Afspraken en afrekeningen van eigenaren beheren

Eigenarenmodule

Nadat je de gegevens van een nieuwe eigenaar in BEX PMS hebt toegevoegd, kun je deze koppelen aan een object en zo een eigenarenafspraak maken.

Nieuwe eigenaar aanmaken

Als een object wordt verkocht, moet de eigenaar aan het object gekoppeld worden via een eigenarenafspraak. Dit is nodig om via Booking Experts te kunnen factureren en afrekeningen te maken, en de gemaakte afspraken toe te passen.

Eigenaar aan object koppelen en eigenarenafspraak maken

Eigenaar facturen importeren

Over de verschillende soorten commissieafspraken

Commissieafspraken

Wanneer je voor een eigenaar een object verhuurt dan zal je over de huur een commissie willen ontvangen. Hiervoor maak je in BEX PMS een commissieafspraak.

Afrekeningsmethodes

Afrekenmomenten

In een commissieovereenkomst bepaal je het percentage dat je over de huur van elke reservering in rekening brengt, voordat je de rest aan de eigenaar uitbetaalt via afrekeningen. Daarnaast bepaal je de btw-berekeningsmethode over deze commissie.

Commissiepercentages instellen voor eigenaren

Vast rendement

Vast commissiebedrag per nacht van een reservering

Vast bedrag per nacht afhankelijk van verblijfsduur

Binnen een poule delen eigenaren de omzet uit de verhuur middels een puntensysteem. De commissie-afspraak voor een poule bepaalt hoeveel punten er verdiend worden, en hoe de afrekeningen en commissiepercentages afgehandeld worden.

Commissie-afspraak voor poule systeem

Poules werken met een opbouw van punten voor verhuurde dagen. Per poule kun je bepalen of je punten wilt aftrekken voor geblokkeerde periodes of reserveringen gemaakt door de eigenaar zelf.

Poule punten en budget voor eigen gebruik of geblokkeerde periodes

Bij het aanmaken van de poule zelf zijn beperkte instellingen betreft de afhandeling van eigen reserveringen en kostenposten mogelijk. Overige poulesysteem instellingen worden bepaald in de poule commissieafspraak.

Poule aanmaken en instellen

Bepaal de rechten van eigenaren in hun eigenarenportaal

Eigenarenprofielen

Eigenarenprofielen zijn een vooraf vastgestelde set aan rechten en periodieke kosten die een eigenaar kan toegewezen kan krijgen wanneer er een nieuwe afspraak wordt gemaakt voor een bepaald object. Hiermee kun je het eigenarenbeheer versimpelen voor je medewerkers en is er minder kans op afspraken met de verkeerde rechten of periodieke kosten.

Eigenarenprofiel maken of bewerken

Met het recht 'Beschikbaarheid' krijgt een eigenaar toegang tot de agenda. Als dit recht wordt toegewezen via het eigenarenprofiel, wordt ook het recht 'Agenda bewerken' mogelijk.

Eigenaarsrechten Beschikbaarheid en Agenda bewerken

Het eigenaarsrecht 'Boekingen' geeft een eigenaar inzicht in de lijst met reserveringen. Er zijn verschillende aanvullende rechten mogelijk die meer informatie over reserveringen inzichtelijk maken.

Eigenaarsrecht Boekingen en aanvullende rechten

De eigenaarsrechten 'Boekergegevens' en 'Gastdetails' geven een eigenaar inzicht in de persoonlijke gegevens van respectievelijk de boeker en de andere gasten. 

Eigenaarsrechten: Boekergegevens en Gastdetails

Geeft de eigenaar inzicht in de totale huurprijs die door de gast is betaald, inclusief de kostenposten die gemarkeerd zijn als 'telt als huur'. Zodra je dit recht selecteert, worden er aanvullende opties mogelijk waarmee de eigenaar ook de eigen huurafrekeningen en de berekeningen daarin kan zien.

Eigenaarsrechten: Huurprijs, huurafrekeningen, en berekeningen

Het eigenaarsrecht 'Object details' geeft een eigenaar de mogelijkheid om de details van de eigen objecten in te zien. Dit zijn onder andere de foto's, het minimum aantal nachten en maximum aantal gasten voor een reservering, en de beschrijving.

