Over facturen, betalingen, en boekhouding

Financieel

Een financiële administratie is een essentieel onderdeel je bedrijf, ongeacht de omvang. Je wil nauwkeurige en betrouwbare financiële informatie die nodig is voor het nemen van beslissingen, het beheren van financiële middelen en het voldoen aan wettelijke vereisten.

Aan de slag met de financiële module

Als je vakantiepark met eigenaren werkt in de eigenarenmodule, moet je een DAC7 rapport aanleveren bij de belastingdienst. Het BEX PMS kan je helpen door de vereiste gegevens te leveren. Lees dit artikel om erachter te komen welke gegevens je nodig hebt, en welke foutmeldingen vaak voorkomen bij het samenstellen van deze gegevens.

DAC7: wat is het en welke gegevens zijn vereist?

Een DAC7 rapport maken en controleren

Om een DAC7 rapport in te leveren bij de Nederlandse Belastingdienst maak je waarschijnlijk gebruik van Digipoort. Met onze DAC7 Digipoort Connector app kun je een DAC7 rapport direct vanuit je PMS uploaden in Digipoort.

DAC7 rapport aanleveren via Digipoort

Factuurbeheer

Nadat ze zijn verstuurd of gemarkeerd zijn als verstuurd, kunnen facturen voor periodieke kosten worden verrekend met de huurafrekeningen voor dezelfde eigenaar.

Facturen en afrekeningen voor eigenaren verrekenen

Facturen splitsen

Een aantal eigenschappen van factuurregels zijn na versturen/betaling nog aan te passen.

Reeds verzonden factuurregels aanpassen

Vanuit 'Facturen' in de Financiële module kun je meerdere facturen tegelijk downloaden, betalen, terugbetalen, of crediteren.

Meerdere facturen downloaden, betalen en/of crediteren

Opbouw factuur

Factuurregel kenmerken als 'huur'

Factuurregels exporteren kan handig zijn voor het controleren van een grote dataset.

Factuurregels exporteren

Betalingsregeling wijzigen van een verstuurde factuur

Standaard wordt elke kostenpost apart vermeld op facturen. Met factuurweergaveregels kunnen meerdere kostenposten samengevoegd worden op de factuur.

Kostenposten groeperen met factuurweergaveregels

Betalingsregelingen, betaalbatches, betalingsmethoden, en meer

Betalingen

Betaalmethodes zijn de manier waarop iets wordt betaald en kunnen variëren in doel en geschiktheid voor transacties. Wanneer je BEX Payments gebruikt, krijg je toegang tot een hele reeks online betaalmethoden. Bij de kassa en de receptie gebruik je fysieke betaalmethodes, zoals pinnen en contant geld.

Verschillende betaalmethodes en hun instellingen

Aanbetaalde reserveringen inzien

Verwachte betalingen per maand

Banktransacties inlezen

Soms wil je een gast geld terugbetalen, bijvoorbeeld de borg, of in geval van annulering. Dit kun je op verschillende manieren doen.

Terugbetalingen uitvoeren

Betaalbatches worden gebruikt om in bulk betalingen uit te voeren aan gasten of eigenaren. Je moet een IBAN rekeningnummer hebben voor de gasten of eigenaren die een betaling dienen te ontvangen om deze via een betaalbatch uit te kunnen voeren.

Uitgaande betalingen verwerken via SEPA betaalbatch

Middels een SEPA machtiging is het mogelijk om borg of andere bedragen te innen van je gasten. De boeker geeft hier toestemming voor in een SEPA machtigingsformulier. Voor de uitvoering hiervan heb je het IBAN rekeningnummer van de boeker nodig.

Gastfacturen innen via SEPA machtiging

Om een debiteur meer tijd te geven om te betalen zonder verdere aanmaningen te ontvangen, kun je zijn betalingstermijn verlengen, d.w.z. uitstellen. Voor andere vervallen facturen kun je in bulk herinneringen versturen.

Betalingstermijnen uitstellen of herinneringen sturen

In het overzicht van openstaande betalingen worden alle boekingen en facturen verzameld welke de betaaldeadline hebben overschreven.

Openstaande betalingen

Uitstaande bedragen zijn de totale achterstallige bedragen. In het overzicht kun je ervoor kiezen om bedragen weer te geven op basis van de factuurdatum of de datum waarop de betaling binnen moest zijn. Standaard zijn de bedragen gebaseerd op deze laatste, de 'te betalen' datum.

Inzicht in uitstaande bedragen 

In een betalingsregeling bepaal je welk gedeelte van de totale factuur wanneer betaald moet worden, en binnen welke termijn. Het is mogelijk om meerdere betalingsregelingen in te stellen voor verschillende doelen.

Betalingsregelingen maken

Over btw, resultatenrekening, en grootboekrekeningen

Boekhouding

De resultatenrekening

Saldibalans

Je kunt je saldibalans en de daarin opgenomen journaalposten exporteren om ze offline beschikbaar te maken.

