Expedia: installatie & instellingen

Expedia is een toonaangevend distributieplatform voor reizen dat jouw accommodaties verbindt met miljoenen reizigers wereldwijd via geautomatiseerde synchronisatie van reserveringen en beschikbaarheid.

In onze App Store kun je meer lezen over wat Expedia je kan bieden.

Permissies en machtigingen

De Expedia-app vereist de volgende machtigingen om jouw accommodatie-aanbod te beheren, realtime beschikbaarheid en prijzen te synchroniseren, reserveringen te verwerken en te communiceren met het Expedia-platform om naadloze boekingsprocessen te garanderen.

Machtiging	Type	Beschrijving
Administraties uitlezen	Lezen	Toegang tot het bekijken van administraties die binnen jouw organisatie in BEX PMS worden beheerd.
Types uitlezen	Lezen	Toegang tot het bekijken van types en type-instellingen binnen een administratie.
Beschikbaarheid uitlezen	Lezen	Toegang tot het bekijken van beschikbaarheidskalenders en bezettingsgegevens van objecten. Cruciaal voor channel managers en OTA's.
Kanalen uitlezen	Lezen	Toegang tot het bekijken van kanalen (OTA-integraties, directe boeking).
Kanalen updaten	Schrijven	Rechten voor het aanmaken en wijzigen van kanaalconfiguraties (om een eigen kanaal voor de integratie aan te maken).
Eigen kanaal: reserveringen uitlezen	Lezen	Toegang tot het bekijken van reserveringsdetails inclusief data, gasten, kamers, prijzen en status, maar alleen binnen het eigen kanaal.
Reserveringen updaten	Schrijven	Rechten voor het aanmaken, wijzigen en bijwerken van reserveringsgegevens. Hiermee kunnen apps wijzigingen synchroniseren en nieuwe boekingen aanmaken.
Interne berichten sturen	Schrijven	Rechten voor het verzenden van berichten naar medewerkers in de inbox voor receptieberichten. Te gebruiken voor notificaties over reserveringen of foutmeldingen.

Hoe installeer je de app

Ga naar het overzicht van 'Beschikbare apps' en gebruik de zoekbalk om de Expedia-app te vinden. Klik op de knop 'App installeren'.
Lees meer: Aan de slag met BEX App integraties

Voltooi de instellingen

Zorg ervoor dat je al een contract en account hebt bij Expedia.
Houd er in je contract met Expedia rekening mee dat Booking Experts alleen Hotel (Booking Experts) Collect of Expedia (Advertiser) Collect ondersteunt voor de facturatie. Het Flex-contract wordt niet ondersteund.
Booking Experts moet als connectivity provider vermeld staan in het extranet van Expedia; controleer dit onder ‘Rooms and Rates’ en vervolgens ‘Connectivity settings’. Voeg Booking Experts daar toe.

1. Gekoppelde administraties

Wat je gaat doen:

Ga naar de pagina 'Gekoppelde administraties' via het blauwe dropdown-menu 'Commando's' om je Booking Experts-administraties te koppelen aan Expedia.
Voeg elke administratie afzonderlijk toe.
Voer het Expedia Externe ID in om de verbinding tot stand te brengen.
Stel je valuta in voor de prijssynchronisatie.
Configureer de facturatiemethode (hoe betalingen worden afgehandeld).
Lees meer: Het verschil tussen Booking Experts Collect en Advertiser Collect
Stel een veiligheidsmarge in om dubbele boekingen te voorkomen. De standaard veiligheidsmarge van 1 is in de meeste gevallen voldoende.

Belangrijke informatie:

Elke Booking Experts-administratie moet worden gekoppeld aan een bijbehorend Expedia Extern ID.
De valutaselectie bepaalt hoe prijzen worden weergegeven en verwerkt.

Wat gebeurt er daarna:

Per gekoppelde administratie moeten de te adverteren types worden gekoppeld

2. Gekoppelde types

Wat je gaat doen:

Ga naar het onderdeel 'Gekoppelde types' binnen een specifieke gekoppelde administratie.
Voeg een gekoppeld type toe voor elk van je Booking Experts-types om deze te verbinden met een Expedia room type ID zoals ingesteld in je Expedia-account.
Voor elk type dat je op Expedia wilt aanbieden:
- Selecteer jouw Booking Experts-type uit het dropdownmenu
- Voer het Expedia room type ID in (verkregen uit je Expedia-account)
- Voer het Expedia prijsschema in (dit is het 'rate plan' dat wordt gebruikt)
- Stel een standaard kortingspercentage in, indien gewenst voor dit type
- Activeer de koppeling om het type onmiddellijk te synchroniseren
Sla op om de koppeling te voltooien

Belangrijke informatie:

Het externe room type ID en prijsschema moeten exact overeenkomen met de waarden uit je Expedia-account
Elk Booking Experts-type kan slechts aan één Expedia-kamertype worden gekoppeld
Zodra een type is gekoppeld, kun je niet meer wijzigen welk Booking Experts-type verbinding maakt met welk Expedia room type ID (dit wordt vergrendeld uit veiligheidsoverwegingen)
Het kortingspercentage is van toepassing op de standaardprijzen die naar Expedia worden gesynchroniseerd
Alleen gekoppelde types met een actieve synchronisatie zullen beschikbaarheid en prijzen synchroniseren naar Expedia

Wat gebeurt er daarna:

Beschikbaarheid en prijzen voor gekoppelde types worden elke 10 minuten automatisch gesynchroniseerd vanuit Booking Experts.
De gekoppelde types verschijnen in de lijst, en tonen status, ID's en kortingspercentage.
Je kunt handmatig beschikbaarheid of prijzen pushen voor een gekoppeld type via de knoppen "Verstuur huidige beschikbaarheid" of "Verstuur huidige prijzen", die je ziet nadat je op het ID van het gekoppelde type hebt geklikt.
Het systeem synchroniseert updates automatisch wanneer prijzen of beschikbaarheid veranderen in Booking Experts.

Dagelijks gebruik

1. Virtuele creditcards gebruiken

Om VCC's te kunnen gebruiken, moet de facturatiemethode op Expedia Collect staan en moet je de creditcard-betaalmethode van BEX Payments hebben geactiveerd.
Lees meer: VCC's incasseren

2. Reserveringen ophalen

Als je de synchronisatie met Expedia tussentijds wilt actualiseren, haal de reserveringen dan handmatig op door de betreffende gekoppelde administratie te openen en op 'Haal reserveringen op' te klikken.

3. Beschikbaarheid en prijzen doorgeven

Als je de synchronisatie met Expedia tussentijds wilt actualiseren, kun je handmatig beschikbaarheid of prijzen pushen voor een gekoppeld type via de knoppen "Verstuur huidige beschikbaarheid" of "Verstuur huidige prijzen". Deze knoppen zie je nadat je op het ID van het gekoppelde type hebt geklikt.