Betalingsregelingen maken

In een betalingsregeling bepaal je welk gedeelte van de totale factuur wanneer betaald moet worden, en binnen welke termijn. Het is mogelijk om meerdere betalingsregelingen in te stellen voor verschillende doelen.

Betalingsregeling maken

Ga naar Betalingsregelingen in de module Financieel om een betalingsregeling in te stellen of te bewerken. Klik op 'Nieuwe betalingsregeling' en maak een keuze tussen 'Betaal vooraf of betaal achteraf 'en geef de betalingsregeling een naam.

  1. Met een minimumbedrag voor aanbetaling zorg je ervoor dat gasten met een kleine reservering direct het volledige bedrag betalen. Het bedrag dat je hier invoert representeert de volledige waarde van de reservering, de drempelwaarde die betalen in termijnen mogelijk maakt.

  2. Met een betaaltermijn bepaal je hoe lang je gast of het kanaal erover mag doen om de betaling te voldoen voordat er herinneringen gestuurd gaan worden. Stel in ieder geval een standaard betaaltermijn in. Meerdere betaaltermijnen toevoegen is mogelijk om de deadlines te laten variëren afhankelijk van de betaalmomenten die je eronder toevoegt.

  3. Met een betaalmoment bepaal je welke bedragen wanneer betaald kunnen worden. Het is in ieder geval verplicht om de eerste betaling direct na bevestiging te definiëren; als je geen betaling wilt eisen bij bevestiging kies je hier voor 'Geen aanbetaling'.
    Als je je gasten de mogelijkheid wilt geven om in delen te betalen, maak je meerdere betaalmomenten.

Let op! De percentages die je definieert, zijn altijd inclusief de percentages van voorgaande betaalmomenten. Als je 25% in rekening brengt bij bevestiging en het volgende betaalmoment ook op 25% zet, dan werkt dit niet. De tweede termijn moet op 50% worden ingesteld om ervoor te zorgen dat er beide keren vergelijkbare bedragen in rekening worden gebracht.
Daarom moet het laatste betaalmoment voor aankomst een betaalmoment zijn waarbij het percentage van het totaalbedrag op 100% staat. Hierdoor ben je er zeker van dat, ongeacht je voorgaande betaalmomenten, het (resterende) totaalbedrag van de reservering in rekening wordt gebracht.

Betalingsregeling met vast bedrag als aanbetaling

Het type betalingsregeling is 'Betaal vooraf', en geef bij het eerste betaalmoment (direct na bevestiging) een specifiek bedrag op. Met '+nog een betaalmoment toevoegen' bepaal je hoe en wanneer het resterende bedrag betaald moet worden. Als je enkel een standaard betaaltermijn hebt gedefinieerd, is deze van toepassing op alle betaalmomenten.

Betalingsregeling zonder aanbetaling

Een betalingsregeling waarbij een aanbetaling bij bevestiging niet nodig is wordt soms toegepast op een kanaal als 'Eigen website'.

Ook in de instellingen van het betreffende kanaal moet toestemming gegeven worden voor bevestigen zonder betaling.
Ga naar 'Kanalen' in je administratie-instellingen, open en bewerk het juiste kanaal, en zet onder 'Overige facturatie-instellingen' een vinkje bij 'Bevestigen zonder directe betaling toestaan'.

Maak of bewerk de betalingsregeling voor dit kanaal. Kies bij het eerste betaalmoment direct na reserveren voor 'Geen aanbetaling'. Klik op 'Nog een betaalmoment toevoegen' om met één of meerdere momenten te bepalen hoe de betalingen gedaan moeten worden.

Betalingsregeling toepassen op facturen en kanalen

  1. In het tabblad 'Betalingen' van je administratie-instellingen selecteer je welke betalingsregeling je als standaard wilt gebruiken voor gastfacturen en kanaalfacturen.
    Lees meer: Administratie-instelllingen voor betalingen

  2. In de instellingen van een kanaal kun je afwijken van de standaard betalingsregelingen uit punt 1. Kies hier onder 'Betalingsregelingen' de betalingsregeling die je wel wilt toepassen uit de dropdown.
    Lees meer: Betalingsregeling koppelen aan een kanaal