Een groepsboeking beheren
Beheer je huidige en aankomende groepsboekingen door gegevens te bewerken of toe te voegen aan de verschillende reserveringen of de factuur.
Welke reserveringen horen bij een groepsboeking?
In het PMS overzicht van bevestigde reserveringen zijn de reserveringen die deel uitmaken van een groepsboeking te herkennen aan de letter die is toegevoegd achter het bijbehorende boekingsnummer en naam van de boeker. Als je een reserveringslabel gebruikt voor groepsboekingen, kun je dat gebruiken om groepsboekingen te filteren en makkelijk in te zien.
Meer over reserveringslabels: Reserveringslabel
In je Planbord kun je groepsboekingen herkennen omdat ze dezelfde naam en boekingsnummer hebben, en vaak objecten beslaan die dicht bij elkaar liggen in je Planbord-weergave.
Reserveringen in een groepsboeking bewerken
Open een reservering die deel uitmaakt van een groepsreservering. Met uitzondering van de gegevens van de boeker, kun je alles toevoegen en wijzigen zoals je gewend bent voor een gewone reservering.
Lees meer: Reserveringen vinden en bewerken
Persoonlijke gegevens van de boeker bewerken
Het is mogelijk om persoonlijke gegevens van de boeker te bewerken voor reserveringen die deel uitmaken van een groepsboeking, maar deze wijzigingen zijn van toepassing op alle reserveringen in de groepsboeking. Dit betekent dat je het e-mailadres van de boeker niet kunt bewerken om e-mailmeldingen over één van de reserveringen naar een ander persoon te sturen.
Houd er rekening mee dat alleen de boeker alle e-mails (sjablonen en auto e-mails) voor elk van de reserveringen ontvangt. Er is slechts één boekingsbevestiging en één set betalingsherinneringen, maar er worden meerdere e-mails verstuurd over het invullen van de gastenlijst of het invoeren van kentekens.
De boeker kan de gevraagde informatie voor alle reserveringen in de groepsboeking toevoegen via het gastenportaal.
Bevestiging en samenvatting van de groepsboeking
De boekingsbevestiging bevat details van alle reserveringen in de groepsboeking. Standaard gebruikt het sjabloon voor de boekingsbevestiging de variabele {{ locals.reservation_summary }} om de incheck- en uitcheckdatum, het geboekte type, het geboekte object (alleen indien geboekt met voorkeur) en het aantal gasten voor elke reservering weer te geven.
Als je deze informatie ook in andere sjablonen of auto e-mails wilt weergeven, bewerk deze dan om de bovengenoemde variabele toe te voegen. Vergeet niet om dezelfde wijzigingen aan te brengen in de andere taalversies van je sjablonen!
Factuur voor een groepsboeking
De gastfactuur voor een groepsboeking toont een overzicht van de hele boeking op de eerste pagina. Deze bevat de totale bedragen en de QR-code om betalingen te doen. Op de volgende pagina's worden de kosten per reservering in de groepsboeking weergegeven. Zo kan de boeker deze specificaties makkelijk naar medegasten sturen als dat nodig is.
Houd er rekening mee dat alleen de boeker verantwoordelijk is voor het betalen van de factuur. Indien nodig kunnen andere gasten de boeker privé terugbetalen of de reserveringskosten aan de balie betalen.
De boeking splitsen
Als een gast, die niet de boeker is, een aparte factuur wil voor één van de reserveringen, of als een van de reserveringen in de groepsboeking moet worden geannuleerd, moet je die reservering afsplitsen van de groepsboeking.
Lees meer: Een groepsboeking splitsen
In tegenstelling tot afsplitsen, is het samenvoegen van afzonderlijke reserveringen tot een groepsboeking niet mogelijk.