Een groepsboeking maken
Er zijn twee manieren om groepsboekingen te maken binnen de BEX PMS backoffice. Welke aanpak je kiest, hangt af van de wensen van je gasten. In het CMS kun je gasten toestaan om zelf groepsboekingen te maken via je website.
Tweevoudige aanpak voor groepsboekingen
Afhankelijk van de wensen van je gasten:
Begin met een enkele reservering en voeg vervolgens andere reserveringen toe om er een groepsboeking van te maken.
Aanbevolen als je boeker aangeeft dat de gewenste reserveringen elk specifieke eisen hebben, zoals specifieke types/voorzieningen of licht afwijkende verblijfsdata.
Begin een groepsboeking door te zoeken naar beschikbaarheid voor de totale gastgroep en verblijfsdata.
Aanbevolen als je boeker accommodatie wil vinden voor een groot aantal personen, allemaal met dezelfde verblijfsdata. Voeg objecten toe aan de groepsboeking vanuit de resultaten van deze zoekopdracht.
Opmerkingen en beperkingen:
Een groepsboeking kan maximaal 100 reserveringen bevatten.
De reserveringen binnen de groepsboeking hoeven niet precies dezelfde aankomst- en vertrekdata te hebben. Er moet echter wel minimaal één dag overlap zijn.
De boeker ontvangt alle e-mailnotificaties voor alle reserveringen in de groepsboeking.
De groepsboeking krijgt één factuur.
Groepsboekingen kunnen niet worden gebruikt om twee reserveringen voor dezelfde (zakelijke) klant op één factuur te zetten als de verblijfsperiodes van die reserveringen niet overlappen.
Beginnen met een enkele reservering
Klik op de knop '+Boeking' in de groene navigatiebalk en kies 'Enkele reservering'.
Maak de eerste reservering van de reeks aan, volgens de wensen van de boeker.
Klik vanuit die reservering op de knop '+Reservering' achter de kop 'Boeking'. Dit brengt je naar het planbord.
OF
Klik op de reservering in de planbordweergave, en klik vervolgens op '+Reservering toevoegen' bovenaan de reserveringssamenvatting aan de rechterkant.Selecteer in het planbord de data en het object voor de aanvullende reservering. Maak van daaruit nog een reservering aan. Je zult merken dat je dit keer geen boekergegevens hoeft in te vullen.
De gegevens van de boeker worden gekopieerd uit de eerste reservering. De gastgroep en andere details voor deze reservering kunnen worden bewerkt.
Onder 'Boeking' zie je dat de twee reserveringen worden vermeld als 'A' en 'B' onder dezelfde groepsboeking. De groen gemarkeerde reservering is de reservering die je momenteel bekijkt of bewerkt.
Klik nogmaals op dezelfde '+Reservering' knop om de volgende reservering aan de groepsboeking toe te voegen.
Beginnen met zoeken naar beschikbaarheid
Klik op de knop '+Boeking' in de groene navigatiebalk en kies 'Groepsboeking'.
Selecteer de data van het beoogde verblijf, en voer het totaal aantal personen in de gastgroep in. Klik op 'Zoeken'.
Er wordt een melding getoond als er op die data onvoldoende beschikbaarheid is voor de hele gastgroep.
De zoekresultaten tonen welke types, en hoeveel objecten binnen dat type, beschikbaar zijn voor deze groepsboeking.
Klik op het winkelmand-icoontje om een enkel object aan je selectie voor de groepsboeking toe te voegen, of gebruik de knop met de drie puntjes om alle beschikbare objecten van dit type aan je selectie toe te voegen.
Aan de rechterkant laat de samenvatting van de selectie zien hoeveel reserveringen er in je selectie zitten en hoe de bezetting overeenkomt met je zoekopdracht.
Gebruik indien nodig de bewerk-knop voor elk van de reserveringen in je selectie om de gastgroep van die reservering aan te passen. Zo zorg je ervoor dat de aantallen voor de verschillende leeftijdsgroepen in de samenvatting kloppen.
Gebruik de prullenbak-knop om indien nodig een reservering uit je selectie te verwijderen.
Wanneer je klaar bent, klik je op 'Maak groepsboeking'.
Je ziet de overzichtspagina van de groepsboeking, met alle reserveringen die er deel van uitmaken.
Voeg de gegevens van de boeker toe.
Bewerk en voeg informatie toe aan de groepsboeking of individuele reserveringen waar nodig.
Bevestig de reserveringen.
Groepsboekingen beheren
De manier waarop een groepsboeking wordt beheerd is onafhankelijk van hoe de groepsboeking is aangemaakt.
Lees meer: Een groepsboeking beheren
Een groepsboeking splitsen
Indien nodig kun je een reservering van een groepsboeking afsplitsen naar een eigen factuur.
Lees meer: Een groepsboeking splitsen
Groepsboekingen toestaan via je website
In je BEX CMS-instellingen moet je groepsboekingen expliciet toestaan om gasten de mogelijkheid te geven zelf groepsboekingen te maken via je website. Als je geen gebruik maakt van BEX CMS, moet je contact opnemen met support@bookingexperts.com om deze functie in je Zoek & Boek in te schakelen.
Lees meer: Groepsboekingen mogelijk maken op je website