E-facturatie is alleen mogelijk voor B2B-facturen die je verzendt. Dit kunnen facturen zijn aan zakelijke gasten of zakelijke eigenaren.

In onze App Store lees je meer over wat BEX E-invoicing jou kan bieden.

Hoe installeer je de app?

Als je ingelogd bent in je Booking Experts PMS, ga je in de lichtgroene menubalk naar de App Store. Klik hiervoor op het marktkraam icoontje. Typ 'E-invoicing' in de zoekbalk en klik op het juiste resultaat. Je bent nu op de detailpagina van de app. Klik op de groene knop ‘+Installeer’ om de app te installeren.

In het volgende scherm kun je precies zien welke informatie uitgelezen en verstuurd wordt door BEX E-invoicing. Onderaan deze pagina ga je je administraties koppelen. Zet het vinkje ‘Toegang’ aan voor elke administratie waarvoor je BEX E-invoicing wilt toepassen. Klik dan op ‘Installeer’ om de app te autoriseren en de installatie af te ronden.

Instellingen afronden

In de app zelf zijn er geen verdere instellingen. In je PMS heb je nu wel enkele mogelijkheden die je moet kennen om te beginnen met het verzenden van e-facturen.

Btw- en KVK-nummer

Naast je eigen gegevens, moet je het btw-nummer en het KVK-nummer van de ontvangers van je facturen controleren. Als je e-facturatie wilt gebruiken voor je zakelijke eigenaren of zakelijke gasten, zorg er dan voor dat hun contact is bijgewerkt met de juiste informatie. Als er een afwijkend factuuradres is ingevoerd, zal dat gebruikt worden.

Een e-factuur verzenden

Bij het verzenden van B2B-facturen kun je nu kiezen voor verzenden via Peppol, naast de bekende opties van verzenden via e-mail of handmatig. De optie 'Verzenden via Peppol' is niet beschikbaar als de ontvanger geen bedrijf is.

E-facturen in bulk verzenden

Ga naar het tabblad 'Concept' van je factuuroverzicht. Hier kun je het nieuwe filter 'Peppol ontvangststatus' gebruiken om een shortlist te maken van facturen die voldoen aan de vereisten voor e-facturatie. Selecteer hier meerdere facturen, en kies vervolgens voor verzenden via Peppol. Hiermee worden alle geselecteerde facturen als e-factuur verzonden.

Redenen voor mislukte aflevering

Er zijn twee redenen waarom een e-factuur mogelijk niet bij de ontvanger kan worden afgeleverd.
1. De ontvanger heeft een onjuist btw-nummer of een onjuist KVK-nummer. Dit betekent dat je de contactgegevens van de ontvanger moet bijwerken.
2. De ontvangende partij is niet actief op het Peppol-netwerk. Je kunt de ontvanger hierover informeren, maar over het algemeen betekent dit dat je de factuur toch nog per e-mail moet verzenden.

Een mislukte factuur opnieuw verzenden

Open de mislukte factuur. In de zijbalk aan de rechterkant, onder de items in het navigatiemenu, zie je een melding dat de e-factuur niet via Peppol kon worden afgeleverd. Nadat je de reden voor het mislukken van de e-factuur hebt gecorrigeerd, klik je op 'Verzenden opnieuw proberen' in deze melding.
Als je de situatie niet tijdig kunt corrigeren, is het nog steeds mogelijk om dezelfde factuur per e-mail verzenden.

Filteren op mislukte Peppol ontvangststatus

In je factuuroverzicht kun je het filter voor Peppol ontvangststatus gebruiken om alle facturen die bij het in bulk versturen van e-facturen mislukt zijn, in een overzicht te krijgen.