Takenlijsten gebruiken

Maak voor elk van je afdelingen of teams die taken moeten uitvoeren een takenlijst, zodat hun taken overzichtelijk zijn en gemakkelijk kunnen worden toegewezen en ingepland.

Ga naar 'Takenlijsten' in de takenmodule. Klik op 'Nieuw' om een nieuwe takenlijst toe te voegen.

Als je de takenmodule gebruikt, moet er ten minste één takenlijst worden aangemaakt. Het wordt aanbevolen om aparte lijsten te gebruiken voor verschillende teams.

Een nieuwe takenlijst aanmaken

  • Ga naar 'Takenlijsten' in de takenmodule. Klik op 'Nieuw' om een nieuwe takenlijst toe te voegen.

  • Geef het een beschrijvende naam die je helpt om taken aan de juiste takenlijst toe te voegen.

  • Als de arbeidskosten van taken op deze lijst mogelijk moeten worden doorberekend, voeg dan ook een uurtarief toe. Maak indien nodig eerst het juiste uurtarief aan.
    Lees meer: Materiaalkosten en uurtarieven

  • Nadat de takenlijst is aangemaakt, open je deze door op de naam te klikken. Op deze pagina kun je uitvoerders, externe partijen en volgers beheren.

Uitvoerders aan de lijst toevoegen

  • Klik in het overzicht van de takenlijsten op de naam van de betreffende takenlijst.

  • Klik op 'Toevoegen' om een nieuwe uitvoerder toe te voegen.

  • Selecteer of typ het e-mailadres van de uitvoerder. Voeg de uitvoerder indien nodig eerst toe via gebruikersbeheer.

Alle toegevoegde uitvoerders kunnen hun e-mailadres gebruiken om toegang te krijgen tot het mobielvriendelijke takenportaal, waar ze onderweg hun eigen toegewezen taken kunnen beheren.

Lees meer: Takenportaal: Uitvoerders login

Externe partijen aan de lijst toevoegen

Als je taken uitbesteedt aan een ander bedrijf, voeg dan een externe partij toe om hen toegang te geven tot de takenlijst en hen hun eigen uitvoerders te laten toevoegen.

  • Klik in het overzicht van de takenlijsten op de naam van de betreffende takenlijst.

  • Klik op 'Toevoegen' om een nieuwe externe partij toe te voegen.

  • Selecteer de juiste externe partij uit de lijst. Voeg de externe partij indien nodig eerst toe via gebruikersbeheer.

    Lees meer: Wat externe partijen voor taken doen

Het wordt aanbevolen om een aparte takenlijst aan te maken waaraan alleen de externe partij is gekoppeld, en geen andere uitvoerders. Zo ontstaat er geen verwarring over wie verantwoordelijk is voor welke taken.

Volgers aan de lijst toevoegen

Volgers van een takenlijst zijn medewerkers die meldingen moeten ontvangen over het aantal onvoltooide taken, wanneer een taak door een uitvoerder via het takenportaal wordt aangemaakt, of wanneer er kosten op een taak worden geregistreerd.
Lees meer: Wat doet een volger van een takenlijst

  • Klik in het overzicht van takenlijsten op de naam van de betreffende takenlijst.

  • Klik op 'Toevoegen' om een nieuwe volger toe te voegen.

  • Selecteer de juiste medewerker uit de lijst.

Takenplanning

Vanuit elke takenlijst kun je op de knop 'Takenplanning' klikken om naar de planningspagina te gaan, waar taken worden verdeeld en toegewezen aan de beschikbare uitvoerders.
Lees meer: Takenplanning