Eenmalige taken aanmaken

Eenmalige taken zijn taken die afzonderlijk worden aangemaakt, om ad-hoc een taak in te stellen voor incidentele en niet-terugkerende zaken. Je kunt een eenmalige taak aanmaken vanuit de takenmodule, of wanneer je een specifieke reservering bekijkt waarvoor je een taak wilt aanmaken.

Twee manieren om een eenmalige taak aan te maken

  1. Algemeen: Ga naar het overzicht van alle taken en klik op '+Nieuw'.

  2. Voor een reservering: Open de reserveringspagina klik op '+Taak' onderaan de pagina, bij het takenoverzicht.

Eenmalige taken die aan specifieke reserveringen zijn toegevoegd, blijven bij die reservering horen, zelfs als deze naar een ander object wordt verplaatst.

Instellingen van een eenmalige taak

  1. Geef de taak een duidelijke naam en beschrijving.

  2. Koppel de taak aan een takenlijst, zodat de relevante uitvoerders deze kunnen zien.

  3. Toepasbaarheid kiezen is alleen mogelijk voor algemene eenmalige taken. Als de taak vanaf een reserveringspagina is aangemaakt, is dit al ingesteld als van toepassing op die reservering.

Toepasbaarheid kiezen

  • Geen koppeling: er is geen faciliteit, object of type gekoppeld als locatie. Gebruik de beschrijving om aan te geven waar iets moet worden gedaan.

  • Een object: zoek en selecteer een of meer specifieke objecten.

  • Een faciliteit: zoek en selecteer een of meer faciliteiten.

  • Alle objecten binnen een type: Selecteer snel hele typen of segmenten om een taak aan te maken voor elk object binnen die categorie.

  1. Selecteer de datum waarop deze taak moet zijn voltooid. De standaardwaarde is vandaag.

  2. Selecteer een specifieke uitvoerder of externe partij als je die persoon wilt toewijzen. Laat dit veld leeg om de taak alleen toe te voegen aan de eerder geselecteerde takenlijst.

Als de taak is gekoppeld aan een uitvoerder, kun je de taak ook 'Urgent' maken. Hierdoor ontvangt de gekoppelde uitvoerder een bericht (via e-mail of sms) om hem of haar op de hoogte te stellen van deze nieuwe taak.

Lees meer: 'Urgent' berichten naar uitvoerders

  1. Bepaal of deze taak door een andere backoffice-medewerker moet worden gecontroleerd voordat deze als voltooid kan worden gemarkeerd. Dit is nodig als de taak kosten met zich mee kan brengen die aan de eigenaar van het betreffende object moeten worden gefactureerd. Lees meer: Taken factureren aan eigenaren

  2. Maak je eenmalige taak aan.