Eigenaarsrecht: Object details

Als je in het eigenarenprofiel het recht 'Beoordelingen' aanvinkt, kan de eigenaar de beoordelingen inzien die gasten geven over hun verblijf in het object van deze eigenaar.


Eigenaarsrecht: Beoordelingen

Het eigenaarsrecht 'Reserveringen maken' stelt eigenaren in staat om een verblijf te boeken bij hun eigen object, voor eigen gebruik. Er zijn verschillende aanvullende rechten mogelijk die meer mogelijkheden bieden rond het maken van eigen reserveringen.

Eigenaarsrecht Reserveringen maken en aanvullende rechten

Het recht 'prijswijzigingsverzoeken aanmaken' geeft een eigenaar de mogelijkheid de prijslijst voor het eigen object in te zien, en een wijziging aan te vragen.

Eigenaarsrecht: Prijswijzigingsverzoek aanmaken

Het eigenaarsrecht 'De accommodatie promoten' geeft de eigenaar een eigen, unieke reserveringslink. Deze link is voor hen beschikbaar in het eigenarenportaal en is bedoeld om met anderen te delen.

Eigenaarsrecht Accommodatie promoten

Dit eigenaarsrecht is het enige onderdeel van het eigenarenprofiel waarbij, wanneer het geactiveerd wordt, de eigenaar actie moet ondernemen voor elke gastreservering op het object.

Eigenaarsrecht: Boekingen goedkeuren

Voor sommige kostenposten kun je betaling innen namens de eigenaar. Deze kostenposten dienen afgedragen te worden aan de eigenaar. Voor welke kostenposten dit geldt bepaal je in de eigenarenafspraak (indien afwijkend) of in de commissie-afspraak (indien voor alle eigenaren met deze commissie afspraak). Deze kostenposten worden meegenomen op de verhuurafrekening naar de eigenaar.

Kostenposten verrekenen met eigenaar

Korting op eigen verblijf voor eigenaar

Eigenarenbeheer

De eigenarenkaart is de detailpagina van een specifieke eigenaar in je reserveringssysteem. Hier vind je een overzicht van alle zaken gerelateerd aan deze eigenaar, verdeeld in dashboard blokken per onderwerp.

Eigenarenkaart

In de eigenarenkaart kun je via het blok 'Objecten' snel informatie inzien over de objecten van deze eigenaar, en ook de juiste afspraken vinden.

Objecten en afspraken in de eigenarenkaart

Het kan zijn dat je midden in het jaar of op een onverwacht moment een andere eigenaar moet koppelen aan een object. Hiermee zijn ook lopende facturen gemoeid. Hoe pak je dat aan?

Eigenaar wisselen op object

Maak namens een eigenaar een reservering voor het eigen object.

Reservering maken namens eigenaar

Het blokje 'Toegang tot eigenarenportaal' op een eigenarenkaart in het PMS toont alle personen die met een eigen e-mailadres gekoppeld zijn aan de eigenaar.

Personen met toegang tot eigenarenportaal

Je kunt de rol van een eigenaar overnemen om mee te kijken in hun eigenarenportaal, hun persoonlijke pagina. Als een eigenaar vragen heeft, kun zo je eenvoudig zelf zien waar de eigenaar toegang tot heeft. 

Rol van een eigenaar overnemen

Facturen per eigenaar inzien

Medegasten van eigenaren

Via receptieberichten kun je een e-mail sturen naar de eigenaren. Dit zou je bijvoorbeeld kunnen gebruiken voor een mededeling dat een afrekening later in de maand komt dan normaal, om ze te informeren over calamiteiten op het park, of voor het versturen van een overeenkomst.

Receptiebericht naar eigenaren

Met een label kun je een eigenaar kenmerken, en zo snel voorkeuren of andere informatie over een eigenaar naar voren brengen. Hierdoor sla je gemakkelijk bijzondere informatie over je verschillende eigenaren op.

Eigenaarlabels

Wanneer een eigenaar zijn eigen object wil verhuren dan kan hij hiervoor de uniek aangemaakte promotielink gebruiken. Het BEX PMS herkent reserveringen die via deze link zijn gemaakt en boekt deze via het kanaal 'Via eigenaar'.

