Gastenlijst: persoonlijke gegevens van gasten in een reservering
Tijdens het boeken kunnen gasten gevraagd worden hun persoonlijke gegevens in te voeren. Deze gegevens worden verzameld in de gastenlijst. Welke gegevens van je gasten worden gevraagd, wordt bepaald in de administratie-instellingen.
Ga naar Administratie-instellingen > Gasten om in te stellen welke gegevens van je gasten worden gevraagd bij het boeken. Lees meer over het opvragen van extra gegevens in de gastenlijst: Administratie-instellingen voor gasten
Gasten toevoegen/bewerken of hoofdgast veranderen
De meeste gastgegevens worden door de boeker ingevoerd tijdens het maken van de reservering of in het gastenportaal. In het PMS kunnen gegevens ook rechtstreeks in de gastenlijst worden toegevoegd of bewerkt.
Open de juiste reservering.
In het reserveringsblok zie je 'Te controleren', gevolgd door verschillende groene of rode icoontjes. Klik op het persoon-icoontje om naar de gastenlijst te gaan.
Klik op de knop '+Gast' om iemand aan de gastenlijst toe te voegen en vul alle benodigde gegevens in. Als de boeker nog niet als gast is vermeld, kun je de knop 'Vullen met boekersgegevens' gebruiken om de gegevens van de boeker snel naar deze gast te kopiëren.
Klik op de naam van een bestaande gast om diens gegevens te bewerken.
Eén van de personen in de gastenlijst is de 'Hoofdgast'. Je kunt dit in de gastenlijst wijzigen door op de knop achter de persoon te klikken die de hoofdgast moet worden, en te kiezen voor 'Promoveren tot hoofdgast'.
Als het tabblad Gastgroep van de reservering een gedeeltelijk verblijf bevat, wordt dat gedeeltelijke verblijf ook in de gastenlijst weergegeven. Zo is het duidelijk wie wanneer verblijft. Lees meer: Guest group: composition of guests staying within a reservation
Gasten eraan herinneren om gegevens in te vullen
Gebruik de knop 'Verstuur verzoek tot invullen gastenlijst opnieuw' om het sjabloon opnieuw naar het e-mailadres van de boeker te sturen als je wilt dat de gasten hun gegevens zelf invullen in het gastenportaal.
Gastenlijst exporteren
Indien gewenst kun je de gegevens exporteren naar een CSV-bestand of als PDF bekijken.
Als je de gastenlijst gebruikt om het paspoortnummer van een gast op te vragen, wordt het paspoortnummer onleesbaar na de vertrekdatum. Alleen managers binnen je administratie hebben dan nog toegang.
Wat als je de gastgroep wijzigt nadat de gastenlijst al is ingevuld?
Als één of meer gasten uit de gastgroep worden verwijderd, en er daardoor te veel personen in de gastenlijst staan vermeld, verschijnt er een pop-up met de vraag om ook de gastgegevens van de betreffende personen te verwijderen. Als je niet zeker weet om welke personen het gaat, kun je kiezen voor 'Overslaan voor nu'.
Als er een gedeeltelijk verblijf wordt toegevoegd in de gastgroep voor gasten die oorspronkelijk waren opgenomen in het volledige verblijf, verschijnt er een pop-up met de vraag om de gastgegevens van de betreffende personen naar het gedeeltelijke verblijf te verplaatsen. Als je niet zeker weet om welke personen het gaat, kun je kiezen voor 'Overslaan voor nu'.
Als je op 'Overslaan voor nu' klikt, veroorzaakt dat een rode melding in de gastenlijst, als een herinnering dat de gastenlijst niet overeenkomt met de gastgroep. Je kunt de gastgegevens altijd bewerken om dit op te lossen.