad te verwijderen zonder te factureren.
Uren of materiaalkosten toevoegen als medewerker
Ga naar de takenmodule en open de juiste taak. Gebruik indien nodig de beschikbare filters.
Klik op 'Toevoegen' bij 'Kosten'.
Geef in het pop-upvenster aan of je gewerkte uren of gemaakte materiaalkosten toevoegt.
Als je uren toevoegt: voer het aantal gewerkte uren en minuten in. De datum kan ook worden aangepast. Het uurloon is vooraf vastgelegd, in kan alleen worden gewijzigd door de betreffende taken kostenpost te bewerken of een ander uurtarief aan de takenlijst te koppelen.
Als je materiaalkosten toevoegt: selecteer de juiste kostenpost uit het dropdown-menu. Voer het aantal in en eventueel een beschrijving. Indien nodig kun je een aangepaste prijs instellen.
Klik op 'Opslaan'. Herhaal dit om nog een kostenpost toe te voegen.
De uren/minuten die in een taak worden geregistreerd, verwijzen altijd naar de tijd die de uitvoerder aan het werk heeft besteed, zelfs als de uren door iemand anders worden ingevoerd.