Erstellen einer Gruppenbuchung

Es gibt zwei Möglichkeiten, Gruppenbuchungen im BEX PMS Backoffice zu erstellen. Welchen Ansatz du wählen solltest, hängt von den Wünschen deiner Gäste ab. Im CMS kannst du es Gästen ermöglichen, Gruppenbuchungen selbst über deine Website vorzunehmen.

Zweifacher Ansatz für Gruppenbuchungen

Abhängig von den Anforderungen deiner Gäste:

Beginne mit einer Einzelreservierung und füge dann weitere Reservierungen hinzu, um daraus eine Gruppenbuchung zu machen.

Empfohlen, wenn dein Buchender angibt, dass die gewünschten Reservierungen jeweils spezifische Anforderungen haben, wie z. B. den Bedarf an bestimmten Typen/Ausstattungen oder leicht abweichende Aufenthaltsdaten.

Beginne eine Gruppenbuchung mit einer Verfügbarkeitssuche basierend auf der gesamten Gästegruppe und den Aufenthaltsdaten.

Empfohlen, wenn dein Buchender eine Unterkunft für eine große Anzahl von Personen sucht, alle mit denselben Aufenthaltsdaten. Füge der Gruppenbuchung Objekte aus de Ergebnissen dieser Verfügbarkeitssuche hinzu.

Hinweise und Einschränkungen:

  • Eine Gruppenbuchung kann maximal 100 Reservierungen enthalten.

  • Die Reservierungen innerhalb der Gruppenbuchung müssen nicht zwingend dieselben Anreise- und Abreisedaten haben. Es muss jedoch mindestens een Tag Überschneidung bestehen.

  • Der Buchende erhält alle E-Mail-Benachrichtigungen für alle Reservierungen in der Gruppenbuchung.

  • Die Gruppenbuchung erhält eine einzige Rechnung.

Gruppenbuchungen können nicht verwendet werden, um zwei Reservierungen für denselben (geschäftlichen) Kunden auf eine einzige Rechnung zu setzen, wenn sich die Aufenthaltszeiträume dieser Reservierungen nicht überschneiden

Beginnen mit einer Einzelreservierung

  • Klicke auf die Schaltfläche '+Buchung' in der grünen Navigationsleiste und wähle 'Einzelreservierung'.

  • Erstelle die erste Reservierung der Gruppe entsprechend den Wünschen des Buchenden.

  • Klicke auf dieser Reservierungsseite auf die Schaltfläche '+Reservierung' hinter der Überschrift 'Buchung'. Dies führt dich zum Planungsübersicht.

    ODER

    Wähle die Reservierung in der Planungsübersicht aus und klicke oben in der Reservierungszusammenfassung rechts auf '+Reservierung hinzufügen'.

  • Wähle in der Planungsübersicht die Daten und das Objekt für die zusätzliche Reservierung aus. Erstelle von dort aus eine weitere Reservierung. Du wirst feststellen, dass du dieses Mal keine Daten zum Buchenden eingeben musst.

  • Die Daten des Buchenden werden von der ersten Reservierung übernommen. Die Gästegruppe und andere Details für diese Reservierung können bearbeitet werden.

  • Unter 'Buchung' siehst du, dass die beiden Reservierungen als 'A' und 'B' unter derselben Gruppenbuchung aufgeführt sind. Die grün markierte Reservierung zeigt an, welche Reservierungsdetails du gerade ansiehst/bearbeitest.

  • Klicke erneut auf dieselbe Schaltfläche '+Reservierung', um der Gruppenbuchung eine weitere Reservierung hinzuzufügen.

Beginnen mit einer Verfügbarkeitssuche

  • Klicke auf die Schaltfläche '+Buchung' in der grünen Navigationsleiste und wähle 'Gruppenbuchung'.

  • Wähle die Daten des geplanten Aufenthalts aus und gib die Gesamtzahl der Personen in der Gästegruppe ein. Klicke auf 'Suchen'.

    Eine Benachrichtigung lässt dich wissen, ob an diesen Daten nicht genügend Verfügbarkeit für die gesamte Gästegruppe vorhanden ist

  • Die Suchergebnisse zeigen an, welche Typen und wie viele Objekte innerhalb dieses Typs für diese Gruppenbuchung verfügbar sind.

  • Klicke auf das Einkaufstaschen-Symbol, um ein einzelnes Objekt zu deiner Auswahl für die Gruppenbuchung hinzuzufügen, oder verwende die Schaltfläche mit den drei Punkten, um alle verfügbaren Objekte dieses Typs zu deiner Auswahl hinzuzufügen.

  • Auf der rechten Seite zeigt die Zusammenfassung der Auswahl an, wie viele Reservierungen in deiner Auswahl enthalten sind und wie deren Belegung mit deiner Suche übereinstimmt.

  • Verwende bei Bedarf die Bearbeiten-Schaltfläche für jede der Reservierungen in deiner Auswahl, um die Gästegruppe dieser Reservierung zu bearbeiten. So stellst du sicher, dass die Zahlen für die verschiedenen Altersgruppen in der Zusammenfassung übereinstimmen.

  • Verwende das Mülleimer-Symbol, um bei Bedarf eine Reservierung aus deiner Auswahl zu entfernen.

  • Wenn du fertig bist, klicke auf 'Gruppenbuchung erstellen'.

  • Du siehst die Übersichtsseite der Gruppenbuchung mit allen Reservierungen, die Teil davon sind.

  • Füge die Daten des Buchenden hinzu.

  • Bearbeite und ergänze Informationen zur Gruppenbuchung oder zu einzelnen Reservierungen nach Bedarf.

  • Bestätige die Reservierungen.

Verwalten von Gruppenbuchungen

Nachdem eine Gruppenbuchung auf eine der beiden oben genannten Arten erstellt wurde, ist die Art und Weise, wie sie verwaltet wird, dieselbe.
Mehr lesen: Verwaltung einer Gruppenbuchung

Aufteilen einer Gruppenbuchung

Bei Bedarf kannst du eine Reservierung aus einer Gruppenbuchung auf eine eigene Rechnung ausgliedern. Mehr lesen: Splitten einer Gruppenbuchung

Gruppenbuchungen über deine Website erlauben

In deinen BEX CMS Einstellungen musst du Gruppenbuchungen explizit erlauben, damit Gäste selbst Gruppenbuchungen über deine Website erstellen können. Wenn du BEX CMS nicht nutzt, musst du support@bookingexperts.com kontaktieren, um diese Funktion in deinem Suchen & Buchen zu aktivieren.
Mehr lesen: Ermöglichung von Gruppenbuchungen über Ihre Website