Reserveringstaken

Met reserveringstaken kun je routinetaken voor reserveringen automatiseren. BEX PMS voegt automatisch een taak toe aan de gespecificeerde takenlijst, op basis van de instellingen van de reserveringstaak.

Ga naar het tabblad 'Reserveringstaken' in 'Automatische taken' om alle reserveringstaken te zien. Klik op ‘Nieuw’ om een nieuwe reserveringstaak in te stellen, of open een bestaande taak om deze te bewerken.

Voor meer informatie over periodieke taken: Periodieke taken

Een reserveringstaak instellen

  1. Geef de taak een duidelijke naam.

  2. Voeg eventuele aanvullende informatie toe in de beschrijving.

  3. Koppel het aan een van de eerder aangemaakte takenlijsten. Lees meer: Takenlijsten gebruiken

  4. Kies ervoor om de taken te genereren op basis van het geboekte type of op basis van de geboekte kostenpost.

Taak op basis van het geboekte type

Selecteer of de taak op alle typen of op specifieke typen moet worden toegepast. Zodra dit is gedaan, definieer je het aantal te genereren taken. De standaardinstelling is 1x per reservering, maar kan ook worden ingesteld op 'per gast' of 'per huisdier'. Deze andere opties houden rekening met het aantal gasten of huisdieren in de betreffende reservering.

Taak op basis van geboekte kostenpost

Selecteer welke kostenpost(en) aanleiding geven tot deze taak.

  • Voor elke geboekte kostenpost in de reservering wordt een aparte taak aangemaakt: als een gezin twee extra kinderstoelen boekt, wordt de bijbehorende taak ("zorg dat er een kinderstoel aanwezig is op de aankomstdatum") twee keer gegenereerd.

  • Het is mogelijk om meer dan één reserveringstaak voor dezelfde kostenpost te maken. Voorbeeld: een tweede taak om de eerder geleverde kinderstoelen op de dag van vertrek weer op te halen.

  1. Selecteer wanneer de reserveringstaak moeten worden uitgevoerd. De beschikbare opties zijn: X dagen voor aankomst, op de dag van aankomst, op de dag van vertrek, dagelijks tijdens het verblijf en met een vaste frequentie.

  • Bij 'vaste frequentie' moet je intervallen instellen tussen de aankomst- en vertrekdatum. Dit is vooral bedoeld om taken in te plannen voor langdurige reserveringen, zoals een jaarplaats of seizoensverhuur.

  • Bij 'X dagen voor aankomst' of 'dag van aankomst' is er een extra optie om deze taak alleen aan te maken als het betreffende object al langer dan een bepaald aantal dagen leegstaat. Dit voorkomt dat er taken worden ingepland die kunnen worden overgeslagen omdat het object recent nog in gebruik is geweest.

  1. Voeg een labelfilter toe als je wilt dat deze taak alleen van toepassing is op reserveringen met een specifiek gasten- of reserveringslabel.

  2. Selecteer een specifieke uitvoerder of externe partij als je wilt dat deze taak elke keer aan dezelfde persoon wordt toegewezen. Zo niet, laat je het veld leeg.

  3. Bepaal of deze taak het inchecken van de volgende gast moet verhinderen zolang deze nog niet is voltooid.

  4. Bepaal of deze taak door een andere backoffice-medewerker moet worden gecontroleerd voordat deze als voltooid kan worden gemarkeerd. Dit is noodzakelijk als de taak kosten kan hebben die aan de eigenaar van het desbetreffende object moeten worden gefactureerd. Lees meer: Taken factureren aan eigenaren

  5. Sla je geautomatiseerde reserveringstaak op.