Moment van factureren (gastfactuur)

In het kort

Het instellen van factureren bij bevestiging, zal ervoor zorgen dat de bevestigingse-mail een factuur bevat, en dat eventuele betalingen zowel aan de factuur als de reservering worden gekoppeld.
Het instellen van factureren bij check-in of check-out, betekent dat een gastfactuur pas wordt aangemaakt en gedateerd bij ofwel de check-in ofwel de check-out.
Daarom zal de bevestigingse-mail aan de gast geen factuur bevatten, maar wel een betaallink. Deze betaling zal op de reservering worden geregistreerd, en zal op de uiteindelijke factuur worden getoond zodra deze is aangemaakt.

Wijzigingen in de bestelling

Het kan voorkomen dat een boeker zijn/haar reservering wijzigt, of dingen toevoegt, hetzij tussen bevestiging en aankomst, of tijdens het verblijf. Hoe worden deze aanvullende kosten afgehandeld voor de verschillende factuurmomenten?

Facturering bij bevestiging: Omdat de factuur al is aangemaakt, moet je een nieuwe factuur voor het nieuwe totaalbedrag aanmaken en de oude factuur crediteren.
Facturering bij check-in: Tussen bevestiging en check-in kunnen wijzigingen eenvoudig aan de factuur worden toegevoegd, aangezien deze nog niet is gefinaliseerd. Tijdens het verblijf moeten toevoegingen worden afgehandeld door een nieuwe factuur aan te maken en de oude te crediteren.
Facturering bij check-out: Wijzigingen worden eenvoudig aan de factuur toegevoegd, aangezien deze pas wordt gefinaliseerd als de gasten vertrekken.

Een factuur aanmaken vóór het ingestelde factuurmoment

Ongeacht het ingestelde moment van factureren, blijft het mogelijk om handmatig een gastfactuur aan te maken onder het kopje 'Factuur' in de reservering. Deze factuur zal als finale factuur worden behandeld, wat betekent dat voor elke daaropvolgende wijziging een nieuwe factuur aangemaakt moet worden.

Betalingsregeling blijft onaangetast

De betalingsregeling is te vinden onder 'Betaalstatus' in de reservering. Via de drie puntjes kun je de betalingsregeling indien nodig bewerken.

Boekhouding van facturering bij check-in of check-out

Alle betalingen die vóór de verwachte factuurdatum worden voldaan, worden geregistreerd op de reservering. Bij het aanmaken van de factuur worden deze betalingen op de factuur opgenomen.

Specifieke grootboekrekening

Bij het gebruik van facturering bij check-in of check-out, worden alle betalingen die vóór de aanmaak van de factuur zijn gedaan, geregistreerd op grootboekrekening 2050, Vooruitbetalingen. Wanneer de daadwerkelijke factuur is aangemaakt, worden de betalingen aan de factuur gekoppeld en wordt het geld herverdeeld naar de juiste grootboekrekeningen.

Effect op 'Omzet verdelen over maanden'

In het tabblad 'Boekhouding' van je Administratie-instellingen heb je de keuze om de omzet over maanden te verdelen. Dit betekent dat de inkomsten uit reserveringen die van de ene maand naar de volgende overlopen, proportioneel over deze maanden worden verdeeld. Deze optie is echter alleen beschikbaar als je 'factureren bij bevestiging' gebruikt. Als je je gasten in plaats daarvan factureert bij check-in of check-out, wordt de volledige reserveringsomzet op de factuurdatum geboekt.

Openstaande betalingen, maar nog geen factuur

Openstaande betalingen voor reserveringen zonder een definitieve factuur worden vastgelegd onder het boekingsnummer. Je kunt deze reserveringen binnen 'Openstaande betalingen' filteren door het documenttype 'Boeking' te selecteren.

Wat gebeurt er met huidige reserveringen?

Er verandert niets voor bestaande reserveringen. Het wijzigen van je factuurmoment zal alleen nieuwe reserveringen beïnvloeden. Dit betekent dat je administratie gedurende enige tijd reserveringen van beide soorten zal bevatten.

Effect op commissieafspraken

De meeste commissieafspraken hebben een afrekeningsmethode. In een afrekeningsmethode wijs je de huuromzet toe aan een datum relatief aan de reservering. Zorg altijd ervoor dat deze afrekeningsmethode tegelijk of na het factuurmoment is. Dus, als je factureert bij check-in, zorg je ervoor dat de afrekeningsmethodes in je commissieafspraken zijn ingesteld op ofwel 'Aankomst' of 'Vertrek'. Dit is omdat een afrekening voor eigenaren niet kan worden aangemaakt als de gastfactuur niet definitief is.