Met periodieke taken kun je taken omtrent objecten, faciliteiten en periodieke kosten automatiseren die met tussenpozen uitgevoerd moeten worden. Het BEX PMS zal deze taken automatisch genereren met uitvoeringsdata volgens het ingestelde interval. Ook kun je instellen dat zo’n taak bijvoorbeeld enkel uitgevoerd moet worden als een object over een bepaalde tijdsspanne niet geboekt is geweest.

Periodieke taken aanmaken

Ga naar het submenu 'Automatische taken' in de takenmodule, en klik op '+Nieuw'. Kies 'Periodieke taak' om het bijbehorende inputformulier te openen. Geef de taak een duidelijke naam en link het aan een takenlijst. Daardoor zal deze taak op de juiste takenlijst verschijnen, waar je tezijnertijd een uitvoerder kunt toewijzen. Ook kun je een vaste uitvoerder toewijzen voor alle taken die uit deze automatische taak gegenereerd worden.

Taken voor objecten

Periodieke taken voor objecten zijn handig voor taken die direct aan het object zelf gerelateerd zijn, bijvoorbeeld een legionellacontrole. Selecteer 1 of meerdere objecten bij 'Toepasbaarheid'. Bepaal vervolgens wanneer deze taak gegenereerd moet worden, bijvoorbeeld 'Bij leegstand van het object', en het aantal dagen van leegstand. Je moet ook een ingangsdatum invullen, zodat BEX PMS een referentie heeft voor de eerste keer dat deze periodieke taak uitgevoerd moet worden.

Taken voor faciliteiten

Faciliteiten moeten, net als objecten, onderhouden worden. Hiervoor kun je periodieke taken instellen. Zorg er eerst voor dat deze faciliteiten, bijv. een zwembad, aangemaakt zijn. Stel dan de taak voor deze faciliteit, bijv. PH-waarde controleren, in op een vaste frequentie.
Faciliteiten in de takenmodule

Taken voor periodieke kosten

Periodieke kosten zijn terugkerende kosten die je aan een eigenaar factureert, zoals bijvoorbeeld tuinonderhoud. Je kunt hier periodieke taken aan koppelen met een vast interval of op basis van leegstand. Als je de gewerkte uren en/of gebruikte materialen voor deze taken apart wilt factureren, vergeet dan niet om 'Taak moet gecontroleerd worden' en vervolgens ook 'Taak moet gefactureerd worden' aan te vinken.
Periodieke kostenposten aanmaken
Taken factureren aan eigenaren