Taken beheren en toewijzen voor soepele bedrijfsvoering

Takenmodule

Verschillende soorten taken aanmaken of bewerken

Taken aanmaken

In de takenmodule van BEX PMS zijn faciliteiten openbare of gemeenschappelijke ruimtes waar regelmatig taken moeten worden uitgevoerd, zoals een zwembad of een speeltuin. Het koppelen van taken aan een faciliteit verloopt op dezelfde manier als het koppelen van taken aan een object.

Faciliteiten in de takenmodule

Er zijn twee soorten geautomatiseerde taken: reserveringstaken die vóór, tijdens of na een reservering moeten worden uitgevoerd, en periodieke taken die binnen een bepaald tijdsbestek moeten worden uitgevoerd, los van een reservering. Er is altijd de mogelijkheid om een eenmalige taak aan te maken. Eenmalige taken kunnen ook als urgent worden gemarkeerd als de taak snel moet worden uitgevoerd.

Hoe gebruik je de verschillende soorten taken

Met reserveringstaken kun je routinetaken voor reserveringen automatiseren. BEX PMS voegt automatisch een taak toe aan de gespecificeerde takenlijst, op basis van de instellingen van de reserveringstaak.

Reserveringstaken

Met periodieke taken automatiseer je taken voor objecten, faciliteiten en periodieke kostenposten die je met een vaste frequentie wil laten uitvoeren. BEX PMS voegt automatisch een taak toe aan de gespecificeerde takenlijst, volgens de instellingen van de periodieke taak.

Periodieke taken

Eenmalige taken zijn taken die afzonderlijk worden aangemaakt, om ad-hoc een taak in te stellen voor incidentele en niet-terugkerende zaken. Je kunt een eenmalige taak aanmaken vanuit de takenmodule, of wanneer je een specifieke reservering bekijkt waarvoor je een taak wilt aanmaken.

Eenmalige taken aanmaken

Om nog duidelijker te maken wat er moet gebeuren, kun je op elk moment nadat een taak is aangemaakt afbeeldingen toevoegen.

Foto’s toevoegen aan taken in PMS

Todo management

Maak voor elk van je afdelingen of teams die taken moeten uitvoeren een takenlijst, zodat hun taken overzichtelijk zijn en gemakkelijk kunnen worden toegewezen en ingepland.

Takenlijsten gebruiken

In de takenplanning van een takenlijst wijs je de verschillende niet-toegewezen of niet-geplande taken toe aan de beschikbare uitvoerders.

Takenplanning

De persoon die als volger aan een takenlijst wordt toegevoegd, is meestal iemand met BEX PMS-toegangsrechten die verantwoordelijk is voor het verdelen van taken en het bijhouden van de voortgang binnen het team. Bijvoorbeeld iemand die verantwoordelijk is voor de dagelijkse schoonmaak- of onderhoudswerkzaamheden.

Wat doet een volger van een takenlijst

Voeg zowel uitvoerders als externe partijen toe voor de takenmodule, en beheer ze of neem hun rol over indien nodig.

Gebruikersbeheer in de takenmodule

Om snel en efficient taken te beheren, kun je in het overzicht meerdere taken selecteren om ze tegelijk toe te wijzen, voltooien, controleren, of te factureren.

Taken beheren vanuit het overzicht

Kosten toevoegen en factureren aan eigenaren

Taken factureren

Bij het uitvoeren van taken wordt materiaal gebruikt, apparatuur vervangen of worden er arbeidskosten gemaakt. Je kunt deze inzichtelijk maken door kosten voor taken aan te maken.

Materiaalkosten en uurtarieven

Als je park met eigenaren werkt, kun je taken instellen voor je eigen personeel die doorberekend moeten worden aan de eigenaren van de objecten waar het werk is uitgevoerd.

