Met reserveringstaken kun je taken automatiseren die gepland moeten worden zodra er een reservering wordt gemaakt op een bepaald type, of een bepaalde kostenpost geboekt wordt. BEX PMS zal dan een taak genereren als er een reservering wordt gemaakt voor het gelinkte type, of als de gelinkte kostenpost in een reservering geboekt wordt. Ook kun je instellen dat zo’n taak op een bepaald moment relatief aan de reservering uitgevoerd moet worden, bijvoorbeeld op de dag van vertrek, of om de drie dagen tijdens de reservering.

Reserveringstaken aanmaken

Ga naar het submenu 'Automatische taken' in de takenmodule, en klik op '+Nieuw'. Kies 'Reserveringstaak' om het bijbehorende inputformulier te openen. Geef de taak een duidelijke naam en link het aan een takenlijst. Daardoor zal deze taak op de juiste takenlijst verschijnen, waar je tezijnertijd een uitvoerder kunt toewijzen. Ook kun je een vaste uitvoerder toewijzen voor alle taken die uit deze automatische taak gegenereerd worden. Als het erg belangrijk is dat deze taak wordt uitgevoerd voordat de gast incheckt, kun je ervoor zorgen dat de taak het inchecken blokkeert als deze nog niet is uitgevoerd als de gast arriveert.

Taken voor types

Een taak gelinkt aan een type kan van toepassing zijn op alle types, of alleen op specifieke types. Het is bijvoorbeeld handig om een automatische schoonmaak-taak aan te maken die van toepassing is op alle types, op de dag van vertrek. Als je echter een extra cadeautje wilt klaarleggen voor gasten die in je meest luxe vakantiehuizen verblijven, vink je eerst 'Van toepassing op specifieke types' aan, en vervolgens de relevante types. Bepaal ook hoeveel van deze taken gegenereerd moeten worden per reservering, gast, of huisdier.

Taken voor kostenposten

Met automatische taken voor kostenposten kun je ervoor zorgen dat er niets vergeten wordt als een gast een bepaalde extra bijboekt. Deze kostenposten zijn bijvoorbeeld fietsverhuur, of een extra kinderstoel, die je hebt ingesteld in de module Inrichting. Vink de juiste kostenpost aan bij 'Toepasbaarheid'. Het kan handig zijn om meerdere automatische taken in te stellen voor dezelfde kostenpost, bijvoorbeeld 'Kinderstoel brengen' en 'Kinderstoel ophalen' op respectievelijk de dag van aankomst en de dag van vertrek.