Afspraken en afrekeningen van eigenaren beheren

Eigenarenmodule

Zodra je de gegevens van een nieuwe eigenaar in BEX PMS hebt toegevoegd, kun je deze koppelen aan een object en zo een eigenarenafspraak maken.

Nieuwe eigenaar aanmaken

Als een object wordt verkocht, moet de eigenaar aan het object gekoppeld worden via een eigenarenafspraak. Dit is nodig om via Booking Experts te kunnen factureren en afrekeningen te maken, en de gemaakte afspraken toe te passen.

Eigenaar aan object koppelen en eigenarenafspraak maken

Eigenaar facturen importeren

Maak namens een eigenaar een reservering voor het eigen object.

Reservering maken namens eigenaar

Over de verschillende soorten commissieafspraken

Commissieafspraken

Afrekeningsmethodes

In een commissieovereenkomst bepaal je het percentage dat je over de huur van elke reservering in rekening brengt, voordat je de rest aan de eigenaar uitbetaalt via afrekeningen. Daarnaast bepaal je de btw-berekeningsmethode over deze commissie.

Commissiepercentages instellen voor eigenaren

Poulesysteem

Vast bedrag per nacht afhankelijk van verblijfsduur

Afrekenmomenten

Vast commissiebedrag per nacht van een reservering

Vast rendement

Poule punten en budget voor eigen gebruik of geblokkeerde periodes

Bepaal de rechten van eigenaren in hun eigenarenportaal

Eigenarenprofielen

Eigenaarsrecht Boekingen en onderliggende rechten

Eigenaarsrecht: Boekingen goedkeuren

Kostenposten verrekenen met eigenaar

Eigenaarsrechten Beschikbaarheid en Agenda bewerken

Eigenaarsrecht: Prijswijzigingsverzoek aanmaken

Eigenaarsrecht: Beoordelingen

Korting op eigen verblijf voor eigenaar

Eigenaarsrecht: Object details

Eigenarenprofielen zijn een vooraf vastgestelde set aan rechten en periodieke kosten die een eigenaar kan toegewezen kan krijgen wanneer er een nieuwe afspraak wordt gemaakt voor een bepaald object. Hiermee kun je het eigenarenbeheer versimpelen voor je medewerkers en is er minder kans op afspraken met de verkeerde rechten of periodieke kosten.

Eigenaarsrechten: Boeker gegevens en Gast details

Eigenaarsrechten Reserveringen maken en Reservering zonder bekende prijs

Eigenaarsrecht Accommodatie promoten

Eigenaarsrechten: Huurprijs, huurafrekeningen en boekingsfactuur

Eigenarenbeheer

Met een label kun je een eigenaar kenmerken, en zo snel voorkeuren of andere informatie over een eigenaar naar voren brengen. Hierdoor sla je gemakkelijk bijzondere informatie over je verschillende eigenaren op.

Eigenaarlabels

Privacy - Recht op inzicht en vergetelheid voor eigenaren

In de eigenarenkaart kun je via het blok 'Objecten' snel informatie inzien over de objecten van deze eigenaar, en ook de juiste afspraken vinden.

Objecten en afspraken in de eigenarenkaart

Je kunt de rol van een eigenaar overnemen en toegang krijgen tot zijn eigen omgeving, het eigenarenportaal. Bij vragen kun je een eigenaar op deze manier helpen.

Eigenarenportaal

Het blokje 'Toegang tot eigenarenportaal' op een eigenarenkaart in het PMS toont alle personen die met een eigen e-mailadres gekoppeld zijn aan de eigenaar.

Toegang tot eigenarenportaal

Je kunt de rol van een eigenaar overnemen om precies te zien wat er in diens persoonlijke pagina, het eigenarenportaal, staat. Als een eigenaar vragen heeft kun je zo gemakkelijk even meekijken. 

Rol van een eigenaar overnemen

Via receptieberichten kun je een e-mail sturen naar de eigenaren. Dit zou je bijvoorbeeld kunnen gebruiken voor een mededeling dat een afrekening later in de maand komt dan normaal, om ze te informeren over calamiteiten op het park, of voor het versturen van een overeenkomst.