De saldibalans exporteren

In BEX PMS kun je meerdere btw-tarieven aanmaken, en toepassen op kostenposten door ze te koppelen aan de juiste grootboekrekeningen.

Btw-tarief aanmaken en toepassen

Op facturen zie je per kostenpost het gerekende btw-tarief in de factuurregel. Dit kan in de factuur eenmalig aangepast worden, of je kunt het standaard toegewezen btw-tarief van deze kostenpost aanpassen.

Btw-tarief van kostenpost wijzigen

Openstaande posten

Btw wordt via je grootboekrekeningen op factuurregels en kassabonregels toegepast. Er kunnen hier wijzigingen in plaatsvinden, zowel bij de grootboekrekeningen als op de factuurregels, of via de kostenpost zelf als deze aan een andere grootboekrekening wordt toegewezen. Met een boekhoudkundige controle van je btw-instellingen houd je het overzicht en een kloppende administratie in je boekhoudpakket.

Boekhoudkundige controle van je btw-instellingen

Grootboekrekeningen maken, toewijzen, en gebruiken

Grootboekrekeningen

Zoek naar handige artikelen die een antwoord op je vraag bevatten

www.bookingexperts.com

Updates

Developer Portal

Trust Center

Ondersteuning bij de eerste stappen met BEX

Onboarding

Wat je moet weten voordat het onboardingproces start

Voor je begint

Welkom bij Booking Experts! Hier vind je een overzicht van wat er nu gebeurt en hoe je kunt starten met je BEX PMS.

Starten met Booking Experts

Inloggen op je Booking Experts account kan op de volgende manieren: met een e-mailadres en wachtwoord met MFA, of met SSO via een Google of Microsoft account.

Inloggen bij BEX PMS of CMS

De gebruikersrol die aan je account is gekoppeld, bepaalt hoe je met BEX PMS werkt. Je kunt een werknemer zijn van een organisatie met één of meerdere parken, een eigenaar die zijn/haar accommodatie verhuurt, een uitvoerder of externe partij die taken uitvoert of diensten verleent, of zelfs een reisbureau dat vakanties boekt voor klanten. Voor BEX CMS is er slechts één gebruikersrol.

Gebruikersrollen binnen BEX PMS en CMS

Het lichtgroene bovenste deel van de menubalk richt zich op opties voor accountgegevens, updates van Booking Experts of ontvangstberichten. 

Menubalk in het BEX PMS

Elke medewerker die met Booking Experts werkt heeft een eigen profiel in het BEX PMS. Het profiel wordt tijdens de onboarding ingericht of wanneer een nieuwe medewerker bij jou begint te werken.

Je medewerkerprofiel aanpassen

Checklist en Academy

Over gegevensbescherming voor jou en je gasten

Privacy en dataveiligheid

Modules

Gegevens importeren

Organisatie- en administratie-instellingen

Alle organisaties met meerdere administraties hebben een Organisatie-overzicht. In dit overzicht heb je als organisatiemanager inzicht in de gebundelde gegevens van alle administraties.

Overzicht voor organisaties met meerdere administraties

Wat je moet weten over het instellen van accounts voor medewerkers

Medewerkers instellen

Merk en uitstraling

Algemene voorwaarden

Domeinen

Objecten toevoegen

Voorzieningen

Types en objecten

Presenteer je aanbod door foto's toe te voegen

Media

Bepaal je prijsbeleid en bedrijfsfinanciën

Prijzen en financiën

Financiële instellingen

Huurprijzen voor verschillende types en tijdsperiodes

Prijslijsten

Kostenposten

CMS instellen

Wisselen tussen BEX PMS en BEX CMS

Als parkbeheerder kun je in het CMS zelf accounts aanmaken voor medewerkers en de rechten van deze medewerkers bepalen.

Toegangsrechten voor CMS gebruikers

Tools

Website instellingen

Website pagina’s

Hoe reserveringen gemaakt worden via je website

Zoek & Boek

Merkuitstraling

E-mailcampagnes

Vakantiehuizen te koop aanbieden op je website

Verkoop

Als je zowel ParcVu als BEX CMS met de verkoopmodule gebruikt, kun je de twee koppelen om eenvoudig prospects te genereren uit geïnteresseerde websitebezoekers en om ParcVu Vans te koop aan te bieden op je website.

CMS koppelen aan ParcVu

Alle dagelijkse handelingen achter de receptiebalie

Dagelijks gebruik van PMS

Snel inzicht in de check-ins en check-outs

Dashboard

Aan de slag met de reserveringenmodule en receptieberichten

Reserveringen en berichten

BEX PMS

Planbord

Het Planbord is het belangrijkste hulpmiddel voor receptionisten. Van hieruit kunnen huidige en toekomstige reserveringen eenvoudig worden beheerd.

Reserveringen beheren vanuit het Planbord

Je kunt naar links en rechts scrollen om door de data in je planbord te bladeren, maar met deze tips vind je misschien gemakkelijker en sneller wat je zoekt.

