Een groepsboeking beheren
Beheer je huidige en aankomende groepsboekingen door gegevens te bewerken of toe te voegen aan de verschillende reserveringen of de factuur.
Welke reserveringen horen bij een groepsboeking?
In het overzicht van reserveringen zijn de reserveringen die deel uitmaken van een groepsboeking te herkennen aan de letter die is toegevoegd achter het bijbehorende boekingsnummer en naam van de boeker.
Open een reservering die onderdeel is van een groepsboeking, en je ziet alle andere reserveringen die bij dezelfde groepsboeking horen in het blok 'Reserveringen'. Gebruik de zoekbalk om een specifieke reservering in deze lijst te vinden.
Als je een reserveringslabel gebruikt voor groepsboekingen, kun je dat gebruiken om groepsboekingen te filteren en makkelijk in te zien
Meer over reserveringslabels: Reserveringslabel
Alle reserveringen tegelijk inchecken of uitchecken
Open een reservering die onderdeel is van de groepsboeking. Je kunt alle reserveringen van een groepsboeking tegelijk in of uitchecken, ook als één van deze reserveringen al eerder ingecheckt of uitgecheckt is.
Klik op de knop 'Alles inchecken', om alle reserveringen binnen deze groepsboeking in te checken. In de pop-up die volgt zie je eventuele waarschuwingen over openstaande bedragen of taken, en kun je de incheck-tijd en meterstanden specificeren indien nodig.
Klik op de knop 'Alles uitchecken', om alle reserveringen binnen deze groepsboeking uit te checken. In de pop-up die volgt zie je eventuele waarschuwingen over openstaande bedragen, en kun je bepalen of je een nieuwe groepsfactuur of meterstandenfactuur wilt aanmaken.
In- of uitchecken ongedaan maken: Selecteer de 'ongedaan maken' optie in het menu met de drie puntjes.
Informatie in de lijst met reserveringen
Open een reservering van een groepsboeking om de hele lijst met reserveringen te zien die bij die groepsboeking horen.
Klik in de lijst van reserveringen op de pictogrammen van de auto, de persoon of de taak om direct de kentekens, de gastenlijst of de taken voor die specifieke reservering binnen de groep te bewerken of te bekijken.
Het derde pictogram geeft de incheck- of uitcheckstatus van de reservering aan. Beweeg hier met de muis overheen voor meer details.
Als de gastenlijst is ingevuld, wordt de hoofdgast van die specifieke reservering binnen de groep ook in de lijst genoemd. De hoofdgast is één van de personen op de gastenlijst, los van de boeker. Lees meer: Gastenlijst: persoonlijke gegevens van gasten in een reservering
Persoonlijke gegevens van de boeker bewerken
Er is één boeker voor alle reserveringen binnen de groepsboeking. Als je de gegevens van de boeker bewerkt, worden deze wijzigingen dus toegepast op de gehele groepsboeking.
Je kunt het e-mailadres van de boeker niet aanpassen om e-mailnotificaties van één van de reserveringen naar een ander persoon te sturen.
Alleen de boeker ontvangt alle e-mails (sjablonen en auto e-mails) voor elk van de reserveringen. Dit omvat één boekingsbevestiging voor alle reserveringen samen, één set betalingsherinneringen en alle e-mails over het invullen van de gastenlijst of het invoeren van kentekens voor elke reservering afzonderlijk.
De boeker kan de informatie voor alle reserveringen in de groepsboeking toevoegen via hun gastenportaal.
Samenvatting van de groepsboeking in e-mails
De boekingsbevestiging van een groepsboeking gebruikt de variabele
{{ locals.reservation_summary }} om de incheck- en uitcheckdatum, het geboekte type, het geboekte object (alleen indien met voorkeur geboekt) en het aantal gasten voor elke reservering weer te geven.
Om dezelfde samenvatting in andere sjablonen of auto e-mails te tonen, voeg je de variabele {{ locals.reservation_summary }} toe aan de e-mailtekst. Houd er rekening mee dat deze aanpassing apart moet worden gedaan voor elke taalversie van het sjabloon of de automatische e-mail.
Factuur voor een groepsboeking
De gastfactuur voor een groepsboeking toont een overzicht van de hele boeking op de eerste pagina. Deze bevat de totale bedragen en de QR-code om betalingen te doen. Op de volgende pagina's worden de kosten per reservering in de groepsboeking weergegeven. Zo kan de boeker deze specificaties makkelijk naar medegasten sturen als dat nodig is.
Houd er rekening mee dat alleen de boeker verantwoordelijk is voor het betalen van de factuur. Indien nodig kunnen andere gasten de boeker privé terugbetalen of de reserveringskosten aan de balie betalen.
De boeking splitsen
Als een gast, die niet de boeker is, een aparte factuur wil voor één van de reserveringen, of als een van de reserveringen in de groepsboeking moet worden geannuleerd, moet je die reservering afsplitsen van de groepsboeking.
Lees meer: Een groepsboeking splitsen
In tegenstelling tot afsplitsen, is het samenvoegen van afzonderlijke reserveringen tot een groepsboeking niet mogelijk.