Voor de kick-off

Nadat je de overeenkomst hebt ondertekend, plant ons Customer Success-team een kick-off meeting met je in. Je ontvangt een e-mail met alle benodigde informatie en je kunt de volgende stappen alvast voorbereiden.

Wijs een interne BEX-specialist aan

We raden je aan om één persoon in je organisatie verantwoordelijk te maken voor alles wat met Booking Experts te maken heeft. Diegene kan ons contactpersoon zijn en het onboardingproces doorlopen, waarvan de onderdelen hieronder worden beschreven. Op die manier neemt de kans op fouten af en kan de informatie centraal met alle andere medewerkers worden gedeeld.

Verzamel informatie om te importeren in je BEX PMS

Een goede voorbereiding kan je veel tijd besparen bij de overstap naar Booking Experts. Daarom is het van tevoren verzamelen van de benodigde informatie belangrijk. We zien vaak dat een nieuwe BEX gebruiker eerder al jaren hetzelfde reserveringssysteem gebruikte, wat betekent dat er veel informatie is toegevoegd terwijl bestaande instellingen en informatie niet meer werden bijgewerkt. Nu is het moment om kritisch te zijn over wat je mee wilt nemen. Het is immers mogelijk om veel essentiële gegevens vanuit je oude systeem te importeren, zoals reserveringen. Denk aan de volgende voorbeelden:

Prijsbeleid

Heb je nog steeds een prijsbeleid zonder duidelijke structuur? Tijd voor een update. Bepaal bijvoorbeeld de Bungalow 4 personen als je basisprijslijst, de Bungalow 2 personen is 30% goedkoper en de Bungalow 6 personen is 30% duurder. Voer je gedurende het jaar prijswijzigingen door? Dan hoef je dat vanaf nu alleen voor één type te doen en worden alle andere types automatisch bijgewerkt. Lees hier meer over prijslijsten.

Arrangementen

We zien veel arrangementen, vooral bij campings, die de gast verplichten om te verblijven gedurende een hele periode rond een feestdag, zoals het Paasweekend. Dit is niet nodig in je nieuwe PMS, omdat je dit eenvoudigweg in de prijslijst verwerkt. Een arrangement in het BEX PMS wordt gebruikt voor promotie als je extra’s aanbiedt bij het verblijf, zoals gratis fietsverhuur of een BBQ-pakket. Lees hier meer over arrangementen.

Up-to-date informatie

Kijk kritisch naar je website-teksten en de beschrijvingen van je types. Is de informatie nog actueel? Is het consistent? En bied je de informatie die een gast daadwerkelijk wil en nodig heeft?

Helpcentrum

Je leest nu een artikel in ons Helpcentrum, een grote database die antwoorden bevat op al je vragen. Wil je iets instellen, maar weet je niet precies hoe? Kijk dan eerst naar de artikelen die we hier dagelijks schrijven en bijwerken. Je kunt ook feedback achterlaten als je denkt dat informatie ontbreekt of onduidelijk is, en we zullen hier rekening mee houden.

Na de kick-off

Na je kick-off meeting ontvang je toegang tot je BEX PMS, en tot je CMS, als je deze laatste ook gaat gebruiken.

Log in op je BEX PMS

Log in op je account via deze pagina en vul je e-mailadres en wachtwoord in. We raden je aan om multi-factor authenticatie in te stellen, zodat je BEX-systemen beveiligd zijn. Heb je een Google-account met hetzelfde e-mailadres dat je voor Booking Experts gebruikt? Dan kun je inloggen met Google (Single sign-on), zodat je nog sneller aan de slag kunt. Vergeet ook niet om dat Google-account goed te beveiligen, bijvoorbeeld via multi-factor authenticatie.
Lees meer: Inloggen bij Booking Experts

Checklist

We hebben een onboardingschecklist ontwikkeld met alle stappen die moeten worden voltooid voordat je administratie live gaat. Je vindt deze checklist in de donkergroene menubalk in de rechterhoek van je PMS.

Bij elk onderwerp worden er specifieke taken genoemd, waarop je kunt klikken om te zien wat ze precies inhouden. Je kunt ook zien of een taak door jou of door ons moet worden uitgevoerd; achter onze taken staat een schildpictogram. We monitoren het hele proces op de achtergrond.

Academy

We weten dat er veel informatie op je afkomt. Daarom hebben we deze informatie gebundeld in onze Booking Experts Academies. De Academy bestaat uit online cursussen, zowel over de beginselen van het PMS als over verschillende modules. Bekijk de Academy hier.
Lees meer: Booking Experts Academy