Sjablonen gebruiken

In BEX PMS zijn sjablonen aanpasbare berichten die worden gebruikt om informatie naar gasten en/of eigenaren te sturen. De meeste van deze sjablonen kunnen worden in- of uitgeschakeld, afhankelijk van de behoeften van je administratie, en worden automatisch verzonden wanneer dat nodig is.

Je vind 'Sjablonen' in je administratie-instellingen.

De blauwe selectievakjes in het overzicht van sjablonen geven aan of een sjabloon actief wordt gebruikt of niet. Activeer of deactiveer deze selectievakjes om te bepalen welke sjablonen worden gebruikt.

Factuursjablonen

Factuursjablonen bepalen de lay-out van de verschillende facturen die je als e-mailbijlage verstuurt. De aanpassingsopties zijn anders dan bij een berichtsjabloon.
Lees meer: Factuursjablonen

Berichtsjablonen

Dit zijn e-mails die naar een gast of eigenaar worden verzonden, bijvoorbeeld een boekingsbevestiging, een verzoek om een beoordeling in te vullen na het uitchecken of een huurafrekening aan een eigenaar. Elk van deze sjablonen kan worden aangepast aan je communicatiestijl.
Bekijk wanneer deze sjablonen worden verzonden: Welke sjablonen zijn er en wanneer worden ze verstuurd

Speciale sjablonen

Onderaan de lijst met berichtsjablonen staan drie elementen zonder selectievakje. Dit zijn aanpasbare onderdelen van andere sjablonen.

  • Footer: bevat standaard een afsluiting en afzendergegevens, en wordt automatisch toegevoegd aan ieder actief sjabloon wanneer deze wordt verzonden.

  • Betaling info: bevat een betalingslink en betalingsgerelateerde informatie, afhankelijk van of de gast bij aankomst moet betalen of niet. In andere sjablonen wordt dit weergegeven als {{ payment_info }}

  • Samenvatting van reservering: bevat het geboekte type, de in- en uitcheckdatums en -tijden, en het aantal gasten voor de reservering. In andere sjablonen wordt dit weergegeven als {{ reservation_summary }}

Applicatieberichtsjablonen

Sjablonen voor applicatieberichten worden gebruikt voor communicatie met gasten, geïnitieerd door een geïnstalleerde integratie-app. Als je administratie bijvoorbeeld werkt met de CAT-integratie voor toegangscontrole, vind je hier een sjabloon voor een applicatiebericht dat informatie over sleutelkaarten (pincodes voor toegang tot de deuren van de accommodatie) per e-mail naar je gasten stuurt.

  • Meer informatie over applicatieberichtsjablonen vind je in de installatiedocumentatie van de betreffende app.

  • Applicatieberichtsjablonen kunnen naar behoefte worden aangepast, net als gewone berichtsjablonen. Houd er echter rekening mee dat deze sjablonen vaak specifieke variabele tags bevatten die niet mogen worden verwijderd, anders werkt de sjabloon niet meer zoals bedoeld.

De inhoud van een berichtsjabloon bewerken

Open vanuit het overzicht 'sjablonen' het sjabloon dat je wilt bewerken. Je ziet eerst een voorbeeld van het sjabloon zoals het er nu uitziet. Klik op 'Bewerk' om te beginnen met bewerken.

  • De tekst kan worden aangepast aan je communicatiestijl.

  • Het sjabloon bevat al enkele e-mailvariabelen. Deze tags personaliseren het bericht voor elke gast en worden gebruikt om reserveringsspecifieke informatie weer te geven. Deze kunnen ook worden bewerkt, maar bedenk eerst waarvoor ze worden gebruikt voordat je dit doet.
    Lees meer: E-mailvariabelen voor auto e-mails en sjablonen

  • Je kunt zelfs één sjabloon bewerken om verschillende inhoud weer te geven, afhankelijk van de ontvanger. Zo kun je een boekingsbevestiging die naar een gast wordt verzonden, laten verschillen van een boekingsbevestiging die naar een eigenaar wordt verzonden.
    Lees meer: If/else tags in sjablonen

  • De inhoud in footers, betalingsinformatie en reserveringsoverzichten kan afzonderlijk worden bewerkt, zoals hierboven vermeld onder Speciale sjablonen.

Berichtsjabloon herstellen

Nadat je een sjabloon hebt bewerkt, verschijnt er een extra knop waarmee je de berichtinhoud kunt herstellen naar de standaardinstelling. Dit is handig in het geval je per ongeluk tags hebt verwijderd die weer moeten worden toegevoegd.

Heb je per ongeluk op 'Herstel' geklikt? Je kunt de bewerkte berichtinhoud redden door zo snel mogelijk naar de staging-omgeving van deze pagina te gaan. Hier is de berichtinhoud nog niet gewijzigd, en kun je deze kopiëren en vervolgens weer in je actieve sjabloon plakken.