In onze App Store lees je meer over wat Lightspeed jou kan bieden.

Hoe installeer je de app?

Ga naar het overzicht van 'Beschikbare apps' en gebruik de zoekbalk om de Lightspeed-app te vinden. Klik op de knop 'App installeren'.
Lees meer: Aan de slag met BEX App integraties

Voltooi de instellingen

1. Lightspeed autoriseren

Wat je gaat doen:

1. Ga naar de Lightspeed-app in de App Store van je organisatie, onder 'installaties'.

2. Klik op het Commando’s dropdownmenu en selecteer 'Autoriseer Lightspeed'

3. Je wordt doorgestuurd naar de inlogpagina van Lightspeed

4. Voer je Lightspeed-inloggegevens in om de verbinding te autoriseren

5. Geef de app toestemming voor toegang tot je Lightspeed-account

6. Voltooi de OAuth-autorisatieprocedure

7. Na succesvolle autorisatie zie je een bevestigingsbericht

Belangrijke informatie:

• Je moet een actief Lightspeed-account hebben om te kunnen autoriseren

• De autorisatie moet zijn voltooid voordat je bedrijfslocaties kunt configureren

• Als de autorisatie mislukt, controleer dan de Lightspeed-inloggegevens en probeer het opnieuw

• je kunt op elk moment opnieuw autoriseren als de inloggegevens veranderen

Wat gebeurt er daarna: Je Lightspeed-account is nu gekoppeld en geautoriseerd. Je kunt nu doorgaan met het configureren van bedrijfslocaties.

2. Bedrijfslocaties configureren

1. Klik op het Commando’s dropdownmenu en selecteer "Bedrijfslocaties"

2. Om een nieuwe locatie toe te voegen, klik je op "+ Bedrijfslocatie":

   • Administratie: Selecteer bij welke BEX-administratie deze POS-locatie hoort

   • Lightspeed-bedrijfslocatie: Kies de specifieke Lightspeed-kassa waarmee je verbinding wilt maken

   • Basis kostenpost: Selecteer de kostenpost (speciaal voor dit doel ingesteld) dat moet worden gebruikt voor het verwerken van Lightspeed betalingen

3. Open een bestaande bedrijfslocatie en klik op de knop 'Bewerken' om de instellingen bij te werken.

4. Klik op de knop 'Verwijderen' om een bedrijfslocatie te ontkoppelen

5. Klik op "Opslaan" om de wijzigingen te bevestigen

Belangrijke informatie:

• Elke Lightspeed-kassa moet zijn gekoppeld aan een BEX-administratie

• De extra 'Basis kostenpost' bepaalt hoe aankopen op de gastfactuur worden weergegeven

• Je kunt meerdere Lightspeed-kassa’s configureren binnen meerdere administraties

• Wijzigingen in de instellingen voor de bedrijfslocatie worden onmiddellijk van kracht

• Alle Kassatransacties worden geregistreerd en bijgehouden

• Bij het verwijderen van een bedrijfslocatie wordt de Lightspeed-integratie uitgeschakeld, maar blijven historische gegevens behouden

• Codes voor betaalmethodes moeten worden geconfigureerd in de Lightspeed-console (zie instructies in de bedrijfslocatie)

Wat gebeurt er daarna:

• De bedrijfslocatie is nu actief en klaar om betalingen te verwerken

• Elke aankoop op rekening door een gast, creëert een extra item op zijn reserveringsbestelling. Dit bevat details zoals de naam van de bedrijfslocatie/kassa, het bonnummer en de tijdstempel van de betaling

• Betalingsinformatie wordt in realtime gesynchroniseerd tussen Lightspeed en PMS

• Zoek in de kassa naar reserveringen op boekingsnummer, naam van de gast of naam van de kamer

• Gedetailleerde logs houden alle betalingsverwerkingen bij voor synchronisatie en audits

• Als er fouten optreden, worden er automatisch interne berichten gegenereerd met foutdetails

3. Betalingsmethode instellen

Wat je gaat doen:

1. Klik op het Commando’s dropdownmenu en selecteer "Bedrijfslocaties"

2. Klik op een specifieke bedrijfslocatie om de details ervan te bekijken:

   • Naam van de bedrijfslocatie

   • Externe Lightspeed-identificatiecode

   • Tijdstempels van creatie en laatste update

   • Instructies voor het instellen van betaalmethoden

3. De stapsgewijze instructies moeten worden uitgevoerd in de Lightspeed-console

4. Neem contact op met de Lightspeed-helpdesk als je hulp nodig hebt bij het instellen van de betaalmethode

Belangrijke informatie:

• Elke bedrijfslocatie heeft een unieke API-sleutel die wordt gebruikt voor veilige betalingsverwerking

• Betaalmethoden moeten worden aangemaakt in de Lightspeed-console (niet in je PMS)

• De code "IKPMS" is vereist voor een correcte betalingsroutering naar reserveringen

Wat gebeurt er daarna:

• Aankopen op rekening van gasten worden nu correct doorgestuurd naar de juiste reserveringen

• Betalingsgegevens worden naadloos van het kassasysteem naar BEX PMS gestuurd

• Alle aankoopgegevens, inclusief bedragen, tijdstempels en boninformatie, worden vastgelegd

Instellingen voor basiskostenpost

Deze specifieke extra fungeert als basis voor de factuurregel die aan de reservering wordt toegevoegd en moet de volgende instellingen hebben:

• Naam: Betaling bon

• Algemeen kostentype: Overig

• Boekingsinstellingen: Alleen backoffice

• Toepasselijkheid: Alle typen en kanalen, altijd

• Prijsberekening: Per verblijf

• Standaardprijs: € 0,00

• Grootboekrekening: een rekening met 0% btw