Automatische taken

Ga naar 'Automatische taken' in de takenmodule in BEX PMS. Maak een reserveringstaak of een periodieke taak aan; beide zijn terugkerende taken die aan takenlijsten moeten worden toegevoegd zodra aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Zo kun je processen automatiseren en gestructureerd plannen.

Reserveringstaken

• Er wordt automatisch een item op een takenlijst gezet wanneer een reservering aan de instellingen van de reserveringstaak voldoet.

  • De takenlijst moet worden gespecificeerd.

• Bevat diverse instellingen om ervoor te zorgen dat de taak alleen wordt gegenereerd wanneer dit echt nodig is.

  • Kan worden beperkt tot een of meer specifieke segmenten of typen. Voorbeeld: een schoonmaaktaak die beperkt is tot bungalows wordt niet toegepast op glamping-tenten.

  • Kan worden beperkt tot reserveringen met een of meer specifieke kostenposten, ongeacht het geboekte type. Voorbeelden: een taak voor het klaarzetten van fietsen wordt alleen aangemaakt voor reserveringen waarbij fietsverhuur is geboekt.

  • Wanneer de taak moet worden voltooid is relatief aan de reservering. Opties zijn onder meer een minimum aantal dagen leegstand voordat de taak wordt gegenereerd. Voorbeeld: een salmonellacontrole moet 2 dagen voor aankomst worden ingepland, maar alleen als het huisje al langer dan 14 dagen leeg heeft gestaan.

  • Kan worden beperkt tot reserveringen met een bepaald gasten- of reserveringslabel. Voorbeeld: Een tussentijdse schoonmaak tijdens het verblijf, voor gasten met een VIP-label.

• Kan worden toegewezen aan een specifieke uitvoerder of externe partij telkens wanneer de taak wordt gegenereerd.

• Kan zo worden ingesteld dat inchecken wordt verhinderd als de taak niet is voltooid voordat de volgende reservering arriveert.

Periodieke taken

• Er wordt automatisch een item op een takenlijst gezet op basis van een vast interval of een ingesteld aantal leegstaande dagen.

  • De takenlijst moet worden gespecificeerd.

• Bevat diverse instellingen om ervoor te zorgen dat de taak alleen wordt gegenereerd wanneer dit echt nodig is.

  • Kan worden beperkt tot één of meer specifieke objecten. Voorbeeld: de dakgoten van de villa twee keer per jaar schoonmaken.

  • Kan worden beperkt tot één of meer specifieke faciliteiten. Voorbeeld: de zwembadfilters wekelijks controleren.

  • Kan worden beperkt tot één of meer periodieke kosten (die aan objecteigenaren worden doorberekend). Voorbeeld: het terras één keer per jaar met een hogedrukreiniger schoonmaken, als onderdeel van de tuinonderhoudsservice.

  • Kan worden gegenereerd op basis van een vast interval, of wanneer de eerder geselecteerde objecten een bepaald aantal dagen leeg hebben gestaan.

• Kan worden toegewezen aan een specifieke uitvoerder of externe partij telkens wanneer de taak wordt gegenereerd.

Eenmalige taken

• Kunnen snel worden aangemaakt vanuit het takenoverzicht, of wanneer je een specifieke reservering of object bekijkt.

• Eenmalige taken zijn bedoeld voor reparaties, defecten en andere incidentele taken.

• Ze hoeven niet aan een locatie te zijn gekoppeld, hoewel het aanbevolen wordt om de locatie in ieder geval in de beschrijving te vermelden.

• Ze kunnen aan een specifieke uitvoerder worden toegewezen, en kunnen ook het inchecken blokkeren of worden gefactureerd.

• Wanneer een uitvoerder is toegewezen, kan een eenmalige taak worden gemarkeerd als 'Urgent' om de toegewezen persoon onmiddellijk op de hoogte te stellen van de taak.