Terugbetalingen uitvoeren
Soms wil je een gast geld terugbetalen, bijvoorbeeld de borg, of in geval van annulering. Dit kun je op verschillende manieren doen.
Om een bedrag terug te kunnen betalen, moet er eerst een factuur met een terug te betalen bedrag zijn. Deze vind je in je Financiële module, bij 'Te betalen facturen'. Alle vrijgekomen borg, terugbetalingen gerelateerd aan geannuleerde reserveringen, en te betalen afrekeningen aan eigenaren staan in de lijst.
Je kunt deze middels een betaalbatch terugbetalen, individueel via betaalmethode naar keuze, of via je betaalprovider.
Dit is een ander proces dan het terugbetalen van kassatransacties met een kassabon. Om een kassabon terug te betalen, lees: Kassabonnen crediteren
Terugbetalen via betaalbatch
In het overzicht van te betalen facturen kun je via de vinkjes alle terug te betalen bedragen selecteren, en samenvoegen in een betaalbatch. Hiervoor dien je wel een IBAN nummer te hebben van de ontvanger.
Zorg ervoor dat het sjabloon 'Verzoek gast om IBAN-nummer' aanstaat. Hierdoor zul je proactief jouw gasten vragen voor het IBAN-nummer. Dit maakt terugbetalingen een stukje makkelijker.
Na het aanmaken van het batchbestand kun je een bankbestand exporteren en importeren bij de bank. Vervolgens bevestig je de betaalbatch zodat de betalingen automatisch toegevoegd worden aan de facturen.
Het kan voorkomen dat het bedrag van de batchbetaling hoger is dan wat is toegestaan bij jouw bank. Knip de batchbetaling dan in stukjes.
Individueel terugbetalen
Open één van de terug te betalen facturen uit de lijst. Klik onderaan op de knop '+terugbetaling'. Het terug te betalen bedrag wordt overgenomen, en je kunt uit de dropdown een betaalmethode kiezen om de terugbetaling mee uit te voeren.
Om het bedrag uit te geven als waardebon/voucher, of als contant terug te geven, moet je de kassa die je hiervoor gaat gebruiken aangeven. Als je kiest voor 'overboeking', moet je deze overboeking handmatig bij je bank uitvoeren. De optie 'geïmporteerd uit ander systeem' is enkel van toepassing als dit terug te betalen bedrag onderdeel is geweest van een import, en niet via BEX PMS betaald hoeft te worden. Deze laatste terugbetalingsmethode zorgt er dan voor dat deze factuur uit je lijst verdwijnt.
Terugbetalingen via Mollie
Het is ook mogelijk om reserveringen terug te betalen via betaalprovider Mollie, als je hier een account hebt. Hiervoor is het noodzakelijk dat de initiële betaling ook uitgevoerd is door Mollie. Dit kan dus een online of een pin betaling zijn.
Log in bij Mollie, en voer daar een terugbetaling uit. Mollie legt op deze pagina uit hoe.
Wanneer je terugbetaling start via Mollie duurt het vaak 24 uur voordat de betaling verwerkt is. Dit is afhankelijk van de betaalmethode van de gast.