Boekhoudintegraties: installatie & opstarten

Er zijn meerdere integraties voor boekhoudpakketten beschikbaar die een vergelijkbaar installatieproces hebben. Dit artikel gaat over de integratie-apps voor ACD, Cegid Loop, Dynamics 365 Business Central, Inqom, Minox, My Unisoft, Odoo, Pennylane, Sage 100 FR, Tiime, en Xero.

Hoe installeer je de app?

Als je ingelogd bent in BEX PMS, ga je in de lichtgroene menubalk naar de App Store. Klik hiervoor op het marktkraam icoontje. Typ de naam van je boekhoudsoftware in de zoekbalk en klik op het juiste resultaat.

Je bent nu op de detailpagina van de app. Klik op de groene knop ‘+Installeer’ om de app te installeren. In het volgende scherm kun je precies zien welke informatie uitgelezen en verstuurd wordt door deze app-integratie. Onderaan de pagina ga je je administraties koppelen. Zet het vinkje ‘Toegang’ aan voor elke administratie waarvoor je deze boekhoudintegratie wilt toepassen. Klik dan op ‘Installeer’ om de app te autoriseren en de installatie af te ronden.
Je kunt nu terug naar de detailpagina van de app om de app verder in te richten.

App inrichten

De volgende stappen zijn het autoriseren van je account bij je boekhoudprovider en het koppelen van je administraties met de juiste configuraties.

Autoriseer je account

Klik bij 'Commando’s' op 'Autorisaties'. Klik vervolgens op '+Autorisatie' om je account toe te voegen. Voer een unieke accountnaam in en klik op 'Autorisatie toevoegen'. Dit leidt je naar een inlogpagina waar je de gegevens van het account dat je bij je boekhoudprovider hebt, moet invoeren. Na het koppelen van je account zie je deze terug onder 'Autorisaties' in de integratie-app.

Als de status 'inactief' is, ververs dan de pagina na enige tijd of open de autorisatie en klik op de knop 'Activeer' om de verbinding te verifiëren.

Als je meer dan één account bij je boekhoudprovider hebt, kun je ze allemaal als een aparte autorisatie toevoegen.

Configuraties instellen

Open de autorisatie die je hebt gekoppeld door op de naam te klikken. Klik op de knop 'Configuraties'. Hier voeg je een configuratie toe voor elke administratie die aan deze autorisatie is gekoppeld.

Klik op '+Configuratie'. Kies de juiste administratie uit de dropdown. Selecteer hoe vaak je wilt synchroniseren, dagelijks of maandelijks. Elke keer dat je synchroniseert, wordt er een journaalpost aangemaakt.
Selecteer de juiste grootboekrekening in de dropdown en voeg een startdatum toe voor de synchronisatie. Als je ook een einddatum invoert, stopt de synchronisatie automatisch op deze datum. Laat de einddatum leeg om altijd te blijven synchroniseren.
Voeg een vertraging toe van maximaal 14 dagen om ervoor te zorgen dat transacties met terugwerkende kracht correct worden verwerkt. Dit is handig als je bijvoorbeeld banktransacties pas enkele dagen nadien invoert in je PMS.
Als je de instelling 'Automatisch' uitschakelt, kun je alleen handmatig synchroniseren. Handmatige synchronisatie stelt je in staat om correcties aan te brengen voordat je daadwerkelijk synchroniseert.
Klik op 'Configuratie toevoegen' als je klaar bent.

Let op dat elke synchronisatie alleen journaalposten en facturen synchroniseert die dienovereenkomstig zijn gedateerd. Als je omzet op de einddatum van de realisatieperiode boekt, is de factuurdatum niet dezelfde als de datum waarop de omzet wordt geboekt. Het kan gebeuren dat deze twee niet tegelijk worden gesynchroniseerd naar je boekhoudsoftware.

De nieuwe configuratie wordt getoond met het administratienummer. Open de configuratie om deze te activeren, indien dit nodig is.

Handmatige synchronisatie en bewerken van een configuratie

Via 'Autorisaties' en 'Configuraties' open je de configuratie door op het administratienummer te klikken. Hier kun je handmatig synchroniseren en de configuratie deactiveren, verwijderen of volledig bewerken. Klik op 'Bekijk' in de notificatie om naar het overzicht van journaalposten te gaan.