Kalendernavigatie in het planbord

Met behulp van het PMS planbord kun je eenvoudig een reservering verplaatsen naar een ander object, of twee reserveringen van plaats laten verwisselen.

Een reservering op het planbord verplaatsen of verwisselen

Selecteer direct bij het juiste object een beschikbare periode door te klikken en te slepen, of maak eerst een shortlist van objecten door middel van de filters boven in je planbord.

Nieuwe reservering via Planbord

Een cluster is een combinatie van meerdere objecten, die in het planbord als een enkel object getoond wordt.

Cluster-reservering in het Planbord

In de legenda van het planbord wordt de betekenis van kleuren uitgelegd en via de planbordinstellingen kun je bepalen hoe het planbord er voor jouw account uitziet.

Planbordlegenda en instellingen

De planbordfilters kunnen worden gebruikt om specifieke reserveringen te vinden, of om de beschikbaarheid voor een nieuwe reservering te verfijnen.

Beschikbare filters in het Planbord

Handige toetscombinaties die je werk gemakkelijker kunnen maken

Sneltoetsen voor het Planbord

Instellingen van toepassing op de gehele organisatie

Organisatie-instellingen

Tijdens de onboarding koppel of registreer je je domein(en) om te zorgen dat je BEX PMS soepel werkt. Je kunt later, als je bijvoorbeeld een nieuw park opent, ook een nieuw domein toevoegen.

Domeinen: instellingen voor technisch websitebeheer

Het is mogelijk om officiële vrije dagen en feestdagen zichtbaar te maken op je website, zodat gasten hierop kunnen klikken of makkelijker zoeken naar beschikbaarheid in bijvoorbeeld de kerstperiode.

Feestdagen selecteerbaar maken op de website

Voor elke administratie afzonderlijk kan de financiële boekhouding worden vergrendeld en gesloten. In je organisatie-instellingen kun je voorkomen dat deze gesloten boekhoudperiodes opnieuw worden geopend, voor al je administraties.

Voorkomen dat gesloten financiële periodes worden heropend

Speciale periodes worden gebruikt in de statistieken, prijslijsten en de Zoek & Boek. Voorbeelden van speciale periodes zijn de veelgeboekte data rondom feestdagen, lokale evenementen of schoolvakanties.

Hoe worden speciale periodes gebruikt?

Speciale periodes zijn aankomst- en vertrekdata die belangrijk zijn voor je organisatie, en kunnen op verschillende plekken in je administraties worden toegepast.

Speciale periodes aanmaken

Een label attendeert de gebruiker op belangrijke zaken omtrent de verschillende modules en gegevens binnen het PMS. Denk bijvoorbeeld aan het meegeven van het label 'trouwe gast' bij gasten die al voor de vierde keer verblijven, of het label 'gerenoveerd' aan objecten die een opknapbeurt hebben gehad. Deze labels kun je zelf aanmaken en een gewenste kleur en emoji meegeven.

Doel van labels

Medewerkers

Beheer de voorzieningen van je types, objecten en administraties

Merken

Beheer je boekingsportaal en gastenportaal

Portaalinstellingen

Instellingen van toepassing binnen een administratie

Administratie-instellingen

Omschrijving van het park en de omgeving

Postcodes uitsluiten

Periodegroepen worden toegepast in de instellingen van kosten, arrangementen, auto e-mails en kortingsacties, om te bepalen wanneer deze items geldig, actief, of toepasbaar zijn. 

Periodegroepen

Reserveringsinstellingen

Beheer de kanalen via welke reserveringen gemaakt worden

Kanaalbeheer

Algemene facturatie- en boekhoudingsinstellingen

Over communiceren met gasten en eigenaren

Communicatie

Over types, objecten, beschikbaarheid en meterstanden

Inrichting

Of een late check-out mogelijk is, wordt bepaald in de instellingen van het geboekte type.

Een late check-out instellen en herkennen

Hoe geef je aan of huisdieren zijn toegestaan? Dit wordt per object gedaan, in de objectinrichting. In de type-instellingen kun je instellen hoeveel huisdieren gasten mogen meenemen, maar dit wordt enkel toegepast als het geboekte object huisdieren toestaat.

Huisdieren wel/niet toestaan

Voor je verschillende types en objecten kun je in het BEX PMS media toevoegen. Zo hebben gasten direct een goed beeld van de accommodatie die zij willen boeken.

Media toevoegen aan types en objecten

Informatie over types, objecten, of objectinrichtingen exporteren.

Export van objecten/types

In auto-e-mails en sjablonen kun je nuttige informatie over een object of type toevoegen die vooraf is gedefinieerd in de object- of type-instellingen.

Bijlage tekst voor e-mails objecten/types

Als je een plattegrond van je park hebt als afbeelding van hoge kwaliteit, kun je je objecten daarop markeren en deze gebruiken op je website zodat gasten zelf kunnen kiezen waar ze willen verblijven. Deze plattegrond wordt getoond tijdens het boekingsproces. Desgewenst kun je voorkeurskosten koppelen aan de selectie van een object.