Nieuwe reservering maken
Er zijn veel manieren om een nieuwe reservering in te voeren, en je gasten te ondersteunen bij het boeken van een verblijf. Gebruik de '+Boeking' knop, maak een reservering direct vanuit het Planbord, of kopieer een oudere reservering met behoud van de meeste gegevens.
Via de knop '+Boeking'
Overal in het PMS is de knop +Boeking zichtbaar in de groene balk bovenaan. Je kunt dus altijd snel beginnen met het invoeren van een reservering, bijvoorbeeld terwijl je een gast aan de telefoon hebt. Nadat je op deze knop hebt geklikt, kies je of je een groepsboeking wilt maken of een enkele reservering.
Een groepsboeking maken
Dit is een snelle manier om de beschikbaarheid voor een groot aantal gasten te controleren en een groepsboeking voor hen aan te maken.
Lees meer: Een groepsboeking maken
Het is niet mogelijk om twee bestaande losse reserveringen samen te voegen tot een groepsboeking. Voeg in plaats daarvan een nieuwe reservering toe aan een bestaande, of maak alle reserveringen van de groepsboeking tegelijkertijd aan.
Je kunt je gasten ook online een groepsboeking laten maken: Groepsboekingen mogelijk maken op je website
Een enkele reservering maken
Wanneer je de '+Boeking' knop gebruikt om een enkele reservering te maken, kom je in een pagina waar je eerst een beschikbaar object moet vinden en selecteren. Gebruik de filters om het zoekresultaat naar wens van de gast aan te passen. Voor elk zoekresultaat wordt direct een prijsindicatie getoond.
Als je gast al precies weet wanneer ze willen verblijven, selecteer je die specifieke data in het filter 'Periode' en kies je bij 'Verblijfsduur' voor 'Hele periode'.
AIs je gast de precieze data wil laten afhangen van beschikbaarheid of prijs, maar op zoek is naar "een lang weekend in augustus of september", zet je de 'Periode' op 1 augustus tot 30 september, en kies je bij 'Verblijfsduur' voor 'Lang weekend'.
De beschikbare data en objecten worden in de zoekresultaten weergegeven.
Voor elk zoekresultaat kun je rechts op 'Bekijk' klikken om het overzicht te openen. Hier zie je een specificatie van de kosten, op basis van het gekozen object, data, en gastgroep. Het aanpassen van deze gegevens zal de beschikbaarheid en prijsindicatie updaten.
Het 'Kanaal' filter kun je gebruiken om inzicht te krijgen in eventuele prijsverschillen afhankelijk van kanaal. Op deze manier kun je de prijs van een directe reservering (Backoffice) vergelijken met de prijs die de gast zou moeten betalen als deze dezelfde reservering zou maken via een bepaald extern kanaal.
Als de gast door wil gaan met boeken, klik dan onder in het overzicht op 'Doorgaan' om verder te gaan naar het reserveringsformulier.
Contactgegevens invoeren
Als de boeker al eerder een reservering had, zijn de contactgegevens snel te vinden door te zoeken in een van de velden met een vergrootglas. Op basis hiervan krijg je suggesties die je kunt aanklikken om de beschikbare contactgegevens snel in te vullen.
Je kunt deze gegevens wijzigen of aanvullen, denk ook aan eventuele afwijkende factuurgegevens.
Meer informatie over de gegevens die in een contact worden opgeslagen: Boeker contacten beheren
Zet een vinkje bij de communicatievoorkeuren waar de boeker toestemming voor geeft. De eerste is voor een inschrijving op nieuwsbrieven (beheerd in het CMS), en de tweede staat toe dat gegevens worden gedeeld met Google voor gepersonaliseerde online advertenties.
In het overzicht aan de rechterkant kun je eventueel nog van object wisselen of de gastgroep en/of data aanpassen. De totaalprijzen en kostenposten veranderen mee.
Overig
Met de instellingen onder het kopje 'overig' kun je een couponcode toepassen voor je gast, een verkeersbron toevoegen (hoe de gast je heeft gevonden), of een gastopmerking noteren die als memo aan de reservering wordt toegevoegd.
Reservering bevestigen
Als alles juist is ingevuld, klik je onder aan het overzicht op 'Bevestigen'. Je komt nu in de detailpagina van de gemaakte reservering.
Controleer nogmaals alle gegevens, en maak de laatste aanpassingen indien nodig.
Klik op de knop 'Bevestig en verstuur factuur' om het bevestigingsbericht en de rekening van deze reservering naar de gast te sturen.
Via het Planbord
In het planbord kun je ook filteren om een object te vinden om een nieuwe reservering op te plaatsen. Hierbij maak je ook gebruik van het formulier voor contactgegevens zoals hierboven beschreven.
Lees meer: Nieuwe reservering via Planbord
Door een oudere reservering te kopiëren
Het kopiëren van een eerdere reservering van dezelfde gast is een snelle manier om een reservering te creëren waar de juiste gastgegevens al in staan.
Lees meer: Een reservering maken door te kopiëren
Via de objectpagina
Als er een voorkeur is voor een specifiek object, kun je een reservering maken via het object zelf.
Open het juiste object, en je ziet linksonder de beschikbaarheidskalender, waarin bestaande reserveringen en geblokkeerde periodes van dit object weergegeven zijn. Je kunt dus snel zien op welke dagen het object nog vrij is.
Klik bovenaan op de blauwe knop '+Maak een reservering'. Je komt nu in het reserveringsformulier. Voer de juiste verblijfsdata in, en vervolgens voeg je de contactgegevens toe. Gebruik daarbij de suggesties als de gast al bekend is.
Via de website
In het Boekingsportaal op je Dashboard zie je boekingen die via je website gemaakt worden. Als een gast er hier niet helemaal uit komt, en op een andere manier contact met je opneemt, kun je deze reservering overnemen om zo de gast verder te ondersteunen.
Lees meer: Reservering overnemen
Namens eigenaar
Het is mogelijk om namens een eigenaar een reservering te maken voor het eigen object. Dit doe je door eerst de eigenaar zelf op te zoeken in je PMS.
Lees meer:Reservering maken namens eigenaar
Was dit nuttig?
Nog hulp nodig? Deel een idee