Taken factureren aan eigenaren

Uitvoerders

Als uitvoerder voer je het daadwerkelijke werk uit waarvoor een taak is aangemaakt. In het takenportaal zie je de taken die aan jou zijn toegewezen of die op de takenlijst van je team staan. Start ze, beheer ze, voeg details toe en voltooi ze om de taken van je lijst af te vinken.

Takenportaal: Uitvoerders login

Zodra een taak als urgent wordt gemarkeerd, ontvangt de toegewezen uitvoerder een bericht waarin hij of zij op de hoogte wordt gesteld van deze taak.

'Urgent' berichten naar uitvoerders

Externe partijen

Externe partijen voor taken zijn externe partijen waaraan je werk hebt uitbesteed, bijvoorbeeld een schoonmaakbedrijf of een fietsverhuurbedrijf. Ze managen hun eigen uitvoerders en hebben toegang tot de taken die aan hen zijn toegewezen.

Wat externe partijen voor taken doen

Zoek naar handige artikelen die een antwoord op je vraag bevatten

www.bookingexperts.com

Updates

Developer Portal

Trust Center

Ondersteuning bij de eerste stappen met BEX

Onboarding

Wat je moet weten voordat het onboardingproces start

Voor je begint

Welkom bij Booking Experts! Hier vind je een overzicht van wat er nu gebeurt en hoe je kunt starten met je BEX PMS.

Starten met Booking Experts

Inloggen op je Booking Experts account kan op de volgende manieren: met een e-mailadres en wachtwoord met MFA, of met SSO via een Google of Microsoft account.

Inloggen bij BEX PMS of CMS

De gebruikersrol die aan je account is gekoppeld, bepaalt hoe je met BEX PMS werkt. Je kunt een werknemer zijn van een organisatie met één of meerdere parken, een eigenaar die zijn/haar accommodatie verhuurt, een uitvoerder of externe partij die taken uitvoert of diensten verleent, of zelfs een reisbureau dat vakanties boekt voor klanten. Voor BEX CMS is er slechts één gebruikersrol.

Gebruikersrollen binnen BEX PMS en CMS

Het lichtgroene bovenste deel van de menubalk richt zich op opties voor accountgegevens, updates van Booking Experts of ontvangstberichten. 

Menubalk in het BEX PMS

Elke medewerker die met Booking Experts werkt heeft een eigen profiel in het BEX PMS. Het profiel wordt tijdens de onboarding ingericht of wanneer een nieuwe medewerker bij jou begint te werken.

Je medewerkerprofiel aanpassen

Checklist en Academy

Over gegevensbescherming voor jou en je gasten

Privacy en dataveiligheid

Modules

Gegevens importeren

Organisatie- en administratie-instellingen

Alle organisaties met meerdere administraties hebben een Organisatie-overzicht. In dit overzicht heb je als organisatiemanager inzicht in de gebundelde gegevens van alle administraties.

Overzicht voor organisaties met meerdere administraties

Wat je moet weten over het instellen van accounts voor medewerkers

Medewerkers instellen

Merk en uitstraling

Algemene voorwaarden

Domeinen

Zowel BEX PMS als BEX CMS beschikken over Staging, een testomgeving waarin je veilig gegevens kunt bewerken en tests kunt uitvoeren zonder dat dit invloed heeft op je operationele systeem.

Instellingen testen met Staging

Objecten toevoegen

Voorzieningen

Types en objecten

Presenteer je aanbod door foto's toe te voegen

Media

Bepaal je prijsbeleid en bedrijfsfinanciën

Prijzen en financiën

Financiële instellingen

Huurprijzen voor verschillende types en tijdsperiodes

Prijslijsten

Kostenposten

CMS instellen

Wisselen tussen BEX PMS en BEX CMS

Als parkbeheerder kun je in het CMS zelf accounts aanmaken voor medewerkers en de rechten van deze medewerkers bepalen.

