Inbox module
Deze module wordt automatisch geactiveerd wanneer je een integratie hebt geïnstalleerd die chatberichten ondersteunt. Het stelt je in staat om chats die via kanaalapps naar je worden verzonden, zoals Airbnb-berichten, te beheren en te beantwoorden. Voor elke chat zie je ook de gekoppelde reservering.
Wat is de inbox module?
In deze module kun je chatberichten uitwisselen met kanaalgasten. Als een Airbnb-gast bijvoorbeeld een chatbericht verzendt via hun Airbnb-app, ontvang je het hier. Je kunt antwoorden, de gekoppelde reservering bekijken, een notitie aan het gesprek toevoegen die alleen zichtbaar is voor je collega's, en uiteindelijk het gesprek sluiten om je inbox op te ruimen.
Ontwikkelingsplannen voor de lange termijn zijn gericht op het geleidelijk opnemen van andere communicatiekanalen in deze module. Voorlopig zal het een aanvulling blijven op de bekende Receptieberichten.
Meer over receptieberichten: Receptieberichten inbox
Hoe wordt de inbox module geactiveerd?
De module wordt automatisch actief en beschikbaar voor gebruik wanneer je administratie is verbonden met een distributie-app die chatberichten ondersteunt. Momenteel zijn dit enkel Airbnb en Booking.com.
Waar vind ik de inbox module?
Je vindt 'Inbox' bij de andere modules in de navigatiebalk, naast 'Statistieken'.
Hoe gebruik ik de inbox module?
Actieve en gesloten gesprekken
In deze module wordt een gesprek (chat) geopend door ofwel een inkomend chatbericht van een gast, ofwel een geautomatiseerd bevestigingsbericht dat je naar de gast verzendt. Aan de linkerkant van je scherm zie je een lijst van alle actieve gesprekken, met de meest recente bovenaan. Als een gesprek gesloten is, wordt deze verplaatst naar de lijst 'Gesloten'. Dit helpt je om overzicht te houden in je inbox.
Antwoorden en notities achterlaten
Klik op een van de gesprekken in de lijst aan de linkerkant om deze in het midden van het scherm te openen. Als er oudere berichten zijn, kun je omhoog en omlaag scrollen om de chatgeschiedenis te bekijken.
Antwoorden
Onderaan kun je de tekstbox gebruiken om een antwoord te verzenden. Wanneer je een antwoord verzendt, verschijnen je accountinitialen naast het bericht. Zo kunnen jij en je collega's bijhouden wie wat heeft verzonden. Je kunt zelf geen afbeeldingen toevoegen, maar je kunt ze wel ontvangen.
Notities
Naast 'Antwoord' zie je 'Notitie'. Gebruik dit om een interne notitie in de chat in te voegen. Dit bericht zal niet naar de gast worden verzonden, maar is alleen zichtbaar voor jou en je collega's. Notities hebben een andere achtergrondkleur dan normale berichten, om verwarring te voorkomen.
Een gesprek sluiten
Gebruik de knop 'Antwoord verzenden en sluiten' als je antwoord ook het einde van het gesprek is. Bovenaan het berichtenscherm vind je een knop met een vinkje dat op elk moment kan worden gebruikt om het gesprek te sluiten.
Een gesprek heropenen
Een gesprek kan op elk moment opnieuw worden geopend. Dit gebeurt wanneer de gast nog een bericht verzendt, of wanneer je het gesprek selecteert uit het overzicht van gesloten gesprekken en een nieuw bericht stuurt.
De boeking bekijken
Bij elk gesprek zal de gerelateerde boekingsinformatie beschikbaar zijn aan de rechterkant van het scherm. Je ziet het boekingsnummer, het geboekte object, aankomst- en vertrekdatums, het aantal gasten, en de betalingsinformatie.
Van gesprek naar reservering, en weer terug
Klik vanuit het gesprek op het boekingsnummer, om de reservering te openen.
Klik vanuit de reservering op de knop met het inbox-icoon (in het Boekingsblok), om direct naar het gerelateerde gesprek te gaan.