Bestaande reserveringen importeren in PMS
Op dit punt heb je je objecten, kosten en prijzen al ingesteld. Je bent bijna klaar voor nieuwe reserveringen, je moet alleen eerst alle bestaande reserveringen uit je vorige systeem invoeren voor een soepele overgang en om dubbele boekingen te voorkomen.
Een reserveringsimport kan naast huidige en toekomstige reserveringen ook reserveringen uit het verleden bevatten. De reserveringen uit het verleden worden meegenomen in je statistieken, terwijl de huidige en toekomstige reserveringen dubbele boekingen voor hetzelfde object voorkomen en zorgen voor een soepele start van je dagelijkse beheer.
Ga naar 'Imports' in je administratie-instellingen. Klik op 'Nieuw' en selecteer 'Reserveringen import'.
Het importbestand
Het bestand dat je hier uploadt, moet een CSV-bestand zijn. Let op het coderingsformaat, je moet deze namelijk specificeren; UTF-8 wordt aanbevolen. Als de eerste rij van je bestand kolomkoppen bevat, geef dit dan ook aan. Dit zorgt ervoor dat de importfunctie die rij niet behandelt als een te importeren reservering. Bovendien moet de inhoud van het CSV-bestand aan bepaalde normen voldoen.
Lees meer: Inhoud van het importbestand voor reserveringen
Als je importbestand vrij groot is, overweeg dan om het op te splitsen in kleinere bestanden om het importproces te versnellen. Je definieert de importstrategie voor de eerste batch reserveringen, en kunt deze kopiëren voor de volgende bestanden in de reeks.
De importstrategie
De importstrategie koppelt de kolommen in je CSV-bestand aan de juiste doelvelden in BEX PMS. Als je eerder een soortgelijke reserveringsimport hebt uitgevoerd, kun je tijd besparen door die importstrategie te kopiëren. Als het een nieuwe import betreft, moet je de importstrategie configureren.
Lees meer: Importstrategie voor reserveringen configureren
Als het importbestand is gecontroleerd en gevuld met alle relevante informatie, duurt het configureren van de importstrategie niet lang. Je hoeft deze configuratie niet in één keer uit te voeren, pauzeren is mogelijk zonder voortgang te verliezen.
De geïmporteerde boekingen controleren
Nadat de importstrategie is afgerond en de gegevens zijn geïmporteerd, worden de nieuw aangemaakte boekingen weergegeven.
Als je op het boekingsnummer klikt, wordt de reserveringspagina weergegeven. Er kunnen nog steeds wijzigingen worden aangebracht.
Ga naar de volgende stap wanneer je tevreden bent.
Migratiedatum of het importeren van bestellingen
Voordat je hier een keuze maakt, zorg je ervoor dat de prijslijsten en kosten correct zijn ingesteld.
Voer een toekomstige migratiedatum in als je geen bestellingen wilt importeren. Hierdoor houden de geïmporteerde reserveringen de status 'geïmporteerd', zonder een bewerkbare factuur.
Door bestellingen voor geïmporteerde reserveringen te importeren, kun je in BEX PMS reserveringsfacturen aanmaken op basis van de prijzen en kosten zoals ingesteld in je oude systeem.
Lees meer: Bestellingen importeren
Boekingen bevestigen en betalingen controleren
Alle geïmporteerde reserveringen kunnen worden bevestigd. Als er betalingen zijn opgegeven bij het importeren van de reserveringen, controleer je deze en vervolgens worden ze aan de reservering toegevoegd.
Boekingsbevestigingen versturen
Dit is de laatste stap van het importeren van reserveringen. Kies of je een bevestiging per e-mail wilt sturen aan alle boekers van de geïmporteerde reserveringen. In dit bericht worden de gasten geïnformeerd over de overstap naar Booking Experts, over het Gastenportaal en over eventuele openstaande betalingen.
Wijzig desgewenst eerst het e-mailsjabloon dat hiervoor gebruikt wordt: 'Boekingsbevestiging voor geïmporteerde boeking'.