Receptiebericht naar eigenaren

Documenten die betrekking hebben op een eigenaar, kun je in de eigenarenkaart uploaden. Hierdoor heb je altijd bij de hand. Je kunt de documenten ook delen met de eigenaar door ze zichtbaar te maken in het eigenarenportaal.


Documenten uploaden in de eigenarenkaart

Wanneer een eigenaar zijn eigen object wil verhuren dan kan hij hiervoor de uniek aangemaakte promotielink gebruiken. Het BEX PMS herkent reserveringen die via deze link zijn gemaakt en boekt deze via het kanaal 'Via eigenaar'.

Promotielink voor eigenaren

Medegasten van eigenaren

Adreslabels printen

Facturen per eigenaar inzien

Eigenarenkaart

Het kan zijn dat je midden in het jaar of op een onverwacht moment een andere eigenaar moet koppelen aan een object. Hiermee zijn ook lopende facturen gemoeid. Hoe pak je dat aan?

Eigenaar wisselen op object

Facturen aan eigenaar

Eenmalige eigenaren factuur aanmaken

Als je energiekosten met de eigenaar wilt verrekenen, kun je hiervoor een voorschot vragen via een periodieke kostenpost, en deze toe te voegen aan de eigenarenafspraak. Dit wordt dan weergegeven als een verwachte voorschotfactuur energiekosten.

Energievoorschotten factureren aan eigenaren

Eigenaar en automatische incasso

Eigenaar en automatische incasso instellen

Eigenaar en het automatisch incasseren van een betaling

Periodieke kosten

Verwachte meterstanden afrekeningen

Over wat aan de eigenaar uitbetaald moet worden

Afrekeningen

Pouleafrekeningen

Actie conceptfactuur maken

Verwerken verwachte afrekeningen

Actie up-to-date meldingen negeren

Afrekening maken

Actie concept correctiefactuur maken

Actie kopiëren

Actie herberekenen

Actie verwijderen

Acties afrekeningen

Overzicht afrekeningen

Afrekeningen in Frankrijk

Indien er al een factuur is gestuurd voor een afrekening, maar achteraf blijkt dat deze afrekening niet correct is, dan kun je een correctiefactuur sturen voor dezelfde facturatieperiode.

Afrekening corrigeren

Zoek naar handige artikelen die een antwoord op je vraag bevatten

www.bookingexperts.com

Updates

Developer Portal

Ondersteuning bij de eerste stappen met BEX

Onboarding

Wat je moet weten voordat het onboardingproces start

Voor je begint

Welkom bij Booking Experts! Hier vind je een overzicht van wat er nu gebeurt en hoe je kunt starten met je BEX PMS.

Starten met Booking Experts

In Booking Experts kan je op de volgende manieren inloggen: met een e-mailadres en wachtwoord, met een Google account of met een Microsoft account.

Inloggen bij Booking Experts

Alle organisaties met meerdere administraties hebben een Organisatie-overzicht. In dit overzicht heb je als organisatiemanager inzicht in de gebundelde gegevens van alle administraties.

Overzicht voor organisaties met meerdere administraties

Het lichtgroene bovenste deel van de menubalk richt zich op opties voor accountgegevens, updates van Booking Experts of ontvangstberichten. 

Menubalk in het BEX PMS

Elke medewerker die met Booking Experts werkt heeft een eigen profiel in het BEX PMS. Het profiel wordt tijdens de onboarding ingericht of wanneer een nieuwe medewerker bij jou begint te werken.

Je medewerkerprofiel aanpassen

In Booking Experts kennen we verschillende zoekfuncties. Zoeken met het algemene zoekveld, zoeken op organisatieniveau en zoeken op administratienaam.

Zoekfuncties

Checklist en Academy

Over gegevensbescherming voor jou en je gasten

Privacy en dataveiligheid

Modules

Gegevens importeren

Organisatie- en administratie-instellingen

Wat je moet weten over het instellen van accounts voor medewerkers

Medewerkers instellen

Merk en uitstraling

Algemene voorwaarden

Domeinen

Objecten toevoegen

Voorzieningen

Types en objecten

Presenteer je aanbod door foto's toe te voegen

Media

Bepaal je prijsbeleid en bedrijfsfinanciën

Prijzen en financiën

Financiële instellingen

Huurprijzen voor verschillende types en tijdsperiodes

Prijslijsten

Kostenposten

CMS instellen

Wisselen tussen BEX PMS en BEX CMS

Als parkbeheerder kun je in het CMS zelf accounts aanmaken voor medewerkers en de rechten van deze medewerkers bepalen.

