In onze App Store lees je meer over wat DATEV jou kan bieden.

Hoe installeer je de app?

Ga naar het overzicht van 'Beschikbare apps' en gebruik de zoekbalk om de DATEV-app te vinden. Klik op de knop 'App installeren'.
Lees meer: Aan de slag met BEX App integraties

Voltooi de instellingen

Wat je gaat doen:

1. Open de DATEV-app vanuit je overzicht van geïnstalleerde apps.

2. Selecteer 'Configuraties' in het dropdownmenu 'Commando's'.

3. Klik op '+ Configuratie' om een nieuwe boekhoudkoppeling aan te maken.

4. Vul het configuratieformulier in voor elk van je BEX-administraties:

   • Administratie: Selecteer op welke administratie deze boekhoudconfiguratie van toepassing is

   • Consultant nummer: Voer je DATEV consultantnummer in

   • Klantnummer: Voer je DATEV-klantnummer in

   • Begin boekjaar: Stel in wanneer je boekjaar begint

   • Rekeningnummer lengte: Geef de lengte op van de grootboekrekeningnummers in je DATEV software

   • Frequentie: Kies hoe vaak transacties moeten worden gesynchroniseerd (dagelijks, maandelijks)

   • Startdatum: Stel de datum in vanaf wanneer de synchronisatie moet beginnen

   • Einddatum: Stel de einddatum in voor het synchroniseren van transacties (optioneel)

   • Automatische synchronisatie: Schakel deze optie in om automatische synchronisatie uit te voeren op basis van de bovenstaande instellingen

   • Automatische afsluiting van boekhoudperiodes: Schakel deze optie in om wijzigingen in de boekhoudgegevens in het PMS na synchronisatie automatisch te blokkeren

   • Synchronisatievertraging: Stel het aantal dagen in waarmee de synchronisatie moet worden uitgesteld, dit is een bufferperiode om ervoor te zorgen dat alle relevante transacties worden geregistreerd.

5. Klik op "configuratie toevoegen".

Belangrijke informatie:

• Elke BEX-administratie heeft zijn eigen DATEV-boekhoudconfiguratie

• Consultant- en klantnummers zijn specifiek voor je DATEV-account

• De lengte van het grootboekrekeningnummer moet overeenkomen met je DATEV-instellingen

• Het automatisch afsluiten van boekhoudperiodes vereenvoudigt de maand- en jaarafsluitingsprocessen

• De synchronisatievertraging zorgt ervoor dat alle transacties voltooid zijn voordat er wordt gesynchroniseerd

Wat gebeurt er daarna: Je DATEV-configuratie is aangemaakt en klaar om te beginnen met het synchroniseren van boekhoudkundige journaaltransacties.

Dagelijks beheer

1. DATEV-configuraties beheren

Wat je gaat doen:

1. Open de DATEV-app vanuit je overzicht van geïnstalleerde apps.

2. Selecteer 'Configuraties' in het dropdownmenu 'Commando's'.

3. Voor elke configuratie kunt je het volgende zien:

   • Naam

   • Status actief/inactief

   • Status van automatische synchronisatie (ingeschakeld of uitgeschakeld)

4. Om een configuratie te bewerken, klik je op de menuknop (•••) aan de rechterkant en selecteer je 'Bewerken'.

5. Klik op de naam om de configuratie te activeren/deactiveren of om details te bekijken.

Belangrijke informatie:

• Alleen actieve configuraties synchroniseren transacties

• Inactieve configuraties worden bewaard voor historische referentie

• Deactiveren is handig om de synchronisatie tijdelijk te pauzeren of tijdens het bewerken van configuraties

Wat gebeurt er daarna: Je kunt door al je DATEV-boekhoudconfiguraties navigeren en de status en instellingen ervan beheren.

2. Transacties handmatig synchroniseren

Wat je gaat doen:

1. Open vanuit de lijst van configuraties een actieve configuratie

2. Klik op de detailpagina op de knop "Synchroniseren" (groene knop)

3. Het systeem begint met het synchroniseren van journaaltransacties

4. Je ziet een bevestigingsbericht: "Synchronisatie is succesvol gestart"

5. Het systeem verwerkt alle nieuwe of bijgewerkte transacties op basis van het datumbereik en de synchronisatie-instellingen

Belangrijke informatie:

• Synchronisatie kan handmatig worden gestart, ongeacht de instellingen voor automatische synchronisatie

• Het systeem geeft het aantal momenteel uitgevoerde synchronisaties weer

• Bekijk de details door op "Bekijk" te klikken op de configuratiepagina

• De synchronisatie houdt rekening met de geconfigureerde vertragingstijd (standaard: 7 dagen na transactiedatum)

• Automatische afsluiting van de periode wordt tijdens de synchronisatie geactiveerd indien ingeschakeld

• Fouten tijdens de synchronisatie worden weergegeven met details voor het oplossen van problemen

Wat gebeurt er daarna: Alle nieuwe en bijgewerkte transacties zijn klaar voor export.

3. Controleer de journaaltransacties voor export

Wat je gaat doen:

1. Open vanuit de lijst van configuraties een actieve configuratie

2. Klik op "Bekijk" om journaaltransacties op synchronisatiedatum te bekijken

3. Bekijk details door op de startdatum te klikken

4. Een synchronisatie omvat doorgaans:

   • Alle boekingen binnen het geconfigureerde datumbereik

   • Boekingen voor de periode

   • BTW-transacties, indien van toepassing

   • Opbrengsten en kosten

5. Klik rechtsboven op de knop 'Exporteren' om alle informatie in CSV-formaat te ontvangen.

Belangrijke informatie:

• Boekingstransacties vertegenwoordigen alle financiële boekingen die in DATEV moeten worden geleverd

• De transactiegeschiedenis wordt bijgehouden voor controle- en referentiedoeleinden

• Transacties kunnen worden gecontroleerd op juistheid voordat ze definitief worden bevestigd

Wat gebeurt er daarna: De transactiegegevens bevestigen de juiste koppeling aan DATEV-rekeningen en de export kan worden gebruikt om in DATEV te importeren.