Promotielink voor eigenaren

Documenten die betrekking hebben op een eigenaar, kun je in de eigenarenkaart uploaden. Hierdoor heb je altijd bij de hand. Je kunt de documenten ook delen met de eigenaar door ze zichtbaar te maken in het eigenarenportaal.


Documenten uploaden in de eigenarenkaart

Privacy - Recht op inzicht en vergetelheid voor eigenaren

Je kunt adreslabels exporteren in een formaat dat geschikt is voor een labelprinter. Dit kan je doen voor een individuele eigenaar, of voor meerdere eigenaren tegelijkertijd.

Adreslabels printen voor eigenaren

Facturen aan eigenaar

Eenmalige eigenaren factuur aanmaken

Als je energiekosten met de eigenaar wilt verrekenen, kun je hiervoor een voorschot vragen via een periodieke kostenpost, en deze toe te voegen aan de eigenarenafspraak. Dit wordt dan weergegeven als een verwachte voorschotfactuur energiekosten.

Energievoorschotten factureren aan eigenaren

Kosten die je in rekening brengt bij eigenaren kun je innen via automatische incasso.  Eigenaren moeten hier toestemming voor geven via het eigenarenportaal.

Eigenaarfacturen innen met automatische incasso

Periodieke kosten

Verwachte meterstanden afrekeningen

Over wat aan de eigenaar uitbetaald moet worden

Afrekeningen

Pouleafrekeningen

Actie conceptfactuur maken

Verwerken verwachte afrekeningen

Actie up-to-date meldingen negeren

Afrekening maken

Actie concept correctiefactuur maken

Actie kopiëren

Actie herberekenen

Actie verwijderen

Acties afrekeningen

Overzicht afrekeningen

Afrekeningen in Frankrijk

Indien er al een factuur is gestuurd voor een afrekening, maar achteraf blijkt dat deze afrekening niet correct is, dan kun je een correctiefactuur sturen voor dezelfde facturatieperiode.

Afrekening corrigeren

Zoek naar handige artikelen die een antwoord op je vraag bevatten

www.bookingexperts.com

Updates

Developer Portal

Trust Center

Ondersteuning bij de eerste stappen met BEX

Onboarding

Wat je moet weten voordat het onboardingproces start

Voor je begint

Welkom bij Booking Experts! Hier vind je een overzicht van wat er nu gebeurt en hoe je kunt starten met je BEX PMS.

Starten met Booking Experts

Inloggen op je Booking Experts account kan op de volgende manieren: met een e-mailadres en wachtwoord met MFA, of met SSO via een Google of Microsoft account.

Inloggen bij BEX PMS of CMS

De gebruikersrol die aan je account is gekoppeld, bepaalt hoe je met BEX PMS werkt. Je kunt een werknemer zijn van een organisatie met één of meerdere parken, een eigenaar die zijn/haar accommodatie verhuurt, een uitvoerder of externe partij die taken uitvoert of diensten verleent, of zelfs een reisbureau dat vakanties boekt voor klanten. Voor BEX CMS is er slechts één gebruikersrol.

Gebruikersrollen binnen BEX PMS en CMS

Het lichtgroene bovenste deel van de menubalk richt zich op opties voor accountgegevens, updates van Booking Experts of ontvangstberichten. 

Menubalk in het BEX PMS

Elke medewerker die met Booking Experts werkt heeft een eigen profiel in het BEX PMS. Het profiel wordt tijdens de onboarding ingericht of wanneer een nieuwe medewerker bij jou begint te werken.

Je medewerkerprofiel aanpassen

Checklist en Academy

Over gegevensbescherming voor jou en je gasten

Privacy en dataveiligheid

Modules

Gegevens importeren

Organisatie- en administratie-instellingen

Alle organisaties met meerdere administraties hebben een Organisatie-overzicht. In dit overzicht heb je als organisatiemanager inzicht in de gebundelde gegevens van alle administraties.

Overzicht voor organisaties met meerdere administraties

Wat je moet weten over het instellen van accounts voor medewerkers

Medewerkers instellen

Merk en uitstraling

Algemene voorwaarden

Domeinen

Objecten toevoegen

Voorzieningen

Types en objecten

Presenteer je aanbod door foto's toe te voegen

Media

Bepaal je prijsbeleid en bedrijfsfinanciën

Prijzen en financiën

Financiële instellingen

Huurprijzen voor verschillende types en tijdsperiodes

Prijslijsten

Kostenposten

CMS instellen

Wisselen tussen BEX PMS en BEX CMS

Als parkbeheerder kun je in het CMS zelf accounts aanmaken voor medewerkers en de rechten van deze medewerkers bepalen.

