Periodieke taken

Met periodieke taken automatiseer je taken voor objecten, faciliteiten en periodieke kostenposten die je met een vaste frequentie wil laten uitvoeren. BEX PMS voegt automatisch een taak toe aan de gespecificeerde takenlijst, volgens de instellingen van de periodieke taak.

Ga naar het tabblad 'Periodieke taken' in 'Automatische taken' om alle periodieke taken te zien. Klik op ‘Nieuw’ om een nieuwe periodieke taak in te stellen, of open een bestaande taak om deze te bewerken.

Voor meer informatie over reserveringstaken: Reserveringstaken

Een periodieke taak instellen

  1. Geef de taak een duidelijke naam.

  2. Voeg eventuele aanvullende informatie toe in de beschrijving.

  3. Koppel de taak aan een van de eerder aangemaakte takenlijsten. Lees meer: Takenlijsten gebruiken

  4. Kies ervoor om de taken te genereren voor een object, een faciliteit of gekoppeld aan een periodieke kostenpost.

Taak voor object

Selecteer een of meer objecten waarvoor deze taak moet worden uitgevoerd. Gebruik de knop 'Alles' bovenaan om al je objecten te selecteren. Handig voor onderhoudstaken aan objecten die niet afhankelijk zijn van een reservering.

Taak voor faciliteit

Selecteer een of meer faciliteiten waarvoor deze taak moet worden uitgevoerd. Ook hier is er bovenaan een 'Alles'-knop om al je faciliteiten te selecteren. Handig voor regelmatige onderhouds- of schoonmaaktaken in gemeenschappelijke ruimtes.

Taak gekoppeld aan periodieke kostenpost

Selecteer welke periodieke kostenpost(en) aanleiding geven tot deze taak.

  • Er wordt een aparte taak aangemaakt voor elk object met een eigenaar waarop de geselecteerde periodieke kostenpost van toepassing is. Lees meer: Periodieke kostenposten toevoegen aan profiel of afspraak

  • Als je deze taak doorberekent aan eigenaren, breng je alleen de daadwerkelijke arbeids- en materiaalkosten in rekening. De hoofdkosten voor de dienst worden in rekening gebracht via de gekoppelde periodieke kostenpost.

  1. Selecteer wanneer de periodieke taak moet worden gegenereerd. Je opties zijn:

    • een vaste frequentie van elke X dagen

    • een maandelijkse herhaling op elke N-de weekdag van de maand (eerste donderdag, tweede vrijdag)

    • wanneer het betreffende object X dagen leeg heeft gestaan (taken worden dagelijks bijgewerkt om wijzigingen in de leegstand te verwerken)

Faciliteiten hebben geen leegstand die afhankelijk is van reserveringen; daarom kunnen periodieke taken voor faciliteiten alleen worden ingesteld op een vaste frequentie of een maandelijkse herhaling.

  1. Selecteer een startdatum als referentiepunt voor het eerste interval dat moet worden toegepast.

  2. Selecteer een specifieke uitvoerder of externe partij als je wil dat de taak elke keer aan dezelfde persoon wordt toegewezen. Zo niet, laat je het veld leeg.

  3. Bepaal of deze taak door een andere backoffice-medewerker moet worden gecontroleerd voordat deze als voltooid kan worden gemarkeerd. Dit is noodzakelijk als de taak kosten kan hebben die aan de eigenaar van het desbetreffende object moeten worden gefactureerd. Lees meer: Taken factureren aan eigenaren

  4. Sla je geautomatiseerde periodieke taak op.