Toegangsrechten voor CMS gebruikers

Tools

Website instellingen

Website pagina’s

Hoe reserveringen gemaakt worden via je website

Zoek & Boek

Merkuitstraling

E-mailcampagnes

Vakantiehuizen te koop aanbieden op je website

Verkoop

Als je zowel ParcVu als BEX CMS met de verkoopmodule gebruikt, kun je de twee koppelen om eenvoudig prospects te genereren uit geïnteresseerde websitebezoekers en om ParcVu Vans te koop aan te bieden op je website.

CMS koppelen aan ParcVu

Alle dagelijkse handelingen achter de receptiebalie

Dagelijks gebruik van PMS

Snel inzicht in de check-ins en check-outs

Dashboard

Aan de slag met de reserveringenmodule en receptieberichten

Reserveringen en berichten

BEX PMS

Planbord

Het Planbord is het belangrijkste hulpmiddel voor receptionisten. Van hieruit kunnen huidige en toekomstige reserveringen eenvoudig worden beheerd.

Reserveringen beheren vanuit het Planbord

Je kunt naar links en rechts scrollen om door de data in je planbord te bladeren, maar met deze tips vind je misschien gemakkelijker en sneller wat je zoekt.

Kalendernavigatie in het planbord

Met behulp van het PMS planbord kun je eenvoudig een reservering verplaatsen naar een ander object, of twee reserveringen van plaats laten verwisselen.

Een reservering op het planbord verplaatsen of verwisselen

Selecteer direct bij het juiste object een beschikbare periode door te klikken en te slepen, of maak eerst een shortlist van objecten door middel van de filters boven in je planbord.

Nieuwe reservering via Planbord

Een cluster is een combinatie van meerdere objecten, die in het planbord als een enkel object getoond wordt.

Cluster-reservering in het Planbord

In de legenda van het planbord wordt de betekenis van kleuren uitgelegd en via de planbordinstellingen kun je bepalen hoe het planbord er voor jouw account uitziet.

Planbordlegenda en instellingen

De planbordfilters kunnen worden gebruikt om specifieke reserveringen te vinden, of om de beschikbaarheid voor een nieuwe reservering te verfijnen.

Beschikbare filters in het Planbord

Handige toetscombinaties die je werk gemakkelijker kunnen maken

Sneltoetsen voor het Planbord

Instellingen van toepassing op de gehele organisatie

Organisatie-instellingen

Tijdens de onboarding koppel of registreer je je domein(en) om te zorgen dat je BEX PMS soepel werkt. Je kunt later, als je bijvoorbeeld een nieuw park opent, ook een nieuw domein toevoegen.

Domeinen: instellingen voor technisch websitebeheer

Het is mogelijk om officiële vrije dagen en feestdagen zichtbaar te maken op je website, zodat gasten hierop kunnen klikken of makkelijker zoeken naar beschikbaarheid in bijvoorbeeld de kerstperiode.

Feestdagen selecteerbaar maken op de website

Voor elke administratie afzonderlijk kan de financiële boekhouding worden vergrendeld en gesloten. In je organisatie-instellingen kun je voorkomen dat deze gesloten boekhoudperiodes opnieuw worden geopend, voor al je administraties.

Voorkomen dat gesloten financiële periodes worden heropend

Speciale periodes worden gebruikt in de statistieken, prijslijsten en de Zoek & Boek. Voorbeelden van speciale periodes zijn de veelgeboekte data rondom feestdagen, lokale evenementen of schoolvakanties.

Hoe worden speciale periodes gebruikt?

Speciale periodes zijn aankomst- en vertrekdata die belangrijk zijn voor je organisatie, en kunnen op verschillende plekken in je administraties worden toegepast.

Speciale periodes aanmaken

Een label attendeert de gebruiker op belangrijke zaken omtrent de verschillende modules en gegevens binnen het PMS. Denk bijvoorbeeld aan het meegeven van het label 'trouwe gast' bij gasten die al voor de vierde keer verblijven, of het label 'gerenoveerd' aan objecten die een opknapbeurt hebben gehad. Deze labels kun je zelf aanmaken en een gewenste kleur en emoji meegeven.