Toegangsrechten voor CMS gebruikers

Tools

Website instellingen

Website pagina’s

Hoe reserveringen gemaakt worden via je website

Zoek & Boek

Merkuitstraling

E-mailcampagnes

Vakantiehuizen te koop aanbieden op je website

Verkoop

Als je zowel ParcVu als BEX CMS met de verkoopmodule gebruikt, kun je de twee koppelen om eenvoudig prospects te genereren uit geïnteresseerde websitebezoekers en om ParcVu Vans te koop aan te bieden op je website.

CMS koppelen aan ParcVu

Alle dagelijkse handelingen achter de receptiebalie

Dagelijks gebruik van PMS

Snel inzicht in de check-ins en check-outs

Dashboard

Aan de slag met de reserveringenmodule en receptieberichten

Reserveringen en berichten

BEX PMS

Planbord

Selecteer direct bij het juiste object een beschikbare periode door te klikken en te slepen, of maak eerst een shortlist van objecten door middel van de filters boven in je planbord.

Nieuwe reservering via Planbord

De planbordinstellingen zijn toegankelijk via de knop 'Instellingen' rechtsboven in het planbordscherm, naast je accountnaam.

Instellingen voor het planbord

De planbordlegenda is toegankelijk via de knop 'Legenda' rechtsboven in het planbordscherm, tussen 'Sneltoetsen' en 'Instellingen'.

Planbordlegenda: wat het allemaal betekent

De planbordfilters kunnen worden gebruikt om specifieke reserveringen te vinden, of om de beschikbaarheid voor een nieuwe reservering te verfijnen.

Beschikbare filters in het Planbord

Handige toetscombinaties die je werk gemakkelijker kunnen maken

Sneltoetsen voor het Planbord

Klik op de relevante reservering in het planbord, en de detailweergave zal aan de rechterkant openen. Onderaan deze weergave, onder 'Acties', zie je de datum en tijd van vandaag en de knop om deze reservering ofwel in te checken of uit te checken.

Gasten in- en uitchecken via het Planbord

Met het PMS planbord kun je eenvoudig een reservering naar een ander object verplaatsen, of twee reserveringen van plaats laten wisselen.

Reserveringen verplaatsen of omruilen in het planbord

Een cluster is een combinatie van meerdere objecten, die in het planbord als een enkel object getoond wordt.

Cluster-reservering in het Planbord

Planbord - Datum selectie

Planbord - Sortering

Planbord - Wisselen tussen administraties

Planbord - Reservering inzien

Planbord - Zoekfunctie

Planbord - Openen en sluiten

Planbord - Weergave modus, kleuren en symbolen

Instellingen van toepassing op de gehele organisatie

Organisatie-instellingen

Tijdens de onboarding koppel of registreer je je domein(en) om te zorgen dat je BEX PMS soepel werkt. Je kunt later, als je bijvoorbeeld een nieuw park opent, ook een nieuw domein toevoegen.

Domeinen: instellingen voor technisch websitebeheer

Het is mogelijk om officiële vrije dagen en feestdagen zichtbaar te maken op je website, zodat gasten hierop kunnen klikken of makkelijker zoeken naar beschikbaarheid in bijvoorbeeld de kerstperiode.

Feestdagen selecteerbaar maken op de website

Voor elke administratie afzonderlijk kan de financiële boekhouding worden vergrendeld en gesloten. In je organisatie-instellingen kun je voorkomen dat deze gesloten boekhoudperiodes opnieuw worden geopend, voor al je administraties.

Voorkomen dat gesloten financiële periodes worden heropend

Speciale periodes worden gebruikt in de statistieken, prijslijsten en de Zoek & Boek. Voorbeelden van speciale periodes zijn de veelgeboekte data rondom feestdagen, lokale evenementen of schoolvakanties.

Hoe worden speciale periodes gebruikt?

Speciale periodes zijn aankomst- en vertrekdata die belangrijk zijn voor je organisatie, en kunnen op verschillende plekken in je administraties worden toegepast.