Verwaltung einer Gruppenbuchung
Verwalten Sie Ihre aktuellen und kommenden Gruppenbuchungen, indem Sie Daten zu den verschiedenen Reservierungen oder der Rechnung bearbeiten oder hinzufügen.
Welche Reservierungen sind Teil einer Gruppenbuchung?
In der PMS-Übersicht bestätigter Reservierungen sind die Reservierungen, die Teil einer Gruppenbuchung sind, an dem Buchstaben hinter der Buchungsnummer und dem Namen des Buchers zu erkennen. Wenn Sie für Gruppenbuchungen ein Reservierungslabel verwenden, können Sie damit Ihre Gruppenbuchungen filtern und einfach einsehen.
Weitere Informationen zu Reservierungslabels: Reservierungslabel
In Ihrem Planboard können Sie Gruppenbuchungen daran erkennen, dass sie denselben Namen und dieselbe Buchungsnummer aufweisen und sich oft in Objekten befinden, die in Ihrer Planboard-Ansicht nahe beieinander liegen.
Bearbeiten von Reservierungen in einer Gruppenbuchung
Öffnen Sie eine Reservierung, die Teil einer Gruppenbuchung ist. Mit Ausnahme der Bucherdaten können Sie alles hinzufügen und ändern, was Sie auch bei einer regulären Reservierung tun könnten.
Weiterlesen: Reservierungen ansehen und bearbeiten
Bearbeiten der Bucherdaten einer Gruppenbuchung
Es ist möglich, die Bucherdaten für Reservierungen zu bearbeiten, die Teil einer Gruppenbuchung sind, aber diese Änderungen gelten für die gesamte Gruppenbuchung. Das bedeutet, dass Sie die E-Mail-Adresse des Buchers nicht bearbeiten können, um E-Mail-Benachrichtigungen zu einer der Reservierungen an eine andere Person zu senden.
Beachten Sie, dass nur der Bucher alle E-Mails (Vorlagen und automatische E-Mails) für jede der Reservierungen erhält. Es gibt nur eine Buchungsbestätigung und eine Reihe von Zahlungserinnerungen, aber mehrere E-Mails zum Ausfüllen der Gästeliste oder zur Eingabe von Kennzeichen.
Der Bucher kann die angeforderten Informationen für alle Reservierungen in der Gruppenbuchung über sein Gästeportal hinzufügen.
Bestätigung und Zusammenfassung der Gruppenbuchung
Die Buchungsbestätigung enthält die Details aller Reservierungen in der Gruppenbuchung. Standardmäßig verwendet die Vorlage für die Buchungsbestätigung die Variable {{ locals.reservation_summary }} , um das An- und Abreisedatum, den gebuchten Typ, das gebuchte Objekt (nur bei Buchung mit Präferenz) und die Anzahl der Gäste für jede Reservierung anzuzeigen.
Wenn Sie diese Informationen auch in anderen Vorlagen oder automatische E-Mails anzeigen möchten, fügen Sie die oben genannte Variable hinzu. Vergessen Sie nicht, die gleichen Änderungen auch in den anderen Sprachversionen Ihrer Vorlagen vorzunehmen!
Rechnung für eine Gruppenbuchung
Die Gästerechnung für eine Gruppenbuchung enthält auf der ersten Seite eine Zusammenfassung der Buchung. Dazu gehören die Gesamtbeträge und der QR-Code für die Zahlung. Auf den folgenden Seiten werden die Kosten pro Reservierung in der Gruppenbuchung aufgeführt. So kann der Buchende diese Angaben bei Bedarf ganz einfach an die anderen Gäste weiterleiten.
Beachten Sie, dass nur der Bucher für die Bezahlung der Rechnung verantwortlich ist. Bei Bedarf können andere Gäste den Bucher privat zurückzahlen oder die Reservierungskosten persönlich am Rezeption bezahlen.
Aufteilung der Buchung
Wenn ein Gast, der nicht der Buchende der Gruppenbuchung ist, eine separate Rechnung für eine der Reservierungen wünscht oder wenn eine der Reservierungen in der Gruppenbuchung storniert werden muss, müssen Sie diese Reservierung aufteilen.
Weiterlesen: Splitten einer Gruppenbuchung
Das Gegenteil, nämlich die Zusammenführung separater Reservierungen zu einer Gruppenbuchung, ist nicht möglich.