Doel van labels

Medewerkers

Beheer de voorzieningen van je types, objecten en administraties

Merken

Beheer je boekingsportaal en gastenportaal

Portaalinstellingen

Instellingen van toepassing binnen een administratie

Administratie-instellingen

Omschrijving van het park en de omgeving

Postcodes uitsluiten

Periodegroepen worden toegepast in de instellingen van kosten, arrangementen, auto e-mails en kortingsacties, om te bepalen wanneer deze items geldig, actief, of toepasbaar zijn. 

Periodegroepen

Reserveringsinstellingen

Beheer de kanalen via welke reserveringen gemaakt worden

Kanaalbeheer

Algemene facturatie- en boekhoudingsinstellingen

Over communiceren met gasten en eigenaren

Communicatie

Over types, objecten, beschikbaarheid en meterstanden

Inrichting

Of een late check-out mogelijk is, wordt bepaald in de instellingen van het geboekte type.

Een late check-out instellen en herkennen

Hoe geef je aan of huisdieren zijn toegestaan? Dit wordt per object gedaan, in de objectinrichting. In de type-instellingen kun je instellen hoeveel huisdieren gasten mogen meenemen, maar dit wordt enkel toegepast als het geboekte object huisdieren toestaat.

Huisdieren wel/niet toestaan

Voor je verschillende types en objecten kun je in het BEX PMS media toevoegen. Zo hebben gasten direct een goed beeld van de accommodatie die zij willen boeken.

Media toevoegen aan types en objecten

Informatie over types, objecten, of objectinrichtingen exporteren.

Export van objecten/types

In auto-e-mails en sjablonen kun je nuttige informatie over een object of type toevoegen die vooraf is gedefinieerd in de object- of type-instellingen.

Bijlage tekst voor e-mails objecten/types

Als je een plattegrond van je park hebt als afbeelding van hoge kwaliteit, kun je je objecten daarop markeren en deze gebruiken op je website zodat gasten zelf kunnen kiezen waar ze willen verblijven. Deze plattegrond wordt getoond tijdens het boekingsproces. Desgewenst kun je voorkeurskosten koppelen aan de selectie van een object.

Boeken op de kaart

Types

Objecten

Types en/of objecten markeren als niet-beschikbaar

Geblokkeerde periodes

Over het bijhouden en afrekenen van meterstanden

Meterstandenmodule

Alles over kostenposten, prijslijsten, borg en kortingen

Prijsstelling

Verhoog de omzet door beschikbaarheid te beheren

Beschikbaarheid

Borg

Kostenposten voor alles dat niet binnen de huurprijs valt

Kortingen

Het aanbieden van een verblijf inclusief extra's

Arrangementen

Bundel extra's om onafhankelijk van verblijf aan te bieden

Bundels

Over facturen, betalingen, en boekhouding

Financieel

Een financiële administratie is een essentieel onderdeel je bedrijf, ongeacht de omvang. Je wil nauwkeurige en betrouwbare financiële informatie die nodig is voor het nemen van beslissingen, het beheren van financiële middelen en het voldoen aan wettelijke vereisten.

Aan de slag met de financiële module

Als je vakantiepark met eigenaren werkt in de eigenarenmodule, moet je een DAC7 rapport aanleveren bij de belastingdienst. Het BEX PMS kan je helpen door de vereiste gegevens te leveren. Lees dit artikel om erachter te komen welke gegevens je nodig hebt, en welke foutmeldingen vaak voorkomen bij het samenstellen van deze gegevens.

DAC7: wat is het en welke gegevens zijn vereist?

Een DAC7 rapport maken en controleren

Om een DAC7 rapport in te leveren bij de Nederlandse Belastingdienst maak je waarschijnlijk gebruik van Digipoort. Met onze DAC7 Digipoort Connector app kun je een DAC7 rapport direct vanuit je PMS uploaden in Digipoort.