Toegangsrechten voor CMS gebruikers

Tools

Website instellingen

Website pagina’s

Hoe reserveringen gemaakt worden via je website

Zoek & Boek

Merkuitstraling

E-mailcampagnes

Vakantiehuizen te koop aanbieden op je website

Verkoop

Als je zowel ParcVu als BEX CMS met de verkoopmodule gebruikt, kun je de twee koppelen om eenvoudig prospects te genereren uit geïnteresseerde websitebezoekers. Stel een formulier in op je CMS-website waarin je om de gegevens vraagt die nodig zijn om een prospect te maken in ParcVu.

CMS koppelen aan ParcVu via een formulier

Alle dagelijkse handelingen achter de receptiebalie

Dagelijks gebruik van PMS

Snel inzicht in de check-ins en check-outs

Dashboard

Planbord

Aan de slag met de reserveringenmodule en receptieberichten

Reserveringen en berichten

BEX PMS

Instellingen van toepassing op de gehele organisatie

Organisatie-instellingen

Een label attendeert de gebruiker op belangrijke zaken omtrent de verschillende modules en gegevens binnen het PMS. Denk bijvoorbeeld aan het meegeven van het label 'trouwe gast' bij gasten die al voor de vierde keer verblijven, of het label 'gerenoveerd' aan objecten die een opknapbeurt hebben gehad. Deze labels kun je zelf aanmaken en een gewenste kleur en emoji meegeven.

Doel van labels

Speciale periodes

Speciale periodes aanmaken en bewerken

Het is mogelijk om officiële vrije dagen en feestdagen zichtbaar te maken op je website, zodat gasten hierop kunnen klikken of makkelijker zoeken naar beschikbaarheid in bijvoorbeeld de kerstperiode.

Feestdagen selecteerbaar maken op de website

Medewerkers

Beheer de voorzieningen van je types, objecten en administraties

Merken

Beheer je boekingsportaal en gastenportaal

Portaalinstellingen

Instellingen van toepassing binnen een administratie

Administratie-instellingen

In de administratie-instellingen kun je verschillende keuzes maken die bepalen hoe je gasten hun gegevens en die van hun reisgenoten invoeren voor een reservering.

Administratie-instellingen voor gasten

Omschrijving van het park en de omgeving

Postcodes uitsluiten

Periodegroepen

Reserveringsinstellingen

Beheer de kanalen via welke reserveringen gemaakt worden

Kanaalbeheer

Algemene facturatie- en boekhoudingsinstellingen

Over communiceren met gasten en eigenaren

Communicatie

Over types, objecten, beschikbaarheid en meterstanden

Inrichting

Of een late check-out mogelijk is, wordt bepaald in de instellingen van het geboekte type.

Een late check-out instellen en herkennen

Hoe geef je aan of huisdieren zijn toegestaan? Dit wordt per object gedaan, in de objectinrichting. In de type-instellingen kun je instellen hoeveel huisdieren gasten mogen meenemen, maar dit wordt enkel toegepast als het geboekte object huisdieren toestaat.

Huisdieren wel/niet toestaan

Voor je verschillende types en objecten kun je in het BEX PMS media toevoegen. Zo hebben gasten direct een goed beeld van de accommodatie die zij willen boeken.

Media toevoegen aan types en objecten

Informatie over types, objecten, of objectinrichtingen exporteren.

Export van objecten/types

In auto-e-mails en sjablonen kun je nuttige informatie over een object of type toevoegen die vooraf is gedefinieerd in de object- of type-instellingen.

Bijlage tekst voor e-mails objecten/types

Wanneer je beschikt over een plattegrond, kun je deze gebruiken om de gast tijdens het reserveringsproces een object te laten kiezen op de plattegrond. Zo kunnen gasten het object kiezen dat het beste aansluit bij hun persoonlijke wensen. In dit artikel wordt meer uitleg gegeven over het aanmaken, inrichten en boeken op een plattegrond.