Aan de slag met de Contactenmodule
De contactenmodule is een standaardmodule van BEX PMS waarin contactgegevens worden opgeslagen voor alle boekers, eigenaren en kanaalcontacten van je administratie. Al deze contacten zijn of waren relevant bij een reservering, factuur of afspraak.
Alle contactgegevens op één plek
In de contactenmodule staan de verschillende soorten contacten overzichtelijk vermeld op hun eigen tabblad. Gebruik de tabbladen en de zoekbalk om snel het gewenste contact te vinden op naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer of zelfs btw-nummer.
Selecteer een of meer contacten om een label toe te voegen.
Lees meer: Gast labels
De contactenmodule van een administratie bevat alleen de gegevens van personen die relevant zijn of zijn geweest bij een reservering, factuur of afspraak van die specifieke administratie. Het organisatie-overzicht biedt dezelfde informatie op organisatieniveau.
Overzicht voor organisatiemanagers
BEX PMS-gebruikers met rechten als organisatiebeheerder kunnen op de knop 'Bekijk organisatie-overzicht' klikken: dit overzicht van de contactenmodule omvat de contacten van de hele organisatie.
De organisatieweergave bevat ook een snelkoppeling naar labels, waar de verschillende contactlabels kunnen worden beheerd.
Boekers als contacten
Er wordt een set contactgegevens (contact) van de boeker aangemaakt zodra er een nieuwe reservering is bevestigd voor een boeker die niet eerder bij je heeft verbleven.
Meer over boeker-contacten: Boeker contacten beheren
Het profiel van de boeker, zoals weergegeven in de contactenmodule, kan niet worden bewerkt.
Het boekerprofiel wordt automatisch bijgewerkt wanneer deze gast een nieuw verblijf boekt met hetzelfde e-mailadres.
Het wijzigen van deze gegevens binnen BEX PMS is nog steeds mogelijk door de reservering van deze boeker te openen en daar de boekergegevens te bewerken.
Contacten voor groepsboekingen
Alleen de daadwerkelijke boeker van een groepsboeking wordt als contact toegevoegd of automatisch bijgewerkt.
Binnen de gastenlijst van een reservering die deel uitmaakt van een groepsboeking, kun je wijzigen wie de hoofdgast is voor die specifieke reservering. Als je vervolgens binnen reserveringen zoekt op de naam van deze hoofdgast, kom je ook bij de groepsboeking terecht.
Eigenaren als contacten
Contacten voor eigenaren worden aangemaakt bij het handmatig toevoegen van een nieuwe eigenaar.
De contactpagina van de eigenaar, zoals deze wordt weergegeven vanuit de contactenmodule, bevat ook informatie over reserveringen van de eigenaar zelf en toegang tot het eigenarenportaal.
Het profiel van een eigenaar kan volledig worden bewerkt. Deze wijzigingen worden vervolgens doorgevoerd in afspraken, facturen en communicatie.
Een eigenaar toevoegen die al in het systeem staat bij een ander park
Wanneer je een eigenaar toevoegt die nieuw is voor jouw administratie, maar al bekend is bij een ander park binnen je organisatie, maak je niet daadwerkelijk een nieuw contact aan; in plaats daarvan koppel je het contact dat al binnen de organisatie bestond.
De kolom 'Suggesties' bij het toevoegen van een nieuwe eigenaar bevat ook contacten van buiten je eigen administratie.
Contacten voor kanalen
Contacten voor kanalen worden meestal handmatig toegevoegd aan de kanaalinstellingen. Contactgegevens voor kanalen kunnen ook automatisch worden toegevoegd wanneer het kanaal zelf wordt aangemaakt tijdens de installatie van een app vanuit de BEX App Store.
Het profiel van een kanaalcontact kan volledig worden bewerkt. Deze wijzigingen worden vervolgens toegepast op kanaalfacturen.
Bij het toevoegen van contactgegevens aan een kanaal is het ook mogelijk om een bekend kanaalcontact te koppelen uit de lijst met suggesties. Deze lijst met suggesties bevat ook kanaalcontacten die elders in de organisatie al in gebruik zijn.
Was dit nuttig?
Nog hulp nodig? Deel een idee