Gebruikersbeheer in de takenmodule

Voeg zowel uitvoerders als externe partijen toe voor de takenmodule, en beheer ze of neem hun rol over indien nodig.

Ga naar 'Gebruikersbeheer' in de takenmodule. In twee tabbladen zie je alle externe partijen en uitvoerders die gebruikmaken van de takenmodule.

Een uitvoerder toevoegen

  1. Klik op de knop 'Nieuwe uitvoerder'.

  2. Voer hun e-mailadres in, met dit e-mail adres kan de uitvoerder vervolgens een account aanmaken en inloggen.

Als de uitvoerder alleen toegang nodig heeft tot het takenportaal, hoeven ze niet te worden toegevoegd als backoffice medewerker in de PMS. Lees meer: Takenportaal: Uitvoerders login

Een externe partij toevoegen

  1. Klik op de knop 'Nieuwe externe partij'.

  2. Voer de naam en het e-mailadres van de beheerder in, waarmee er ingelogd moet worden.

  3. Stel de status in op 'actief' om inloggen mogelijk te maken.

  4. Voer de juiste contactgegevens in. Deze gegevens zijn optioneel.

  5. Als de externe partij alleen bij of in bepaalde objecten of faciliteiten mag werken, selecteer dan die specifieke objecten en/of faciliteiten.

Een externe partij wiens toegestane objecten of faciliteiten hier zijn beperkt, kan geen taken zien voor andere objecten of faciliteiten. Zelfs niet als die taken in dezelfde takenlijst staan waar de externe partij aan is gekoppeld.

Lees meer: Takenlijsten gebruiken

  1. Stel het toegangsniveau in voor gegevens van reserveringen gerelateerd aan de taken van de externe partij.

  • Kan reserveringen inzien: reserveringsnummer, verblijfsdata, gereserveerd object, aantal gasten en beoordelingen.

  • Kan de gastenlijst inzien: naam en geboortedatum van gasten.

  • Kan contactgegevens van reservering inzien: telefoonnummer en e-mailadres van de boeker. Tegelijkertijd betekent dit ook dat je de contactgegevens van de externe partij kunt delen met gasten via e-mailvariabelen in auto e-mails.

  • Kan bestelling inzien: kostenposten en prijzen in de reserveringsbestelling.

  • Informeer over nieuwe of geannuleerde reserveringen via e-mail: laat de externe partij actief weten wanneer er nieuwe of geannuleerde taken zijn die gekoppeld zijn aan reserveringen.

Rechten van externe partij bewerken

Bewerk een bestaande externe partij om de gegevens te wijzigen die bij het toevoegen zijn ingesteld. Vink het selectievakje 'Actief' uit om alle toegang te blokkeren voor het account dat gekoppeld is aan het e-mailadres van deze externe partij.

Een rol overnemen

Als takenmanager of volger van een takenlijst kan het nodig zijn om de rol van een uitvoerder of externe partij over te nemen, om de informatie die voor hen beschikbaar is te controleren, of om namens die persoon iets te doen.

  • Rol van uitvoerder: Klik in de gebruikersbeheer pagina op de drie puntjes achter de betreffende uitvoerder en selecteer 'Rol overnemen'.

  • Rol van externe partij: Klik in de gebruikersbeheer pagina op de naam van de betreffende externe partij. Klik op de drie puntjes achter de beheerder van de externe partij van wie je de rol wilt overnemen en selecteer 'Rol overnemen'.

Als je een melding krijgt dat je niet bevoegd bent om de rol over te nemen, betekent dit dat de gebruiker die je probeert te imiteren nog geen actief account heeft. Deze persoon moet eerst de uitnodiging accepteren en een account aanmaken.

Teruggaan naar je eigen account

Om de rol die je hebt overgenomen weer neer te leggen, open je het dropdownmenu van je profiel en klik je op 'Overgenomen rol neerleggen'.