Reserveringen in optie
Afhankelijk van je administratie-instellingen, kun je het toelaten dat gasten een reservering in optie nemen in plaats van hun reservering direct te bevestigen. Via backoffice kun je ook altijd nieuwe opties aanmaken.
Opties toestaan voor kanalen
Om opties toe te staan dien je in de Administratie instellingen onder Boekingen in te stellen hoeveel dagen een optie geldig is en wat het maximum aantal opties per boeker is.
Deze instellingen gelden enkel voor je website en overige kanalen, niet voor opties die je maakt via backoffice, d.w.z. direct in het PMS.
Minstens zes weken in de toekomst
Het is niet mogelijk om een optie aan te maken voor een datum minder dan 6 weken in de toekomst. Dit is om te voorkomen dat opties, die misschien niet bevestigd worden, je last-minute beschikbaarheid blokkeren.
Een optie bevestigen of annuleren
Via het e-mail sjabloon dat de gast ontvangt kan hij/zij zelf de optie bevestigen (door te betalen) of de optie annuleren. Indien er geen keuze gemaakt wordt, krijgt de gast 1 dag voor het aflopen van de geldigheidsperiode nogmaals een herinnering.
Als er geen actie wordt ondernomen vanuit de gast of via de backoffice, wordt de optie aan het eind van de geldigheidsperiode automatisch geannuleerd.
Een optie voor een groepsboeking geldt voor alle onderliggende reserveringen.
Er kan geen optie worden genomen op een reservering die onderdeel is van een reeds bevestigde groepsboeking.
Overzicht van geldige opties
In de module Reserveringen open je het tabblad 'Optie' voor een lijst van alle op dat moment geldige opties.
Optie aanmaken in backoffice
Maak een reservering op de reguliere manier. Echter, je gaat deze reservering niet bevestigen. In plaats daarvan klik je achter 'Boeking' op de drie puntjes, en kies je 'Optie'. Kies het aantal dagen dat de optie geldig moet zijn, en sla deze instelling op. Klik vervolgens op 'Verstuur optie' om de gast op de hoogte te stellen van de reserveringsoptie en de geldigheid ervan.
Optie bevestigen of verlengen vanuit backoffice
Binnen de geldigheidsperiode van de optie kun je in het PMS de reservering bevestigen. Open hiervoor de reservering in optie en klik op 'Optie omzetten naar reservering'.
Daarnaast kun je de geldigheidsperiode van de optie ook verlengen. Dit doe je op dezelfde manier als het instellen van de geldigheid van een nieuwe optie. Klik achter 'Boeking' op de drie puntjes, en kies 'Optie'. Kies het aantal dagen dat de optie geldig moet zijn, en sla deze instelling op. Vervolgens kun je de optie opnieuw versturen, met de nieuwe geldigheid.
Als een optie eenmaal bevestigd is, kun je deze niet meer terugzetten naar een optie. Een bevestigde reservering moet geannuleerd worden en vervolgens kun je de optie opnieuw aanmaken, indien nodig.
Inzien hoeveel reserveringen vanuit een optie komen
Om te zien hoeveel reserveringen afkomstig zijn uit een optie, moet je in de module Reserveringen een export maken van (een selectie van) bevestigde reserveringen. In deze export zie je een kolom 'Gemaakt als optie', waarin de waarde '1' betekent dat deze reservering voortkwam uit een optie.